94
analisis terhadap pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian umum Sekretariat Daerah Kota Medan berdasarkan pendapat dari ahli diatas. Berikut dipaparkan
hasil analisis dari penulis lebih lanjut.
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam penemuan kembali.
Berdasarkan hasil penelitian proses yang telah dijelaskan diatas, penulis dapat memberikan analisis terhadap sistem Penataan Arsip pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil ini melalui proses penciptaan Arsip hingga proses penemuan kembali arsip. Analisis ini juga diawali oleh pendapat Pida Nainggolan staf
bagian Pelayan Bidang Catatan Sipil yakni beliau mengungkapkan bahwa “Tidak ada tenaga ahli yang menangani Arsip yang ada di kantor ini, kami hanya
belajar sendiri tentang penataan Kearsipan, memperhatikan dan membaca buku ,pelaksanaan Penataan Kearsipan juga sangat mudah dipahami walapun Kami
juga tidak pernah mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang bagaimana Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya,
Kemudian, pelaksanaan sistem kearsipan ini dapat dikatakan mudah dilaksanakan juga ditelusuri lebih dalam jika dilihat dari bagian proses
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tidak mengalami kesulitan dalam pelaksanaannya dan seperti yang telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya
bahwa kedua proses tersebut dapat dikatan baik pelaksanaannya. Untuk itu dapat disimpulkan bahwa Sistem Penataan Arsip Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil mudah dilaksanakan.
b. Mudah dimengerti
Universitas Sumatera Utara
95
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan
kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
Dalam hal ini dapat dilihat melalui gambar-gambar proses yang telah disajikan oleh penulis pada pembahasan sebelumnya. Kemampuan penulis dalam
menyederhanakan proses sistem kearsipan tersebut dapat mewakili pendapat bahwa sistem kearsipan pada organisasi ini mudah dimengerti.
Ibu Yohana kasi . penyuluhan pencatatan sipil dan Marlina kasi. Perubahan dan pembatalan pencatatan sipil mengatakan bahwa :
“ Mengenai pelatihan Kearsipan kami tidak pernah menerima tapi kami mau belajar dan mencari tau tentang bagaimana sistem kearsipan yang benar dan
bertanya dengan yang lebih paham dan pelaksanaannya juga sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak terlalu suli untuk kami untuk belajar dan
menerapkannya.
c. MurahEkonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murahekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian
tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. Dalam hal ini penulis menganalisis data yang berhubungan dengan pembiayaan seperti yang telah dijelaskan pada
pemaparan sebelumnya. Dimana dalam pengadaan sarana prasarana pendukung Sistem Penataan Arsip Pada Dinas Kpendudukan dan Catatn Sipil Kabupaten
Dairi mengugnakan dana sudah relative murah karena juga didukung dengan penyimpanan secara elektronik dengan program SIAK.
d. Tidak Memakan Tempat
Universitas Sumatera Utara
96
Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan dapat berupa ruangan,
bangunan atau gedung gudang arsip=archives storage. Rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada
dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
Dalam hal ini penulis menganalisis data yang berhubungan dengan Keadaan perkantoran dan lemari serta ruangan yang digunakan untuk menyimpan
arsip. Sebagaimana yang telah dijelaskan pada pemaparan sebelumnya bahwa lemari-lemari disusun sesuai dengan kebutuhan ruangan ,dikatakan baik karena
tertata rapi dan tidak menimbulkan kesesakan pada ruang kerja pegawai.
e. Mudah Dicapai
