10 Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia
2011: 206 menyebutkan bahwa tujuan dari manajemen peserta didik adalah untuk mengatur kegiatan peserta didik agar kegiatan tersebut mampu menunjang
proses pembelajaran di lembaga pendidikan agar berjalan lancar dan teratur sehingga dapat memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan lembaga dan
tujuan pendidikan secara keseluruhan. Dengan demikian, manajemen peserta didik atau manajemen siswa harus dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya,
baik dalam lingkungan sekolah, maupun lembaga pendidikan meso dan makro.
B. Konsep Pendataan Siswa
Tidak dapat dipungkiri, untuk dapat mewujudkan manajemen siswa yang tepat sasaran tentu harus didukung dengan sejumlah data yang valid yang mampu
menggambarkan kondisi siswa secara akurat. Walaupun ruang lingkup manajemen siswa bukan hanya dalam bentuk pencatatan data siswa saja, tetapi
kegiatan pencatatan data siswa juga memegang peranan yang penting karena data siswa merupakan hal yang mendasari dan mampu mendukung atas kegiatan
lainnya di dalam proses manajemen siswa. Oleh karena itu, data siswa perlu diposisikan sebagai konsentrasi pendataan dalam manajemen siswa bahkan dalam
sistem pendidikan. Pencatatan data atau pendataan siswa perlu diperhatikan betul dalam pelaksanaannya, agar data yang diperoleh, dicatat dan diolah mampu
ditransformasikan menjadi informasi yang berguna bagi yang menggunakannya. Kegiatan pendataan siswa sendiri dilakukan mulai dari lingkungan sekolah
hingga lingkungan lembaga pendidikan di atasnya yaitu Dinas Pendidikan
11 KabupatenKota, Dinas Pendidikan Provinsi, bahkan hingga lingkungan
Departemen Pendidikan Nasional, yang tentu saja dilakukan dengan model pendataan yang berbeda pada masing-masing tingkatan lembaga, mengikuti
sistem yang ada. Sesuai dengan hakikat desentralisasi manajemen pendidikan yang berdasar pada penyelenggaraan otonomi pemerintahan daerah, pendataan
siswa di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional akan bersumber dari data hasil pendataan siswa di lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi atau Dinas
Pendidikan KabupatenKota, dan pendataan siswa di lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi atau Dinas Pendidikan KabupatenKota bersumber dari data
hasil pendataan siswa di lingkungan sekolah. Hal ini dikarenakan bahwa secara teknis operasional, eksistensi manajemen pendidikan tingkat atas akan tergantung
dari rekomendasi kebutuhan pada tingkat bawahnya secara berjenjang.
Gambar 1 Role Sharing Manajemen Pendidikan Nasional
Sumber: Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, 2011:33
Menurut kebijakan pendataan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Ditjen Dikdas terkait dengan data pokok pendidikan tahun 2012, tujuan dari
Satuan Pendidikan
Departemen Pendidikan
Nasional UPT
Pusat
Dinas Pendidikan
Provinsi Dinas
Pendidikan KabKota
UPT Dinas
SeksiBidang Bagian
Camat Cabang
Dinas
12 pendataan pendidikan tingkat sekolah adalah untuk memperoleh data secara
langsung yang cepat, akurat, valid, lengkap, dapat dipertanggungjawabkan dan termutakhir. Data dari sekolah tersebut akan digunakan oleh Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan serta Dinas Pendidikan Provinsi dan Dinas Pendidikan KabupatenKota untuk perencanaan dan evaluasi program pendidikan.
Dengan ketersediaan data yang mampu mendukung, proses perencanaan pendidikan hingga evaluasi program-program pendidikan nasional maupun di
lingkungan kelembagaan pendidikan di provinsi atau kabupatenkota dapat dilaksanakan dengan lebih terukur, tepat sasaran, efektif, dan efisien.
Jika berbicara mengenai sistem pendataan di lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi atau Dinas Pendidikan KabupatenKota, antara provinsi atau
kabupatenkota yang satu dengan yang lainnya memiliki sistem pendataan yang berbeda satu sama lain secara teknis operasionalnya, walupun secara proses
penyelenggaraannya hampir sama. Mungkin yang sedikit berbeda hanyalah terkait dengan substansi data yang diolah saja. Hal ini diperkuat oleh Tim Dosen
Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia 2011: 22-23 yang mengemukakan bahwa penyelenggaraan pendidikan pada tingkat kabupatenkota
tidak mutlak sama, baik dengan daerah lainnya yang sederajat maupun dengan daerah provinsi, dan luasnya kewenangan dalam manajemen penyelenggaraan
pendidikan akan tergantung kepada sistem politik dalam memberikan keluasan tersebut.
Pada umumnya, proses penyelenggaraan pendataan siswa pada masing- masing Dinas Pendidikan dilakukan pada masa awal tahun ajaran baru, karena
13 biasanya pada masa itulah terjadi pergerakan atau pergeseran siswa yang sangat
besar, yang ditandai dengan adanya aktivitas penerimaan siswa baru. Data pergerakan siswa menuju jenjang maupun tingkat pendidikan selanjutnya akan
direkam pada masa ini, melalui kegiatan pendataan siswa, dimana data ini akan digunakan oleh para manajer pendidikan sebagai data acuan untuk melakukan
manajemen siswa maupun kegiatan lainnya yang menggunakan data siswa di dalamnya, seperti untuk keperluan subsidi bagi siswa kurang mampu secara
ekonomi. Pendataan dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data siswa masing-masing sekolah yang ada di lingkungan kabupatenkota, dan kemudian
data-data yang diperoleh dari proses pengumpulan tersebut akan melalui proses perekapan di tingkat Dinas Pendidikan KabupatenKota menjadi laporan hasil
rekap data siswa tingkat kabupatenkota. Nantinya laporan hasil rekap data siswa tingkat kabupatenkota juga akan melalui proses pengumpulan sedemikian rupa
sesuai dengan role sharing manajemen pendidikan nasional dan dengan mengikuti sistem pemerintahan yang ada pada masing-masing daerah.
Walaupun berbeda pada tiap-tiap daerahnya, substansi data yang diolah dalam pendataan siswa di tingkat Dinas Pendidikan KabupatenKota biasanya
memuat dua hal pokok, yaitu data statistik penerimaan siswa baru dan data statistik jumlah seluruh siswa. Substansi ini tentu saja disesuaikan dengan
kebutuhan Dinas Pendidikan KabupatenKota pada masing-masing daerah. Sebagai contoh, pendataan siswa di lingkungan Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olahraga Kabupaten Bangka Barat, Kepulauan Bangka Belitung tahun 2015 memuat substansi sebagai berikut.
14
DATA PENERIMAAN SISWA BARU, JUMLAH SISWA DAN ROMBEL TAHUN PELAJARAN 20152016
Nama Sekolah : …………………. NPSN
: …………………. PENERIMAAN SISWA BARU PSB
Jumlah Rombel
Yang Mendaftar
Yang Diterima
Jenis Kelamin Total Siswa
L P
JUMLAH SELURUH SISWA
Kelas Jumlah Rombel
Jenis Kelamin Total Siswa
L P
I II
III IV
V VI
Total Kepala Sekolah,
………………….. NIP.
Gambar 2 Contoh Form Pendataan Siswa Disdikpora Kabupaten Bangka Barat tahun 2015
Baik secara proses maupun substansi, pendataan siswa diharapkan dapat dilakukan secara optimal untuk dapat menyediakan data maupun informasi yang
valid, akurat dan up to date. Guna mewujudkan pendataan siswa yang optimal, salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah membangun sistem pendataan yang
handal yang didukung dengan sistem informasi yang handal pula. Dengan demikian, proses perencanaan, proses pengambilan keputusan serta penetapan
15 berbagai kebijakan pembangunan di bidang pendidikan telah didasarkan pada data
yang mendukung.
C. Konsep Sistem, Informasi dan Manajemen
