88
5.1.5 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Kearsipan.
a. Sumber Daya Manusia
Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan
dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi sangat tergantung pada petugas yang menangani arsip sesuai dengan tugas yang
diebankan kepadanya. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Tanpa persionil atau sumber daya
manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan ada pula administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan filling dan
penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Drs. Efron Pasaribu Kepala Sub BIdang Catatan Sipil pada mengungkapkan bahwa:
“itulah yang menjadi masalahnya tidak adanya tenaga yang ahli tentang Kearsipan yang terkadang menyulitkan dalam bagaimana penerapan sistem
Kearsipan sebenarnya,dan pelatihan tentang Penerapan sistem Kearsipan tidak pernah didapat oleh stafpegawai, seharusnya harus ada tenaga yang ahli yang
menangani Arsip-Arsip yang ada di Kantor ini supaya Pengelolaannya dapat lebih Baik.
Pendapat dari tersebut diatas didukung Kepala Sub Bidang Catatan Sipil oleh stafnya yakni Pida Nainggolan staf bagian Pelayan Bidang Catatan Sipil
yakni beliau mengungkapkan bahwa :
Universitas Sumatera Utara
89
“Tidak ada tenaga ahli yang menangani Arsip yang ada di kantor ini, kami hanya belajar sendiri tentang penataan Kearsipan, memperhatikan dan membaca buku
,pelaksanaan Penataan Kearsipan juga sangat mudah dipahami walapun Kami juga tidak pernah mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang
bagaimana Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya.
Selanjutnya ditambahi oleh Bu Yohana kasi . penyuluhan pencatatan sipil dan Marlina kasi. Perubahan dan pembatalan pencatatan sipil mengatakan
bahwa: “ Mengenai pelatihan Kearsipan kami tidak pernah menerima tapi kami mau
belajar dan mencari tau tentang bagaimana sistem kearsipan yang benar dan bertanya dengan yang lebih paham dan pelaksanaannya juga sangat mudah
dilaksanakan sehingga tidak terlalu suli untuk kami untuk belajar dan menerapkannya.
Dari hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa Sumberdaya manusia pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil bahwa yang mempunyai
Keahlian Khusus tentang Kearsiapan tidak ada, bahkan pelatihan tentang Pengelolaan dan Penataan Kearsipan tidak ada di terima oleh pengawai
melainkan para Pengawai staf Belajr sendiri – sendiri atau bertanya sesama pengawai , Padahal Sumber Daya Manusia sangat berpengaruh terharap
kelancaran suatu organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya Untuk dapat memperoleh data yang akurat, selain memperhatikan hasil
wawancara dengan para informan, penulis juga melakukan pengamatan langsung observasi di lokasi dan juga melakukan pengamatan yang mendalam pada cara
kerja pegawai atau staf yang bekerja di bidang Catatan sipil memang benar tidak ada pengawai yang menangani langsung tentang Kearsipan , setiap bidang yang
menangani Arsip masing-masing bidang .
Universitas Sumatera Utara
90
Berdasarkan uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sumber daya manusia pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil masih kurang baik secara
kuantitas maupun kualitas. Seharusnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil memiliki tenaga Ahli menangani tentang penginventarisan dokumen- documen
yang telah diterbitkan karena hal tersebut sangat mampu mempengaruhi kerja pegawai dalam pelaksanaan sistem kearsipan.
b. Sarana Prasarana
Kategori