67
b. Mengoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas staf pada Seksi
Menyiapkan bahan-bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perubahan dan Pembatalan Pencatatan sipil.
c. Menyiapkan bahan – bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis
pengelolaan Perubahan dan Pembatalan Pencatatan sipil d.
Menyiapkan bahan – bahan pelaksanaan kebijakan teknis,penyelenggaraan pembinaan Seksi Perubahan dan Pembatalan Pencatatan sipil
e. Melaksanakan kebijakan teknis pengelolaan Seksi Perubahan dan Pembatalan
Pencatatan sipil. f.
Memeriksa dan meneliti berkas pencatatan serta pengelolaan perubahan status kewarganegaraan dan ganti nama sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
g. Melaksanakan kegiatan pengeolaan dan inventaris dokumen perubahan dan
pembatalan dokumen catatan sipil meliputi : penerbitan kutipan akta kelahiran , Akta Perkawinan, Akta Pengankatan Anak,Akta Pengakuan dan Pengesahan
Anak. h.
Memberikan petunjuk kepada bawahan baik scara lisan maupun tertulis. i.
Menetapkan dan menerbitkan DP-3 untuk kelancaraan dan disiplin kerja bawahan.
j. Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil melalui Sekretaris Dinas. k.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan,sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4.4 SYARAT - SYARAT PENGURUSAN AKTA CATATAN SIPIL 4.4.1 AKTA KELAHIRAN
Universitas Sumatera Utara
68
Syarat-syarat pengurusan Akta Lahir 1.
Pencatatan kelahiran penduduk WNI sebagaimana dimaksud dilakukan dengan memenuhi syarat sebagai berikut :
Melampirkan surat Kelahiran Surat Keteranga Lahir dari dokterBidan Penolong Kelahiran;
Mencantumkan nama dan Identitas Saksi Kelahiran; Kartu Keluarga Orang Tua
KTP orang tua; Kutipan Akta Nikah Akta Perkawinan Orang tua;
Mengisi formulir yang telah disediakan,dengan menggunakan Formulir Model F2.01 dan khusus bagi kelahiran yang berada
diluar domisili, dengan menggunakan Formulir Model F2.02 2.
Dalam hal pelaporan kelahiran tidak disertai kutipan akata pernikahan perkawinan orang tua, pencatatan kelahiran tetap dilaksanakan.
4.4.2 AKTA PERKAWINAN
Syarat-syarat pengurusan Akta 1.
Pencatatan perkawinan bagi penduduk yang bukan beragama islam sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilakukan setelah memenuhi syarat
sebagai berikut:
Surat keteranagan telah terjadinya perkawinan dar pemuka agamapendeta atau surat perkawinan penghayat kepercayaan yang
ditanda tangaini oleh pemuka penghayat kepercayaan; KTP Suami dan Istri;
Universitas Sumatera Utara
69
Pas photo gandengan suami dan istri 4 x 6 cm sebanyak 5 lemabar; Kutipan Akta Kelahiran Suami dan Istri;
Melampirkan KK Orang tua Suami dan Istri atau KK SuamiIstri bagi pelaporan perkawinan yang terlambat ;
Melampirkan ijin PimpinanKomandan bagi anggota POLRITNI; Paspor bagi Suami dan Istri asing;
2. Pencatatan perkawinan sebagaiman yang dimaksudkan pada butir 2,
dilakukan dengan tata cara; Pasangan suami dan istri mengisi formukir pencatatan perkawinan
pada Dinas Kependudukan dan Catattan sipil dengan menggunakan Formuli Model F-2.09 serta melampirkan syarat-syarat
sebagaimana yang dimaksud; Pejabat pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Catattan
sipil mencatat pada register Akta Perkawinan dan menerbitkan Akta perkawinan.
kutipan Akta Perkawinan sebagaimana dimaksud pada huruf b diberikan kepada masingmasing suami dan isteri.
3. Pencatatan Perkawinan antar WNA dapat dilakukan oleh Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil atas permintaan WNA yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan perundang-udangan yang berlaku.
4. Perkawinan bagi WNA yang dilakukan sebagaimana tersebut pada butir
3, harus berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai perkawinan yang berlaku di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
70
4.4.3 AKTA PERCERAIAN
Perceraian yang telah mendapatkan penetapan pengadilan dicatat oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dimana tempat peristiwa perceraian paling
lama 60 enam puluh hari kerja setelah mendapatkan putusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap berdasarkan laporan
yang bersangkutan atau kuasanya. 1.
Berdasarkan perceraian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 Pejabat Pencatat Sipil mencatat pada Register Akta Perceraian, memberikan
catatan pinggir pada Register Akta Perkawinan, mencabut Kutipan Akta Perkawinan dan menerbitkan Kutipan Akta Perceraian.
2. Dalam hal tempat peristiwa perceraian berbeda dengan tempat pencatatan
peristiwa perkawinan, unit kerja yang mencatat peristiwa perceraian dan menerbitkan kutipan akta perceraian memberitahukan terjadinya peristiwa
perceraian kepada unit kerja yang mencatat peristiwa perkawinan. 3.
Syarat-syarat Pengurusan Akta Perceraian. Pencatatan peristiwa perceraian sebagaimana dimaksud dengan tata cara :
Mengisi formulir pelaporan perceraian, dengan menggunakan Formulir model F-2.11;
Petugas mencatatkan pada Register Akta Perceraian, memberikan catatan pinggir pada Register Akta Perkawinan dan mencabut Kutipan Akta
Perkawinan dan menerbitkan Kutipan Akta Perceraian, serta memberikannya kepada masing-masing suami isteri yang bercerai;
Universitas Sumatera Utara
71
Panitera Pengadilan berkewajiban untuk mengirimkan salinan putusan pengadilan mengenai perceraian kepada Dinas Kependudukan Catatan
Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mencatat dan merekam dalam
database kependudukan. 4.
Data hasil pencatatan KUAKec atas persitiwa perceraian yang telah mendapatkan penetapan Pengadilan Agama disampaikan kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil untuk direkam dalam database kependudukan.
5. Data hasil pencatatan KUAKec sebagaimana dimaksud pada ayat 1,
tidak dimaksudkan untuk penerbitan kutipan akta perceraian.
4.4.5 KUTIPAN AKTA PENGANGKATAN ANAK
1. Pengangkatan anak yang telah mendapatkan penetapan Pengadilan dicatat
oleh Dinas Kependudukan dan Catatan sipil berdasarkan laporan penduduk paling lama 30 tiga puluh hari kerja sejak diterimanya salinan
penetapan Pengadilan. 2.
Pengangkatan anak sebagaimana dimaksud dicatat oleh Pejabat Pencatat Sipil pada Register Akta Kelahiran dan Kutipan Akta Kelahiran dalam
bentuk catatan pinggir. 3.
Pencatatan pengangkatan anak sebagaimana dimaksud butir 2 menggunakan formulir pencatatan pelaporan pengangkatan anak dengan
menggunakan Formulir model F-2.12.
Universitas Sumatera Utara
72
4.4.5 PENERBITAN AKTA PENGAKUAN ANAK
1. Pengakuan anak luar kawin dicatat oleh Pejabat Pencatatan Sipil pada
Register Akta Pengakuan Anak dan diterbitkan Kutipan Akta Pengakuan Anak paling lama 30 tiga puluh hari kerja sejak tanggal
surat pengakuan anak disetujui oleh ibu kandung dari anak yang bersangkutan.
2. Pencatatan pengakuan anak sebagaimana dimaksud menggunakan:
formulir pelaporan pengakuan anak, dengan menggunakan Formulir model F2.13;
register akta pengakuan anak; dan . kutipan akta pengakuan anak.
4.4.6 PENCATATAN PENGESAHAN ANAK
1. Pengakuan anak sebagaimana dimaksud 4 dapat disahkan pada saat
pencatatan perkawinan orang tuanya. 2.
Pengesahan anak sebagaimana dimaksud dicatat oleh Pejabat Pencatat Sipil dalam Register Akta Perkawinan orang tuanya dan pada Register
Akta Kelahiran dalam bentuk Catatan Pinggir paling lama 30 tiga puluh hari kerja sejak ayah dan ibu dari anak yang bersangkutan melakukan
perkawinan. 3.
Pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir 1 dapat pula dilakukan tanpa melalui pengakuan anak.
Universitas Sumatera Utara
73
4. Pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir 3 dilakukan
bersamaan dengan pengesahan perkawinan orang tuanya sebagaimana dimaksud pada butir 2.
5. Pencatatan pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir 4
menggunakan formulir pencatatan pelaporan pengesahan anak dengan menggunakan Formulir model F-2.14.
4.4.7 PENERBITAN AKTA KEMATIAN
1. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil melakukan pencatatan setiap
kematian dengan jangka waktu paling lama 60 enam puluh hari kerja sejak tanggal kematian.
2. Pencatatan kematian yang melebihi jangka waktu sebagaimana dimaksud
pada butir 1 dilaksanakan setelah mendapat izin Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
3. Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir 2 menggunakan:
formulir pelaporan kematian, dengan menggunakan Formulir model F- 2.15;
surat keterangan kematian, dengan menggunakan Formulir model F- 2.16;
kutipan akta kematian.
Syarat-syarat Penerbitan Akta Kematian
1. Pencatan kematian sebagaimana dimaksud dilakukan oleh Pejabat
Pencatat Sipil dalam Register Akta Kematian dan sebagai catatan pinggir
Universitas Sumatera Utara
74
dalam Register Akta Kelahiran yang bersangkutan serta diterbitkan Kutipan Akta Kematian.
2. Dalam hal tempat peristiwa kematian berbeda dengan domisili, unit kerja
yang menerbitkan register dan kutipan akta kematian sebagaimana dimaksud pada butir 1, memberitahukan kepada unit kerja yang
mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di wilayah tempat domisili.
3. Pencatatan kematian sebagaimana pada butir 2 menggunakan formulir
pelaporan kematian diluar domisili, dengan menggunakan Formulir model F-2.17.
4. Kematian Warga Negara Indonesia di luar negeri dicatat oleh Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil di kabupaten berdasarkan laporan keluarga paling lama 60 enam puluh hari kerja, sejak keluarga yang
bersangkutan kembali ke Indonesia. 5.
Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir 4 menggunakan formulir pelaporan kematian WNI di luar negeri, dengan menggunakan
Formulir model F-2.18. 6.
Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir 5 direkam dalam bank data kependudukan nasional dan diterbitkan tanda bukti pelaporan
kematian luar negeri, dengan menggunakan Formulir model F-2.19.
4.4.8 PENCATATAN PERUBAHAN NAMA
1. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mencatat perubahan nama
kecil yang telah mendapatkan penetapan pengadilan paling lama 30 tiga puluh hari kerja sejak diterimanya salinan penetapan pengadilan.
Universitas Sumatera Utara
75
2. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mencatat perubahan nama
keluarga yang telah mendapatkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia paling lama 30 tiga puluh hari kerja sejak diterimanya
Salinan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia. 3.
Perubahan nama sebagaimana dimaksud pada butir 1 dicatat oleh Pejabat Pencatat Sipil pada akta catatan sipil dalam bentuk catatan
pinggiran. 4.
Pencatatan perubahan nama sebagaimana dimaksud pada butir 3 menggunakan formulir pelaporan perubahan nama kecilnama
keluarga, dengan menggunakan Formulir model F-2.21
Universitas Sumatera Utara
76
BAB V PENYAJIAN DATA DAN ANALISIS DATA
Dalam bab ini penulis menyajikan data-data yang diperoleh selama penelitian di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi. Bab
ini akan memafarkan hasil-hasil penelitian berupa data primer dan data sekunder yang telah diperoleh dari lapangan. Adapun data yang disajikan adalah data
tentang sistem kearsipan yang penelitiannya di fokuskan pada Sistem penataan filling dan penemuan Kembali Arsip pada bidang Catatan Sipil Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil . Pada bab III telah ditentukan informan-informan yang dianggap
mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian dan yang terlibat langsung dalam interaksi sosial yang diteliti serta yang
dapat memberikan informasi walaupun tidak langsung terlibat dalam interaksi sosial yang diteliti. Informan kunci Key Informan adalah Bapak Drs. Epron
Pasibu adalah Kepala bidang Catatan sipil merupakan yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian.
Untuk informan utama merupakan orang-orang yang terlibat langsung dalam interaksi sosial yang diteliti yaitu kepala bagian yang ada di Dinas
Kependudukan dan catatan sipil yaitu: Bapak April ujung selaku Kepala Bidang pelayanan bidang Catatan Sipil,pida Nainggolan selaku staff atau pegawai,ibu
marlina wati selaku kasi bah tal pencatatan sipil ,ibu R. Butar-Butar selaku staffpegawai, ibu yohana Ketaren, SE selaku Kasi Peyuluhan pencatatan sipil
Data yang diperoleh dilapangan akan dianalisis untuk memberikan gambaran dan penjelasan berdasarkan hasil wawancara dengan informan serta
Universitas Sumatera Utara
