97
Kemudian jika dilihat dari cara yang dilakukan pegawai dalam mengelompokkan penyimpanan arsip juga dapat dijadikan fakta pendukung dalam
salah satu poin ciri sistem kearsipan yang baik ini. Berdasarkan analisis diatas, penulis menyimpulkan bahwa Penataan
Sistem Kearsipan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di bidang Catatan sipil mudah dicapaimudah dijangkau karena proses penyimpanan maupun penemuan
kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan baik.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan bagi suatu
organisasi belum tentu baikcocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. Dalam hal ini dapat dilihat dari proses Penciptaan Arsip , dimana dalam tahap
awal penataan sistem kearsipan ini juga telah diterapkan sistem pengkodean dan pemberian tanggal secara teliti oleh pegawai dengan tujuan agar selalu ada bukti
dari alur sebuah surat permohonan yang diurus oleh siapapun dalam Bidang Catatan Sipil Sehingga pada saat dibutuhkan kembali maka dapat ditemukan alur
kebereadaanya. Berdasarkan analisis diatas dapatlah disimpulkan bahwa Sitem Penataan
Arsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi pada bidang Catatan Sipil sudah cocok bagi organisasi, dimana organisasi ini merupakan
organisasi yang mengurusi administrasi Kependudukan jadi membutuhkan sistem kearsipan yang simpel sehingga membuat semuanya efisien.
g. Fleksibel atau luwes
Universitas Sumatera Utara
98
Fleksibel atau luwes berarti system filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan
organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis dan berkembang. Jangan sampai sistem filling yang dilaksanakan setiap saat berubah yang
disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya bahwa Penataan Sistem Kearsipan pada Dinas Kependudukan terkhusus pada bidang Catatan Sipil
Kabupaten Dairi adalah dengan menggunakan panduan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979. Sebegitu lamanya penggunaan panduan tersebut
yang sampai sekarang belum diadakan revisi untuk itu. Pegawai arsip mengakui bahwa memang dalam tulisan semuanya itu telah diterapkan dengan baik, Namun
dalam teknis pelaksanaannya mulai dari pengurusan surat hingga penemuan kembali arsip tidak ada diatur didalamnya. Oleh karena itu meskipun zaman
berganti, peraturan lama tersebut masih digunakan sebagai panduan tetapi dalam teknisnya pegawai melakukan banyak penambahan kerja yang tidak tertulis dalam
ketentuan tersebut.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena
itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam
Universitas Sumatera Utara
99
bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
Hal ini didukung dengan adanya Pemeliharaan arsip yang dilaksankan oleh Pengawai atau staf agar tidak terjadi kerusakan pada Arsip-Arsip pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Berdasarkan analisis diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa Penataan Sistem Kearsipan pada Dinas Kpendudukan dan
Catatn Sipil Kabupaten Dairi, dapat mencegah kerusakan dan hilangnya arsip karena penyimpanan arsip menggunakan Lemari penyimpanan .
i. Mempermudah Pengawasan
