93
Hasil wawancara penulis dengan bapak April Ujung mengenai pembiayaan kegaiatan Sistem Kearsipan menyatakan bahwa :
“Urusan mengenai pendanaanpembiayaan khususnya untuk mendukung sistem kearsipan diserahkan sepenuhnya pada koordinasi antara Kasubbag dengan
bendahara. Karena dalam membuat penganggaran kegiatan ataupun sarana prasarana hanya dibicarakan oleh masing-masing kepala Sub Bagian dengan
Bendahara lalu diajukan kepada Kepala bagian.
Selanjutnya ditambahi oleh pernyataan oleh Bapak Drs. Efron Pasaribu menyatakan
“mengenai pembiayaan dan pendanaan untuk pemenuhan sarana dan Prasana berasal dari APBD akan tetapi karena daya nya kurang sehingga tidak dapat
memenuhi kebutuhan akan tetapi pelaksanakan Kearsipan sudah relative murah karena dengan didukung oleh SIAK penyimpanan Data-data Secara elektronik”.
Dengan wawancara dan pengamatan yang dilaksanakan Penulis dapat menyimpulkan bahwa pembiayaan dan pendanaan yang dilaksanakan dalam
pengembangan na perbaikan Pelaksanaan Sistem Kearsipan di Dinas ini dikelola langsung oleh Bendahara dengan berkordinasi dengan Kasub bidang masing-
masing dan dana bersumber dari APBD, Anggraran tidak mencukupi sehingga dapat menghambat pelaksanaan Sistem Penataan Arsip.
5.2 ANALISIS DATA
5.2.1 Analisis Pelaksanaan Sistem Penataan arsip
Menurut IG. Wursanto 1991:30 sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut yakni : mudah dilakukan, mudah dimengerti, murahekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, dan fleksibel, dapat
mencegah kerusakan dan kehilangan arsip dan mempermudah pengawasan. Dalam hal ini juga sebagai proses akhir dari hasil penelitian, penulis memberikan
Universitas Sumatera Utara
94
analisis terhadap pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian umum Sekretariat Daerah Kota Medan berdasarkan pendapat dari ahli diatas. Berikut dipaparkan
hasil analisis dari penulis lebih lanjut.
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam penemuan kembali.
Berdasarkan hasil penelitian proses yang telah dijelaskan diatas, penulis dapat memberikan analisis terhadap sistem Penataan Arsip pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil ini melalui proses penciptaan Arsip hingga proses penemuan kembali arsip. Analisis ini juga diawali oleh pendapat Pida Nainggolan staf
bagian Pelayan Bidang Catatan Sipil yakni beliau mengungkapkan bahwa “Tidak ada tenaga ahli yang menangani Arsip yang ada di kantor ini, kami hanya
belajar sendiri tentang penataan Kearsipan, memperhatikan dan membaca buku ,pelaksanaan Penataan Kearsipan juga sangat mudah dipahami walapun Kami
juga tidak pernah mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang bagaimana Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya,
Kemudian, pelaksanaan sistem kearsipan ini dapat dikatakan mudah dilaksanakan juga ditelusuri lebih dalam jika dilihat dari bagian proses
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tidak mengalami kesulitan dalam pelaksanaannya dan seperti yang telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya
bahwa kedua proses tersebut dapat dikatan baik pelaksanaannya. Untuk itu dapat disimpulkan bahwa Sistem Penataan Arsip Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil mudah dilaksanakan.
b. Mudah dimengerti
