29
3. Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa
masalah, nama orang, nama badan atau organisasi dan nama tempat. Petunjuk silang ini mengandung pengertian bahwa kata tangkap yang tidak
kita pergunakan menunjuk pada kata tangkap yang kita pergunakan atau kata tangkap yang kita pergunakan menunjukkan hubungan dengan kata
tangkap yang juga kita pergunakan. Saat ini semakin meningkat penggunaan computer otomatis tata usaha
kantor untuk penemuan kembali suratfile yang cepat dan tepat. Tetapi computer pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik kalau informasi atau data yang
terdapat dalam file tidak tersusun dengan baik dan sistematis pula. Penemuan kembali secara manual harus baiksistematis terlebih dahulu sehingga untuk
selanjutnya otomatisasi penemuan kembali suratfile. Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi
memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu
dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem
pelacakan, menurut Basuki 2003 yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco 2006:120 dapat menggunakan dua sistem yakni :
a. Sistem Hastawi Manual
Sistem hastawi manual digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk
ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup :
Universitas Sumatera Utara
30
1. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau
tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan
sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas. 2.
Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing – masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau
menurut nomor yang digunakan. 3.
Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka
sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih dummy yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan
berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian. 4.
Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
1. Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya.
2. Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.
3. Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara
terpusat atau terdesentralisasi. 4.
Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena
sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pemakai. Adapun
Universitas Sumatera Utara
31
cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer berkas.
b. Sistem Barconding
Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertical pada
dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding, setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk
membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas
atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau lokasi,
dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.
Dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi, sangat lazim terjadi kehilangan berkas atau salah tempat dalam menempatkan suatu dokumen, hal ini
dikarenakan staf yang bertanggung jawab atas dokumen-dokumen sering kali menyerahkan dokumen kepada orang lain tanpa mencatat pada buku peminjaman.
Untuk mengurangi tingkat kehilangan ini, perlu dilakukan pengelolaan dengan sistem barcode karena dengan sistem ini, berkas akan dapat dilacak
keberadaannya. Keuntungan lain dari sistem ini, adalah dokumen yang diarsipkan mudah untuk di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan
organisasi.
Universitas Sumatera Utara
32
Diatas telah dibahas secara garis besar tentang sistem penyimpanan dan temu balik secara manual. Dipihak lain juga telah dikemukakan kemungkinan
penerapan otomatisasi dibidang pengurusan surat. Otomatisasi dapat pula diterapkan pada penyimpanan dan temu balik dokumen.Sistem penyimpanan dan
temu balik secara elektronik adalah merupakan penyimpanan dan temu balik melalui bantuan computer.
Dengan menggunakan bantuan Komputerisasi akan diperoleh kemudahan melalui Word Processing WP yang sering digunakan negara-negara maju karena
lebih menghemat waktu dalam sistem pemberkasan dalam Martono 1997:137 Namun tidak terlepas dari sistem manual, untuk penyimpanan arsip elektronik
digunakan sistem masalah, pola klasifikasi dengan kodenya. Kemantapan klasifikasi yang ada akan sangat membantu dalam penggunaan sistem computer.
2.5.1
Defenisi Efektivitas
Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas
adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu “efektive” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur.
Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara
efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda
untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal.
Universitas Sumatera Utara
33
Menurut Stoner dalam Kurniawan 2005 :106 menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas
adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang
menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk
pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek
yang dikehendaki dalam suatu perbuatan. Sumaryadi 1997:151 berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut
dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
2.5.2 faktor-faktor mempengaruhi Efektivitas
Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja
karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai
faktor. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai
melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber
yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dihat dari kualitas dan kuantitas dan
dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya.
Universitas Sumatera Utara
34
Menurut The Liang Gie 2007:29 factor-faktor yag mempengaruhi efektivitas adalah
1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan
faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat
efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit. 2.
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan.
3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang
tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya.
4. Lingkungan: tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam
dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang pegawai sewaktu bekerja.
5. Perlengkapan dan fasilitas: adalah suatu sarana dan peralatan yang
disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja
seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkanTugas .
1.6 DEFENISI KONSEP
