96
Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan dapat berupa ruangan,
bangunan atau gedung gudang arsip=archives storage. Rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada
dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
Dalam hal ini penulis menganalisis data yang berhubungan dengan Keadaan perkantoran dan lemari serta ruangan yang digunakan untuk menyimpan
arsip. Sebagaimana yang telah dijelaskan pada pemaparan sebelumnya bahwa lemari-lemari disusun sesuai dengan kebutuhan ruangan ,dikatakan baik karena
tertata rapi dan tidak menimbulkan kesesakan pada ruang kerja pegawai.
e. Mudah Dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-
waktu diperlukan lagi. Dalam hal ini penulis menganalisis juga melalui penata letakan lemari penyimpanan dan pembuatan kebijakan untuk melakukan
pembagian penyimpanan arsip didalam kantor. Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa letak lemari penyimpanan
disesuaikan dengan keadaan tempat kerja dimana khusus tempat kerja bidang arsip dikelilingi oleh lemari penyimpanan. Hal itu dapat memudahkan pegawai
arsiparis untuk melakukan penyimpanan maupun penemuan kembali arsip hingga penyimpanan kembali arsip setelah dilakukan peminjaman karena posisi
lemari dekat dengan posisi kerja pegawai sehingga mudah menjangkaunya.
Universitas Sumatera Utara
97
Kemudian jika dilihat dari cara yang dilakukan pegawai dalam mengelompokkan penyimpanan arsip juga dapat dijadikan fakta pendukung dalam
salah satu poin ciri sistem kearsipan yang baik ini. Berdasarkan analisis diatas, penulis menyimpulkan bahwa Penataan
Sistem Kearsipan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di bidang Catatan sipil mudah dicapaimudah dijangkau karena proses penyimpanan maupun penemuan
kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan baik.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan bagi suatu
organisasi belum tentu baikcocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. Dalam hal ini dapat dilihat dari proses Penciptaan Arsip , dimana dalam tahap
awal penataan sistem kearsipan ini juga telah diterapkan sistem pengkodean dan pemberian tanggal secara teliti oleh pegawai dengan tujuan agar selalu ada bukti
dari alur sebuah surat permohonan yang diurus oleh siapapun dalam Bidang Catatan Sipil Sehingga pada saat dibutuhkan kembali maka dapat ditemukan alur
kebereadaanya. Berdasarkan analisis diatas dapatlah disimpulkan bahwa Sitem Penataan
Arsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi pada bidang Catatan Sipil sudah cocok bagi organisasi, dimana organisasi ini merupakan
organisasi yang mengurusi administrasi Kependudukan jadi membutuhkan sistem kearsipan yang simpel sehingga membuat semuanya efisien.
g. Fleksibel atau luwes
