Sistem Penilaian Jabatan LANDASAN TEORI

ciri-ciri yang tidak dapat dibuktikan sebagai berbeda antara mereka yang berkinerja tinggi dan rendah dalam jabatan.

3.5. Sistem Penilaian Jabatan

Proses yang sistematis dan teratur tentang pengukuran nilai suatu jabatan dalam suatu organisasi disebut penilaian jabatan. Penilaian jabatan harus dibedakan dengan analisis jabatan yang merupakan proses tentang pengumpulan data jabatan-jabatan. Penilaian jabatan mengukur nilai uraian-uraian jabatan dan persyaratan-persyaratan jabatan. Tugas langsung proses penilaian jabatan adalah mendapatkan hubungan intern dan ekstern dalam upah dan gaji. Hubungan intern berkenaan dengan konsep upah yang berhubungan satu sama lain dalam suatu perusahaan. 4 4 Analisa Jabatan,Penerbit Mandar Maju,Bandung,1998. Hubungan ekstern menunjukkan keadaan relatif dari pada struktur upah suatu organisasi yang di inginkan terhadap struktur upah dari perusahan yang lain. Organisasi yang bersangkutan dapat memilih untuk membayar lebih atau kurang ketimbang standar upah yang berlaku. Penyelidikan upah dan gaji adalah perlu untuk menentukan hubungan ekstern. Tujuan utama dari hubungan intern dan ekstern dari penilaian jabatan ini adalah rasa puas dari pegawai pekerja dan majikan pengusaha tentang upah dan gaji yang dibayarkan. Rasa puas merupakan ukuran kriteria yang terpenting untuk membenarkan sistem upah dan gaji. Universitas Sumatera Utara Beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk menyusun program penilaian jabatan yang baik adalah sebagai berikut : 1. Keperluan adanya analisa jabatan yang menghasilkan uraian jabatan dan persyaratan jabatan. 2. Penentuan kelompok-kelompok pegawai dan jabatan-jabatan apakah yang termasuk didalamnya. 3. Penjualan ide yang sistematis kepada peserta-peserta dalam sistem tersebut. Disamping itu, penilaian jabatan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi gaji dan upah di antaranya adalah sebagai berikut : 1. Penilaian jabatan merupakan alat yang paling efektif untuk menentukan hubungan pembayaran intern dari bermacam-macam jabatan. 2. Penilaian jabatan dapat dipergunakan sebagai alat untuk menentukan kebijaksanaan pembayaran. 3. Hubungan pembayaran gaji pokok yang adil dapat dipergunakan sebagai dasar untuk rencana pemberian intensif. 4. Penilaian jabatan memberikan dasar yang adil untuk kenaikan jabatan, pemindahan atau penurunan jabatan. 5. Penilaian jabatan dapat membantu pengawasan terhadap biaya gaji dan upah. 6. Penilaian jabatan memberikan dasar atau menghubungkan skala pembayaran dari perusahaan sendiri dengan skala pembayaran dari perusahaan-perusahaan lain yang bersaing. Universitas Sumatera Utara 7. Penilaian jabatan membantu para pemimpin dalam mengatasi masalah- masalah pembayaran sehari-hari. Dengan demikian keuntungan yang di peroleh dari penilaian jabatan adalah banyak. Akan tetapi penyusunan program penilaian jabatan dapat berarti tambahan dalam biaya yang sama banyaknya. Biaya ini meliputi gaji yang di berikan kepada pegawai staf gaji dan upah, waktu yang diberikan oleh para manajer dalam proses penilaian jabatan, biaya administrasi yang melekat pada program penilaian jabatan dan biaya konsultasi dari luar yang mungkin di perlukan. Dan dengan sendirinya pucuk pimpinan harus mempertimbangkan biaya-biaya dengan keuntungan-keuntungan yang mungkin dapat dicapai. Dalam penilaian jabatan ada tiga cara pengukuran yang pokok yaitu : - Apakah yang akan diukur seluruh jabatan atau unsur-unsurnya. - Bagaimana jabatan-jabatan tersebut diberi bobot apakah diberi nilai angka atau untuk ukuran nilai jabatn secara kuantitatif. - Bagaimana jabatan-jabatan itu dinilai terhadap jabatan-jabatan yang lain atau terhadap alat ukur yang trlah ditetapkan terlebih dahulu. Sistem penilaian jabatan yang penting ada 4 macam, meskipun ada beberapa variasi atau siastem gabungan lainnya dengan nama-nama tersendiri. Keempat macam sistem ini dapat dibagi 2 golongan yaitu : 1. Merupakan metode-metode sederhana yang tidak menggunakan faktor- faktor atau unsur-unsur jabatan secara terperinci. Jabatan di pandang sebagai jabatan secara keseluruhan dan uraian jabatan lebih banyak dipergunakan ketimbang persyaratan jabatan. Universitas Sumatera Utara Dalam golongan ini termasuk sistem analisa kulitatif karena tidak menunjukkan jumlah nilai jabatan. Yang termasuk dalam sistem kualitatif adalah sebagai berikut : - Sistem pengurutan tingkat ranking system. - Sistem pemberian tingkat derajat atau sistem penggolongan grading system or clasification system. 2. Merupakan sistem-sistem yang menggunakan suatu pendekatan yang terperinci. Faktor-faktor jabatan dipilih kemudian di nilai. Dalam sistem ini di pergunakan persyaratan jabatan.Golongan ini termasuk analisa sistem kuantitatif karena menunjukkan atau memberikan jumlah dari nilai- nilai jabatan. Yang termasuk sistem kuantitatif adalah sebagai berikut : - Sistem angka point system. - Sistem perbandingan faktor factor comparison system. Dengan demikian penilaian jabatan dapat dilakukan dengan empat macam sistem yaitu : 1. Sistem pengurutan rangking system Sistem pengurutan merupakan sistem yang paling sederhana jika dibandingkan dengan sistem yang lainnya. Pada sistem ini hanya membandingkan tingkat suatu jabatan dengan jabatan yang lain secara logika tanpa memberikan nilai-nilai dalam bentuk angka. Tidak ada faktor khusus yang digunakan sebagai bahan pertimbangan. Persyaratan jabatan yang ada dipisah-pisahkan mana yang berada pada tingkat bawah. Jabatan-jabatan tersebut kemudian dinilai dan dibaningkan satu dengan yang lainnya guna menentukan hasilnya. Dari hasil Universitas Sumatera Utara perbandingan tersebut kemudian disusun suatu urutan jabatan untuk menentukan besarnya upah dari masing-masing jabatan. Keuntungan atau kebaikan dari pada sistem pengurutan nilai adalah sebagai berikut : a. Sederhana karena tidak menggunakan faktor-faktor jabatan secara terperinci. b. Merupakan sistem yang langsung karena tidak membandingkan jabatan- jabatan melalui faktor-faktornya, tetapi langsung membandingkan jabatan yang satu dengan jabatan yang lain sebagai suatu keseluruhan. c. Proses penilaian cepat akibat dari pada sistem yang langsung. d. Biaya murah karena sistem ini tidak memerlukan banyak pegawai. Kerugian atau keburukanya adalah sebagai berikut : a. Tidak ada skala nilai terlebih dahulu yang dipergunakan oleh penilai yang akibatnya adalah penilaiannya subyektif, kurang teliti dan kurang tepat. b. Sedikit penilai yanng mengenal semua jabatan sehingga penilaiannya sering berbeda dan tidak tetap. c. Sistem ini hanya memberitahukan bahwa suatu jabatan adalah lebih sulitberat dari pada jabatan yang lain. d. Ada kecendrungan untuk memutuskan tiap jabatan berdasarkan faktor atau sifatnya yang menonjol. Universitas Sumatera Utara 2. Sistem penggolongan classification system Sistem pemberian tingkat disebut juga sistem penggolongan karena jabatan-jabatan tersebut digolongkan. Dalam sistem penggolongan ada suatu ukuran skala nilai yang terdiri atas golongan-golongan atau tingkat-tingkat jabatan. Jabatan-jabatan di ukur atau di nilai sebagai jabatan-jabatan secara keseluruhan, tidak di nilai melalui faktor-faktor atau unsur-unsurnya. Dalam sistem ini di buat suatu skala nilai dengan mana jabatan-jabatan dan uraian-uraian jabatannya dapat dibandingkan. Skala ini terdiri atas tingkat-tingkat dan uraian-uraian tingkat. Sistem pemberian tingkat derajat memerlukan penilaian jabatan secara keseluruhan terhadap suatu ukuran skala yang telah di tetapkan terlebih dahulu. Proses penilaian jabatan dengan sistem ini di lakukan dengan cara membaca uraian jabatan, membaca uraian tingkat dan kemudian menempatkan jabatan itu pada suatu tingkat tertentu yang perumusannya paling sesuai menggambarkan sifat-sifat syarat-syarat dan kesulitan-kesulitannya. Kebaikan dari pada sistem pemberian tingkat adalah : a. Sistem pemberian tingkat merupakan perbaikan dari pada sistem pengurutan karena dalam menentukan tingkat jabatan telah dipersiapkan terlebih dahulu skala nilai. b. Sistem pemberian tingkat merupakan suatu sistem yang hampir langsung dengan menilai jabatan sebagai jabatan secara keseluruhan. c. Penilaian sistem pemberian tingkat dapat dibantu dengan adanya gambaran-gambaran jabatan dan gambaran-gambaran tingkat jabatan job descriptions dan job grade descriptions. Universitas Sumatera Utara d. Sistem pemberian tingkat secara relatif juga merupakan suatu sistem yang sederhana dan mudah untuk dilaksanakan. e. Sistem pemberian tingkat tidak memakan waktu lama. f. Sistem pemberian tingkat adalah lebih teliti dibanding dengan sistem pengurutan. Keburukannya adalah : a. Pokok-pokok pikiran yang luas harus dipergunakan dalam menentukan tingkat-tingkat. Defenisi-definisi harus bersifat umum agar dapat menampung beberapa jabatan. b. Sistem pemberian tingkat lazimnya memerlukan sistem-sistem yang banyak untuk jenis-jenis jabatan yanng berlainan. 3. Sistem Angka point system Metode penilaian jabatan yang lazim dipergunakan adalah sistem angka point system. Sama halnya dengan sistem perbandingan faktor yang akan diuraikan. Sistem angka ini mengandung suatu pendekatan yang analitis, kuantitatif dan lebih terinci untuk mengukur nilai jabatan. Adapun prosedur sistem angka adalah sebagai berikut : 1. Memilih faktor-faktor jabatan Suatu faktor jabatan merupakan suatu syarat-syarat khusus yang diperlukan oleh pemegang jabatan job holder. Pada umumnya dipergunakan 4 faktor yaitu : Universitas Sumatera Utara - Kecakapan, dinilai secara tidak langsung melalui penilaian syarat- syarat jabatan yaitu pendidikan, pengalaman dan inisiatif. - Tanggung jawab, dinilai melalui pengukuran banyaknya dan nilai barang-barang serta jumlah dan jenis pegawai atas mana pemegang jabatan itu mempunyai tanggung jawab. - Kegiatan atau pencurahan tenaga berupa kegiatan badaniah dan rokaniah. - Kondisi kerja berhubungan dengan keadaan tempat kerja dan sifat pekerjaan yang bersangkutan. 2. Menyusun skala-skala faktor Untuk masing-masing faktor yang dipilih dibuat suatu skala nilai inti memungkinkan penilaiannya dalam tiap jabatan. Langkah pertama adalah menentukan jumlah angka seluruhnya yang akan dipergunakan dalam sistem keseluruhannya. Kemudian angka ini dibagi diantara faktor-faktor yang dipilih. Pembagian angka ini lebih penting dari pada jumlah keseluruhannya. Dan penentuan nilai ini pada umumnya adalah subyektif. 3. Menilai jabatan-jabatan dengan skala nilai Untuk masing-masing faktor dan persyaratan-persyaratan jabatan yang terinci telah tersedia, maka proses penilaian jabatan dapat dilakukan, yakni dengan jalan membaca persyaratan-persyaratan jabatan, membandingkan informasi-informasi dengan defenisi-defenisi tingkat pada skala-skala faktor dan menentukan pada tingkat mana sesuatu jabatan itu termasuk masing-masing Universitas Sumatera Utara faktor. Penjumlahan angka-amgka untuk semua faktor menunjukkan nilai jabatan dalam angka. Keuntungan dari pada sistem angka ini adalah : a. Penggunaan dari pada faktor-faktor tertentu yang telah ditentukan dan dirumuskan terlebih dahulu memaksa para penilai mempertimbangkan unsur-unsur jabatan yang sama apabila menilai jabatan-jabatan. b. Pemberian nilai-nilai angka menunjukkan tidak hanya jabatan mana yang lebih tinggi nilainya dari pada jabatan-jabatan yang lain. c. Suatu catatan yang jelas tentang putusan-putusan dari penilai nantinya yang berguna untuk menjelaskan hasil-hasil penilian baik kepada para pengawas maupun kepada para pegawai. Kerugiannya adalah : a. Dalam sistem ini harus di tentukan faktor-faktor yang sudah tetep dan di beri angka-angkanya. b. Pemberian nilai-nilai angka untuk tingkat-tingkat yang berlainan dari tiap faktor dilakukan secara sembarangan. c. Jumlah angka-angka maksimum yang diberikan untuk masing-masing dari beberapa faktor dilakukan secara sembarangan. d. Tidak ada suatu sistem angka yang dapat diterapkan untuk semua jenis jabatan dalam suatu organisasi. Universitas Sumatera Utara 4. Sistem Perbandingan Faktor Sistem perbandingan faktor merupakan suatu perbaikan dari pada sistem pengurutan karena perbandingan jabatan dengan jabatan dilakukan melalui faktor- faktor dari jabatan itu sedangkan dalam sistem pengurutan perbandingan jabatan dengan jabatan itu dilakukan dengan memandang jabatan-jabatan itu sebagai jabatan-jabatan keseluruhan. Langkah-langkah dalam sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Memilih faktor-faktor jabatan. 2. Memilih jabatan-jabatan utama. 3. Menentukan nilai-nilai dari pada jabatan-jabatan utama dengan tepat. 4. Menyusun jabatan-jabatan utama dibawah masing-masing faktor yang telah dipilih. 5. Membagi nilai dari masing-masing jabatan utama kepada faktor-faktor jabatan. 6. Menilai semua jabatan yang lain dengan menggunakan ukuran-ukuran atau skala-skala faktor. Keuntungan dari sistem perbandingan faktor ini adalah : a. Jabatan-jabatan yang tidak serupa dapat di nilai. b. Sistem ini adalah sistem yang sederhana dan fleksibel. c. Sistem perbandingan faktor adalah mnguntungkan karena nilai yang di pilih sama sekali tidak sembarangan, akan tetapi mencerminkan praktik upah dan gaji. Universitas Sumatera Utara d. Sistem perbandingan faktor menggunakan teknik perbandingan jabatan dengan jabatan yang merupakan suatu metode penilaian yang lebih cermat. e. Sistem perbandingan faktor tidak mengandung masalah-masalah yang berhubungan dengan arti kata dalam membuat ukuran-ukuran faktor karena bermacam-macam tingkat tidak dirumuskan. Kerugiannya adalah sebagai berikut : a. Sistem ini diakui sangat kompleks dan sulit menyusunnya. b. Sulit menjelaskan sistem ini kepada seseorang yang tidak mengenalnya. c. Biaya penyusunan ini adalah lebih mahal dibanding dengan sistem-sistem lainnya. d. Sistem ini didasarkan atas sejumlah faktor-faktor yang dianggap hanya faktor-faktor itu saja yang dimiliki oleh semua jabatan. e. Apabila faktor-faktor tidak di pilih dengan tepat, maka hasil penilaian tidak akan memuaskan.

3.6. Evaluasi Jabatan