90
Berdasarkan uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sumber daya manusia pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil masih kurang baik secara
kuantitas maupun kualitas. Seharusnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil memiliki tenaga Ahli menangani tentang penginventarisan dokumen- documen
yang telah diterbitkan karena hal tersebut sangat mampu mempengaruhi kerja pegawai dalam pelaksanaan sistem kearsipan.
b. Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang
dengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi organisasi untuk melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan
prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baku. Hasil wawancara penulis dengan Kasubag Catatan Sipil Bapak Drs. Efron
Pasaribu : “Pengadaan sarana prasarana belum terpenuhi, sarana dan prasarana
untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan.kurangnya lemari-lemari penyimpanan tidak sebanding dengan Arsip yang dihasilkan oleh Dinas ini,
sehingga penataan Arsip tidak maksimal.
Kemudian penulis juga mewawancarai Ibu Pida Nainggolan mengenai keadaan sarana prasarana pada Dinas Kependudukan mengatakan bahwa :
“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia itu berupa filling cabinet, map gantung, map biasa, kotak arsip, dan lemari besi kecil. Sebenarnya sarana dan
prasana di kantor ini masi kurang karena tidak sebanding dengan arsip-arsip yang dihasilkan dinas Kependudukaan.
Universitas Sumatera Utara
91
Gambar 5: Lemari penyimpanan
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa pemenuhan akan sarana dan prasana pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipilsudah ada tapi masih kurang. Berdasarkan hasil observasi penulis bahwa masih ditemui kertas-kertas atau dokumen-dokumen yang
masih bertumpuk dan belum tersusun dilemari penyimpanan karena kurangnya tempat penyimpan yang dapat menghambat terciptanya
penataan arsip yang baik.
Universitas Sumatera Utara
92
Gambar 6 : arsip yang sudah disusun menutut tanggal tapi karena kurangnya Lemari penyimpanan sehingga belum biasa ditata dengan rapi
c. Pembiayaaan
Penyediaan dana biaya untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada berhasil tidaknya
kegiatan kearsipan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ,dana untuk
mendukung sistem kearsipan telah tersedia akan tetapi masih kurang dalam pemenuhan Sarana Dan Prasarana. Hal ini dapat dilihat dengan keberadaan
peralatan untuk menyimpan arsip yang belum memadai, sehingga sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
93
Hasil wawancara penulis dengan bapak April Ujung mengenai pembiayaan kegaiatan Sistem Kearsipan menyatakan bahwa :
“Urusan mengenai pendanaanpembiayaan khususnya untuk mendukung sistem kearsipan diserahkan sepenuhnya pada koordinasi antara Kasubbag dengan
bendahara. Karena dalam membuat penganggaran kegiatan ataupun sarana prasarana hanya dibicarakan oleh masing-masing kepala Sub Bagian dengan
Bendahara lalu diajukan kepada Kepala bagian.
Selanjutnya ditambahi oleh pernyataan oleh Bapak Drs. Efron Pasaribu menyatakan
“mengenai pembiayaan dan pendanaan untuk pemenuhan sarana dan Prasana berasal dari APBD akan tetapi karena daya nya kurang sehingga tidak dapat
memenuhi kebutuhan akan tetapi pelaksanakan Kearsipan sudah relative murah karena dengan didukung oleh SIAK penyimpanan Data-data Secara elektronik”.
Dengan wawancara dan pengamatan yang dilaksanakan Penulis dapat menyimpulkan bahwa pembiayaan dan pendanaan yang dilaksanakan dalam
pengembangan na perbaikan Pelaksanaan Sistem Kearsipan di Dinas ini dikelola langsung oleh Bendahara dengan berkordinasi dengan Kasub bidang masing-
masing dan dana bersumber dari APBD, Anggraran tidak mencukupi sehingga dapat menghambat pelaksanaan Sistem Penataan Arsip.
5.2 ANALISIS DATA
