77
mendiskripsikan dengan hasil observasi yang dianggap mendukung dalam penelitian ini. Untuk lebih memperjelas lagi tentang data yang diperoleh dari hasil
penelitian akan dikemukakan satu persatu sebagai berikut.
5.1 PENYAJIAN DATA 5.1.1 Proses Penciptaan Arsip
Proses penciptaan arsip dalam suatu organisasi adalah hal yang sagat penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan adalah bagian
awal dari seluruh kegiatan Kearsipan dalam suaru Organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatu organisasi tidak jelas alurnya penciptaanya,maka sangat sulit untuk
melaksanakan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang ada. Untuk mengawali uraian tentang sistem Kearsipan pada Bidang Catatan Sipil,
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi, terlebih dahulu penulis menguraikan Tentang Proses Penciptaan Arsip pada Kantor ini.
Untuk mengetahui bagaimana proses penciptaan arsip pada Bidang Catatan Sipil, di Dinas Kependudukan dan Catattan Sipil Kabupaten Dairi,
terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada Bidang Catatan sipil dengan melakukan Wawancara pada Kabid Catatan Sipil yakni bapak Drs.Epron Pasaribu
pada Senin, 3 Februari 2014 sekitar 09.30 Wib, Dimana Beliau mengatakan bahwa:
“Seperti yang kita ketahuai sebenarnya tugas dari Dinas kependudukan dan Catatan sipil adalah memberikan pelayanan dibidang kependudukan
dan catatan sipil kepada masyarakat seperti penerbitan kartu tanda penduduk KTP, Surat Keterangan pindah SKP, Akta Kelahiran, Akta
Perkawinan,Akta pengakuan anak ,dll. Oleh karena itu pada saat masyarakat ingin mengurus dokumen- dokumen maka masyarakat
langsung mendatangi langsung bagian dokumen yang akan di urus atau
Universitas Sumatera Utara
78
misalkan mendatangi bagian pelayanan Catatan Sipil untuk mengurus Akta dan mengurus bagian kependudukan seperti pembuatan kartu
keluarga lasngsung kebagian pelayanan kependudukan dan setiap Arsip tersebut disimpan pada bagian masing-masing pelayanan.
Tahap – tahap atau alur proses penciptaan dokumenarsip pada Bidang Catatan Sipil,Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang dilakukan dalam
menerbitkan dokumen yaitu: 1.
Masyarakat melengkapi persyaratan permohonan dokumen yang mau di urus dan langsung menyerahkan pada petugas;
2. Petugas menerima dan memeriksa berkas persyaratan permohonan
sesuai jenis akta yang dimohonkan; 3.
Petugas membuat parafcehck listcatatan pinggir jika berkas yang dimohonkan memenuhi syarat untuk diproses lebih lanjut
oleh Operator Komputer; 4.
Tapi sebelum diserahkan ke Operator terlebih dahulu staff pelayanan mencatat surat permohon yang masuk pada buku
agenda, setelah itu diserahkan pada Operator; 5.
Pengetikan dan pencetakan kutipan akta oleh Operator; 6.
Petugas memeriksa hasil pengetikan dan pencetakan kutipan akta; 7.
Memotocopy hasil pengetikanpencetakan kutipan akta sebagai lembar paraf sekaligus salah satu pertinggalarsip ;
8. Lembar foto copy diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan
Sipil dan Kepala Bidang Catatan Sipil untuk diajukan penandatanganannya oleh Kepala Dinas;
Universitas Sumatera Utara
79
9. Setelah di tanda tangani oleh Kepala Dinas maka okumen-
dokumen tersebut diberiakan kepada bidang pelayanan dan terciptalah Arsip baru fotocopyan dari dokumenakta tersebut .
Selanjutnya, ibu Pida Nainggolan, merupakan staf pada bagian pelayanan dan Catatan Sipil, pada Senin, 3 Februari 2014 sekitar pukul 14.00 Wib, dimana
beliau mengatakan bahwa “ Proses dimulainya penciptaan Arsip adalah pada saat masyarakat
mengurus dokumen kependudukan dan catatan sipilnya, dimana masyarakat harus melengkapi segala persyaratan- persyaratan
permohonan dalam pengurus dokumen Akta, setelah masyarakat melengkapi syarat-syarat tersebut maka Petugas menerima dan memeriksa
berkas persyaratan permohonan sesuai jenis akta yang dimohonkan, jika berkas yang dimohonkan memenuhi syarat untuk diproses lebih lanjut oleh
Operator Komputer, Tapi sebelumnya staf pelayanan mencatat surat permohon yang masuk pada buku agenda, setelah itu dikerjakan pleh
Operator, setelah Hasil Pengetikan dan pencetakan Akta selesai maka Petugas memeriksa hasil pengetikan dan pencetakan kutipan Akta,
Memotocopy hasil pengetikanpencetakan kutipan akta sebagai lembar paraf sekaligus salah satu pertinggalarsip , Lembar foto copy diparaf
oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan Kepala Bidang Catatan Sipil untuk diajukan penandatanganannya oleh Kepala Dinas, Setelah di
tanda tangani oleh Kepala Dinas maka dokumen tersebut diberiakan kepada bidang pelayanan catatan sipil fotocopyan dari dokumenakta
tersebut dijadikan Arsip sebagai pertinggal yang telah melakukan pengurusan Akta.
Dari hasil wawancara penulis memperoleh gambaran bahwa proses penciptaan arsip yakni pembuatan Akta-Akta dan dokumen Kependudukan pada
Dinas kependudukan dan Catatan sipil ini menggunakan asas Kombinasi antara asas Desentralisasi dan Sentralisasi yang artinya proses penciptaan dokumen-
dokumen kependudukan yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dilakukan bersama-sama dilakukan penyimpanan dokumen-dokumen yang
dikelurkan pada bidang-bidang masing-masing. Dan proses penciptaan Arsip atau dokumen yang dihasilkan terlebih dahulu diperiksa sebelum di berikan Kepada
Universitas Sumatera Utara
80
Kepala Dinas untuk ditanda tangani sehingga kemungkianan Kesalahan Arsip yang dihasilakan Efektif dan Efisien.
Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan observasi yang dilakukan penulis mengenai proses penciptaan arsip yang dilakukan di Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil
5.1.2 Penyimpanan Arsip
Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan oganisasi sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipanya. Hal ini karena apabila
sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem kearsipan
yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe dn
kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya mempersiapkann kelengkapan atau sarana penempatan berksas sesuai dengan
tujuan yang ingin dicapai penemuan kembali arsip secara cepat,tepat,lengkap.
Untuk mengetahui bagaimana proses penyimpanan Arsip atau dokumen-dokumen yang digunakan pada bidang Catatan Sipil ,di Dinas
Kependudukan dan Catatan sipil Kabupaten Dairi maka penulis terlebih dahulu melakukan Wawancara mengenai Dokumen-Dokumen apa saja yang di jadikan
Arsip . Bapak April Ujung sebagai Kasi Pelayanan Catatan Sipil ,mengatakan pada tanggal 4 februari 2014 kira- kira pukul 9.15 Wib bahwa
“ Dokumen-dokumen yang dihasil pada bidang Catatan Seperti Kutipan Akta Lahir, Kutipan Akta Kawin, Kutipan Akta Kematian, Kutipan Akta
Perceraian, Kutipan Akta Pengesahan Anak, Kutipan Akta Pengangkatan Anak, semua akta yang telah terbit fotocopybeserta syarat-syarat
Universitas Sumatera Utara
81
permohonan dijadikan sebagai Arsip sebagai bukti telah melakukan Pengurusan Akta sistem penataan arsip yang ada di bidang ni juga
dipegaruhi oleh budaya kerja dan komitemen pegawai dalam penataan arsip yang diciptakan”.
Kemudian penulis melakukan wawancara dengan ibu Pida Nainggolan sebagai
Staff pelayanan pada Bidang Catatan Sipil , Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil,Dairi mengenai proses awal dari penyimpanan dokumen-dokumen yang
dijadikan Arsip pada hari senin Tanggal 3 Februari kira-kira pukul 14.15 Wib, beliau menjelaskan bahwa:
“Proses penyimpanan arsip pada bidang Catatan Sipil di awali dengan Operator meng input entri data Kependudukan kedalam sistem dimana data-
data tersebut di simpan dalam Database Kependudukan yang disebut dengan SIAK, setelah operator memasukkan data – data kependudukan maka keluarlah
Hasil nya OUTPUT ,hasilnya tersebut difotocopy dan dilakukan pemeriksaan oleh operator apakah data yang sudah dihasilkan sudah benar dan diparaf oleh
Kepada Sub Bidang Catatatn Sipil, setelah itu baru diserahakan untuk ditanda tangani oleh Kepala Dinas. Setelah itu dikembalikan lagi kepada Bagian
Pelayanan untuk dilakukan pencatatan berkas-berkas yang akan dijadikan arsip.
Jadi Seluruh berkas-berkas peryaratan untuk setiap satu jenis berkas permohonan disatukandibundel
beserta Lembar foto copy Kutipan Akta Catatan Sipildokumen yang telah diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan
Pencatatan Sipil danatau Kepala Bidang Catatan Sipil serta ditandatangani Asli bukan scan atau tanda-tangan stempel oleh Kepala Dinas dan Setiap berkas
permohonansatu bundel beserta Lembar foto copy Kutipan Akta Catatan Sipil dimasukkan kedalam setiap Lembaran Buku Register Pencatatan Sipil sesuai
Jenis Akta berdasarkan nomor urut penerbitan akta atau tanggalbulantahun penerbitan-pen cetakan Akta;
Setiap Buku Register Akta berisikan 50 berkas dimana setiap lembaran buku
register disusun berdasarkan nomor urut penerbitan atau tanggalbulantahun penerbitan-pencetakan Akta; kemudian disimpan dalam Lemari Arsip yang ditata
letaknya secara berurutan berdasarkan Nomor Kendali Buku Register.
Gambar 1: Buku Register Akta Kelahiran
Universitas Sumatera Utara
82
Selanjutnya penulis wewancarai ibu Yohana mengenai proses penyimpanan yang dilakukan pada bidang Catatan Sipil pada hari rabu tanggal 5 kira-kira pukul
09.00 Wib mengataka Bahwa “Setelah ditanda tangani oleh kepala dinas ,maka berkas-berkas mulai dari
surat permohonan dan syarat-syaratnya dan Hasil Kutipan Akta catatan sipil disatukan dan dicatat pada buku register berdasarkan nomor urut terbitnya Akta
atau Berdasarkan Tanggalbulantahun. Dan setelah itu disimpan dilemari penyimpanan pada Bidang Catatan Sipil”
Gambar 2: Buku Register Akta Perceraian dan Akta Kematian
Universitas Sumatera Utara
83
Dari hasil wawancara diatas dapat dapat menyimpulkan bahwa,meskipun dalam proses penyimpanan menggunakan sistem Desentralisasi dalam
penyimpanan dimana setiap bagian bidang mengurus sendiri Arsip-Arsip yang dihasilkannya tanpa ada pengawasan dari bagian bidang lain dan masing –masing
bidang bertanggung jawab atas Arsipnya Masing-Masing.
5.1.3 Penemuan Kembali
Pada umumnya kegiatan Penemuan arsip dalam setiap organisasi merupakan suatu halyang domain dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi
perkantoran karena Arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan kegiatan perkantoran baik pada organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk
itu, diketahui bahwa pada dasarnyapenemuan kembali arsip menyangkut dua segi yaitu penemuan kembaki informasi dn penemuan kembali fisik arsip.
Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan berkas yang digunakan pada organisasi masing-masing, sehingga hasilnya suatu
penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan arsipnya. Hal ini apabila penemuan kembali Asip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka
bagianunit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem penataan berkas tidak baik sehingga dapat membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya
apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sitem penataan berkas dapat didapatlah dikatakan baik proses administrasi
dapat berjalan dengan lancar. Proses penemuan kembali Arsip pada Bidang Catatn sipil ,Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Proses Penemuan kembali arsip dilakukan
Universitas Sumatera Utara
84
dengan teliti karena dimulai dengan melacak benar tidaknya seseorang pernah mengurus Akta Catatan Sipil pada Bidang Catatan Sipil di Dinas Kpendududkan
dan Catatan Sipil Dairi. Setelah itu barulah diadakan proses pencarian dengan berpatokan pada tanggal terbitnya AKTA yang di cari. Dengan memasukkan kode
seperti NIK, Nama, ataupun tanggal Terbitnya AKTA menggunakan computer dengan program Database, atau lasngsung mencari data tersebut pada buku
Register di lemari penyimpanan dengan menggunakan klasifikasi kode maupun tanggal.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Marlina Wati , pada hari kamis, 6 Februari 2014 sekitar pukul 10.00 Wib menjelaskan bahwa:
“Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan terlebih dahulu dipastikan apakah benar pencari arsip pernah mengrus Akta pada bidang catatabn Sipil
dengan melihat buku agenda atau buku Register Akta Kelahiran,Akta Perkawinan dan Akta lainya.Namun jika sipencari Akta mengingat Kapan terbit akan tersebut
maka akan langsung dilakukan pencarian berdasarkan tanggal kode Kendali uku register”.
Lebih lanjut dijelaskan oleh ibu Santi R Butar-Butar yang juga adalah pegawai pada bidang Catatan Sipil pada hari yang sama dengan ibu Marlina
Wati yakni : “Media yang digunakan dalam penemuan kembali arsip berbeda-beda,
tergantung sudah berapa lama surat tersebut dimasukkan, jika masih sekitaran minggu, bulan masih dilakukan secara manual, tetapi jika lebih dari itu barulah
menggunakan sistem Komputer Tinggal memasukkan data diri misalnya NIK,Nama , tanggal apa yang pencari butuhkan barulah muncul Data-data pada
Databese dan biasa juga dengan memberitahu pada petugas tanggal Terbitnya Akta lalu Dicari Dibuku Register pada Lemari Penyimpanan”.
Kemudian penjelasan diatas ditambahin oleh Ibu Pida Nainggolan selaku staf Pelayanan yakni :
Universitas Sumatera Utara
85
“Waktu yang diperlukan dalam proses pencarian arsip tidak pernah lebih dari sehari karena sistem penyimpananya telah sistematis secara manual maupun
elektronik dengan menggunakan SIAK jadi gampang menemukannya kembali”.
Gambar 3: komputer penyimpanan secara elektronik database SIAK
Penjelasan diatas didukung oleh hasil observasi penulis yang disajikan dengan gambar sebagai berikut :
Gambar 4 : Gambar Alur Penemuan Kembali Arsip
Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan observasi langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada Bidang Catatn Sipil , Masyarakat
memberikan keterangan
Tentang tanggal terbit Akta,data-
data pengguna Akta
Pencarian dilakukan pada
Lemari penyimpanan
Dilakukan pencarian
menggunakan computer
Ditelusurilah ekspedisi
perjalanan arsip yang ingin
ditemukan jika berada pada
Kemudian dilakukan pencarian
berdasarkan kode buku Register
dalam Lemari penyimpanan
Pencarian dimulai dengan
memperhatikan tanggal terlebih
dahulu dalam lemari
Universitas Sumatera Utara
86
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Diri dapat dikatakan baik, hal ini dapat dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali arsip.
Jika melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan kembali arsip, waktu yang dibutuhkan hanyalah sebentar.
5.1.4 Pemeliharaan Arsip
Usaha pemeliharaan arsip adalah hal yang yang terpenting dalam organisasi agar Keautentikannya tetap terjaga dan saat di butuhkan lagi Arsip
tersebut dalam Kebutuhan Organisasi dapat Diperoleh Informasiny. Untuk itu Usaha Pemeliharaan Arsip adalah berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan
mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya isinya serta menjamin
kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan. Dinas kependudukan dan Catatan sipil mempunyai tugas Dalam
penerbitan Akta- Akta Catatan sipil dan Data-data Kependudukan yang harus di jaga dan dipelihara supaya Data-data Kpendudukan tersebut tidak hilang dan
supaya tugas dan Fungsinya tetap berjaln dengan baik. Untuk mengetahui bagaimana proses pemeliharaan Arsip Dinas
Kpendudukan di bidang Catatan sipil maka penulis melakukan wawancara dengan bapak Drs. Epron Pasaribu pada senin tanggal 3 Februari 2014 mengatakan
Bahwa; “Seluruh Buku Register Akta, pertinggal dokumen serta berkas permohonan
disimpan dalam Lemari Arsip yang senantiasa dipeliharaditata ulang secara rutin dan Lemari Arsip tempat penyimpanan seluruh Buku Register Akta,
pertinggal dokumen serta berkas permohonan, pada hakekatnya membutuhkan ruangan gedung arsip khusus dan tempat yang sangat luas, aman dari ancaman
Universitas Sumatera Utara
87
kehilangan sertas bebas dari ancaman bahaya alam hujan, kebakaran dll agar arsip aktif dapat dijamin tersimpan dengan baik untuk jangka waktu yang
sangat lama, namun pada kenyataannya tempat penyimpanan dokumenarsip catatan sipil harus menyesuaikan dengan situasi dan kondisi tata ruang Gedung
Kantor.
selanjutnya penulis melakukan wawancara bapak April ujung mengenai bagaimana pemeliharaan Arsip yang dilakukan pada 4 Februari 2014 mengatakan
bahwa : ”Seluruh Arsip-Arsip seperti buKu Register Akta Kelahiran,Akta Perkawinan,
Akta Perceraian dan Akta Catatan Sipil lainya dilakukan pemeliharaan dengan menata Ulang dan merapikan kembali Arsip-Arsip tersebut dan aakan tetapi
karena terbatasan ruangan penyimpanan sehingga kurang maksimalnya Pemeliharaan Arsip-arsip terbut apalagi bukan jumlah yang sedikit Akta –Akta
yang telah dihasil oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ini, akan tetapi tetapi dilakukan Pemeliharaan agar Arsip tersebut tidak rusak karena
menyangkut Hasil Rekaman Kegiatan Dinas ini.
Selanjutnya ditambahkan lagi oleh bapak Johana Panggabean,SH sebagai Operator pada tanggal 12 februari 2014 mengatakan bahwa :
“ selain Arsip –Arsip di simpan Secara Manual Arsip juga di simpan Secara Elektronik dalam Sistem Informasi Administrasi Kpendudukan SIAK dalam
bentuk database, kami juga Melakukan mencopy data-data ke hard dist tertentu apabila Terjadi Kerusakan yang Tidak di inginkan Pada Perangkat Komputer .
Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan observasi langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa proses pemeliharaan arsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil pada Bidang Catatan Sipil dapat dikatakan baik, hal ini dapat dilihat
dengan pemeliharan Arsip yang telah dilakukan . Dari seluruh hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas memperkuat
pendapat penulis bahwa secara keseluruhan Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ini,sudah berjaln dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
88
5.1.5 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Kearsipan.
a. Sumber Daya Manusia
