19
berubah yang disebabkan oleh perkembanagn organisasi.Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, Salah satu tujuan kearsipan
antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang
dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang
kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan.Yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban
udara. i.
Mempermudah pengawasan, Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan
mempergunakan berbagai macam perlengkapanperalatan, misalnya : Kartu indeks, Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out
slip dan sebagainya. Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan
sistem kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip
yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
2.4 Sistem Penataan Arsip
Filing System
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pemimpin, oleh karena itu mengatur dan memelihara arsip sebaik
Universitas Sumatera Utara
20
mungkin agar memudahkan penemuan kembali wakat yang sewaktu- waktu diperlukan. Oleh sebab itu penataan sangat diperlukan untuk
mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan secara cepat da tepat sehingga diperlukan Metode penyimpanan
atau Sitem Penataan Arsip.
2.4.1 Sistem Penyimpanan
Menurut Amsyah 2000:71, penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat
yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya
baik yang diterima maupun yang dikeluarkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isimaksudmasalahnya oleh satuan kerja pengolah maka
selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda arsip tersebut.
Menurut The Liang Gie 2000 dalam Badri Munir Sukoco 2006:88 ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :
1.Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan.
2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
21
3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan.Sistem ini terkenal sulit dalam
pengelolaannya. 4.Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Menurut Amsyah 2000:71, penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang
dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang diterima maupun yang dikeluarkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan
isimaksudmasalahnya oleh satuan kerja pengolah maka selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip
tersebut. Menurut Quible dalam Badri Munir Sukoco 2006:96 ada tiga sistem
penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni : a. Sistem penyimpanan terpusat sentralisasi , dimana dalam sistem
sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk
dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki
2003:165 adalah : 1 Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah
susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat central file,
Universitas Sumatera Utara
22
maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang
disimpan sedangkan kertas lain tembusan dapat dimusnahkan. 2 Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem pemberkasan
terpusat centralized filing system, maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian
lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan filling maka besar sekali kemungkinan akan terjadi
kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem akan terhambat. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan
terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan. 3
Adanya keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan
pengawasan. 4 Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu
tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari
informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi.
5 Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor. Dikatakan menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan.
Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor,
Universitas Sumatera Utara
23
sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan.
6 Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu
mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka. 7 Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.
8 Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer arsip dinamis.
9 Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap. Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen
dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki 2003:166 adalah : 1 Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan
dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan.Juga perlu waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang
memerlukan. 2 Kebocoran informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi
karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang
berbeda-beda. Namun hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang
mengizinkan berkas keluar masuk bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh
Universitas Sumatera Utara
24
petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing-masing.
3 Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk,
misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.
Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan
tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain. 4 Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan
hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka,
arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah maka disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di
berkas bagian. 5 Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada
kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi, perusahaan, atau badan mereka disimpan di bawah
pengawasan menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.
b. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,
pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan dokumen dengan
Universitas Sumatera Utara
25
menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan kekurangan dalampenerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem desentralisasi dalam proses
penyimpanan dokumen adalah : 1 Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di
badan korporas organisasi dapat langsung mengawasi pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis.
2 Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
3 Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga
menghemat waktu dalam pengangkutan berkas. 4 Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang
dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.
Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi menurut Sulistyo-Basuki 2003:167 adalah :
1 Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.
2 Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.
Universitas Sumatera Utara
26
3 Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi
tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi. 4 Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal
dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih. 5 Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.
6 Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai tempat, sehingga
sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan. 7 Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif
dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis tidak cukup dan lemah.
c. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–
masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab sistem berada di
pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi.Pada
sistem kombinasi ini, masing-masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah control dari sistem terpusat.Arsip dinamis yang disimpan
pada masing-masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan.Pada sistem kombinasi,
tanggung jawab sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan korporasi
Universitas Sumatera Utara
27
organisasi. Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan
yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :
1 Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam. 2 Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis
yang hilang. 3 Menekan duplikasi arsip dinamis.
4 Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
5 Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
6 Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis. Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :
1 Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya.
2 Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. 3 Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi dibawa ke
sistem kombinasi.
Universitas Sumatera Utara
28
2.4.2 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Penemuan
kembali arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung
dalam dokumen itu dapat ditemukan guna sesuatu tindakan pengambilan keputusan yg dikutip dalam jurnal Penemuan kembali Arsip, Proyek P2KA
Depdikbud Tahun 19771978 Rayon Palembang. Untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat
dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemuan kembali suatu dokumen atau arsip sangatlah erat hubungannya dengan
sistem penyimpanannya. Tanpa mengetahui sistem penyimpanannya maka penemuan kembali sesuatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.
Menurut Soedjatmiko 1977:12,Dalam pola baru sistem kearsipan sarana utama pencarian dokumen atau arsip adalah : indeks, kode dan petunjuk silang.
Dimana : 1.
Indeks ialah kata tanggap caption, catch word yang dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah subject dan nama tempat
Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, desa jalan dan sebagainya 2.
Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. Sesuai
dengan fungsi dan kegunaannya, kode harus sederhana, singkat, mudah diingat, mudah ditulis, dapat ditulisdiketik
Universitas Sumatera Utara
29
3. Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa
masalah, nama orang, nama badan atau organisasi dan nama tempat. Petunjuk silang ini mengandung pengertian bahwa kata tangkap yang tidak
kita pergunakan menunjuk pada kata tangkap yang kita pergunakan atau kata tangkap yang kita pergunakan menunjukkan hubungan dengan kata
tangkap yang juga kita pergunakan. Saat ini semakin meningkat penggunaan computer otomatis tata usaha
kantor untuk penemuan kembali suratfile yang cepat dan tepat. Tetapi computer pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik kalau informasi atau data yang
terdapat dalam file tidak tersusun dengan baik dan sistematis pula. Penemuan kembali secara manual harus baiksistematis terlebih dahulu sehingga untuk
selanjutnya otomatisasi penemuan kembali suratfile. Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi
memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu
dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem
pelacakan, menurut Basuki 2003 yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco 2006:120 dapat menggunakan dua sistem yakni :
a. Sistem Hastawi Manual
