Penyusunan data-data didalam uaraian jabatan sebagai berikut : -
Nama jabatan, menggambar identitas jabatan yang bersangkutan. -
Ringkasan jabatan, melukiskan fungsi dan tujuan jabatan secara jelas. -
Tugas yang dilaksanakan memuat uraian tugas-tugas dalam pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
- Pengawasan yang diberikan dan diterima, menjelaskan tentang nama-nama
jabatan yang berbeda langsung diatas dan dibawah jabatan ini, juga tingkat pengawasannya.
- Hubungan dengan jabatan lain, menetapkan hubungan secara vertikal dan
hubungan secara horizontal dalam prosedur-prosedur kerja. -
Kondisi kerja, menunjukkan keadan sekitar daerah kerja seperti panas, dingin, kering, berdebu, berminyak, eribut dan lain-lain.
- Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang digunakan, menguraikan
secara lengkap mengenai bahan-bahan, alat dan mesin yang digunakan. Uraian jabatan dapat berguna untuk menugaskan pegawai-pegawai kepada
jabatan-jabatan, dalam jabatan-jabatan mana uraian jabatan itu membantu meyakinkan orang-orang perseorangan mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka dan dapat dipergunakan sebagai checklist dalam menunjukkan pegawai- pegawai tentang bagaimana mengerjakaan pekerjaan yang telah diserahkan
3.4. Spesifikasi Jabatan Job Specification
Persyaratan jabatan diperoleh dari uraian jabatan yang menitikberatkan pada syarat-syarat mengenai orangnya yang diperlukan oleh jabatan. Persyaratan
Universitas Sumatera Utara
jabatan sesungguhnya merupakan persyaratan untuk orang-orang. Meskipun persyaratn jabatan tersebut dapat mengandung informasi lain yang berhubungan
dengan jabatan, seperti kondisi-kondisi kerja yang tidak lazim atau hubungan- hubungan kenaikan jabatan ke jabatan-jabatan yang lain tetapi data-data pertama
hanyalah digunakan untuk memberikan uraian dan untuk memudahkan pengertian tentang syarat-syarat pegawai.
Spesifikasi jabatan mengambil uraian jabatan dan menjawab pertanyaan. Sifat-sifat dan pengalaman manusia apakah yang harus ada agar pekerjan itu biasa
dikerjakan dengan baik. Spesifikasi tersebut menunjukkan orang macam apakah yang direkrut dan dalam kualitas apakah orang tersebut hendaknya diuji.
Spesifikasi jabatanpekerjaan biasa merupakan satu bagian terpisah pada uraian jabatan atau malah dokumen yang sama sekali terpisah,hal ini sering disajikan
pada bagian belakang dari uraian jabatan.
3
1. Spesifikasi untuk personil terlatih dan tidak terlatih
Spesifikasi jabatan dapat dibagi atas beberapa spesifikasi sebagai berikut :
Spesifikasi jabatan bagi karyawan yang terlatih relatif jelas.Sebagai contoh, andaikan seseorang ingin mengisi satu posisi untuk pemegang
buku bookkeeper atau konselor terlatih. Dalam kasus sepeti ini spesifikasi jabatan seseorang mungkin memfokus terutama pada ciri-ciri
seperti lamanya pelayanan jasa seblumnya, mutu atau pelatihan yang relevan., dan kinerja jabatan sebelumnya. Dengan demikian, biasanya
3
Manajemen Personalia,Penerbit BPFE,Yogyakarta,1983.
Universitas Sumatera Utara
tidak terlalu sulit menetapkan tuntutan manusiawi untuk menempatkan orang yang sudah terlatih pada suatu jabatan.
Namun masalahnya lebih rumit bila anda berusaha mengisi jabatan dengan orang yang tidak terlatih barangkali dengan maksud melatih mereka saat
bekerja. Disini perlu menspesifikasi mutu seperti ciri-ciri fisik, kepribadian, minat, atau keterampilan sensoris yang menyatakan secara
tidak langsung beberapa potensial untuk menjalankan jabatan atau memiliki kemamouan untuk dilatih pada jabatan tersebut.
2. Spesifikasi jabatan berdasarkan pada penilaian
Pendekatan penilaian didasarkan pada perkiraan terdidik dari orang-orang seperti penyelia dan manajer sumber daya manusia. Prosedur dasar disini
adalah menanyakan ; ‘’Apa yang diperlukan dilihat dari segi pendidikan, inteligensi, pelatihan dan semacamnya untuk menjalankan jabatan itu
dengan baik’’. Para analis jabatan dan penyuluh konselor kejuruan telah membuat
penilaian sehubungan dengan tuntutan manusiawi dari masing-masing jabatan. Setiap tuntutan atau ciri-ciri manusiawi ini telah dinilai dan
ditetapkan dalam huruf sebagai berikut : G inteligensi, V verballisan, N angka numeric, S spatial ruang, P persepsi, Q persepsi pegawai,
K koordinasi motor dan C penyebaran warna. Penilaian ini mencerminkan jumlah dari setiap cirri atau kemampuan yang dimiliki oleh
orang dengan tingkat kinerja berbeda yang sekarang ada atau berfungsi
Universitas Sumatera Utara
pada jabatan berdasarkan penilaian ahli. Masing-masing juga di nilai berdasarkan pada sejauh mana keterlibatan jabatan berhadapan dengan
data, orang dan barang. 3.
Spesifikasi jabatan berdasarkan pada analisis statistik Spesifikasi jabatan pada analisis statistik adalah pendekatan yang paling
defensif, tetapi juga lebih sulit. Pada dasarnya, tujuannya adalah untuk menetapkan secara statistic hubungan antara beberapa prediktor atau ciri-
ciri manusiawi seperti tinggi, inteligasi, atau kelincahan jari dan beberapa indikator atau kriteria dari evektifitas jabatan sepeti kinerja sebagaimana
dinilai oleh penyelia. Prosedur ini mempunyai lima langkah yaitu sebagai berikut :
1. Analisislah jabatan dan putuskanlah bagaimana mengukur kinerja jabatan.
2. Seleksilah ciri-ciri personal sepert kelincahan jari yang diyakini akan meramalkan kinerja yang berhasil.
3. Ujilah calon pengisi jabatan dalam ciri-ciri tersebut. 4. Ukurlah kinerja jabatan berikutnya dari para calon tersebut.
5. Analisalah secara statistik hubungan antara ciri manusiawi kelincahan jari dan kinerja jabatan.
Sasaran ini adalah menentukan apakah yang pertama ini meramalkan yang kedua. Dalam hal ini tuntutan manusiawi untuk mejalankan jabatan ini dapat
dipastikan secara statistik. Metode ini lebih defensif dari pada pendekatan penilaian, karena perundang-undangan hak yang sama melarang menggunakan
Universitas Sumatera Utara
ciri-ciri yang tidak dapat dibuktikan sebagai berbeda antara mereka yang berkinerja tinggi dan rendah dalam jabatan.
3.5. Sistem Penilaian Jabatan
