24 yang efektif dan efisien, dimana seseorang yang tanggung jawab utamanya
melaksanakan proses manajemen disebut manajer Griffin, 2004: 8. Efisien berarti menggunakan sumber daya secara hemat dan bijaksana untuk menghindari
kemubaziran, atau biasa digambarkan sebagai “melakukan sesuatu secara benar”. Efektivitas berkaitan dengan pekerjaan yang tepat sehingga sasaran tercapai
dengan baik. Efektif digambarkan sebagai “melakukan sesauatu yang benar”.
Efisiensi Efektivitas
Gambar 5 Efisiensi dan Efektivitas Manajemen
a. Fungsi-fungsi manajerial
Fungsi diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang sangat berkaitan erat satu sama lain secara kolektif. Robbins dan Coulter 2007: 9-10 menyebutkan
bahwa melalui pendekatan fungsi, manajer menunjukkan aktivitas atau kewajiban yang jelas pada saat mereka secara efisien dan efektif
mengkoordinasikan pekerjaan orang lain, dan fungsi-fungsi manajerial dilakukan oleh para manajer untuk menghasilkan pencapaian tujuan yang telah dinyatakan
oleh organisasi.
Penggunaan sumber daya
K
emubaziran rendah
Penerapan sasaran
Pencapaian tinggi
Upaya manajemen: Kemubaziran sumber daya yang rendah efisiensi tingggi
Pencapaian sasaran yang tinggi efektivitas tinggi
25 Aneka ragam klasifikasi fungsi manajerial bermunculan akibat dari
perbedaan-perbedaan pemikiran para pelaksana manajemen tentang teori manajemen, termasuk tentang fungsi-fungsi manajerial. Namun sesungguhnya
fungsi-fungsi manajerial menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang membentuk proses keseluruhan manajemen, yang meliputi merencanakan planning,
mengorganisasi organizing, memimpin leading, dan mengendalikan controlling.
1 Merencanakan planning
Merencanakan berarti mengadakan visualisasi ke depan guna merumuskan dan menetapkan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh kelompok dan
strategi-strategi atas tindakan tersebut guna mencapai tujuan yang digariskan. Dalam merencanakan, kegiatan-kegiatan mendasar yang dilakukan yaitu mencari
dan menemukan fakta, melihat ke depan, menetapkan arah sasaran, menjabarkan kegiatan, membuat urutan prioritas untuk mencapai sasaran, memperhitungkan
kemungkinan-kemungkinan, serta membuat perkiraan waktu, energi dan bahan yang dibutuhkan untuk keperluan operasional.
Adapun manfaat dari kegiatan perencanaan diantaranya adalah: 1. Perencanaan memberi arah terhadap pencapaian tujuan organisasi,
2. Perencanaan dapat mengurangi kegiatan random dan rangkap, 3. Perencanaan membantu pemanfaatan sarana organisasi yang ada secara efektif
dan efisien, 4. Perencanaan dapat menunjukkan urgensi perubahan kebijakan untuk masa
yang akan datang,
26 5. Perencanaan menjadi standar yang digunakan dalam pengendalian.
2 Mengorganisasi organizing
Mengorganisasi adalah proses menentukan, mengelompokkan dan mengatur tugas, wewenang dan sumber daya diantara anggota organisasi,
sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Pengorganisasian melahirkan peranan kerja dalam struktur formal dan dirancang untuk memungkinkan manusia
bekerja sama secara efektif guna mencapai tujuan bersama. Hal ini sangat bersinggungan dengan empat komponen pengorganisasian yang terkenal dengan
istilah WERE Work, Employees, Relationship, Environment, yaitu Terry, 2012: 77-78:
1. Pekerjaan Work, pekerjaan yang harus dilaksanakan berasal dari sasaran- sasaran yang telah ditetapkan, kemudian dibagi ke dalam kelompok-kelompok
atas dasar spesialisasi dan distribusi pekerjaan, 2. Pegawai Employees, bahwa setiap orang ditugaskan untuk melaksanakan
bagian tertentu dari seluruh pekerjaan sehingga menghasilkan unit kerja pegawai organisasi,
3. Hubungan kerja Relationship, hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya, pegawai dengan pegawai lainnya, dan unit kerja antar pegawai
merupakan hal-hal yang peka, dimana apabila hubungan-hubungan tersebut terbina dengan baik maka akan tercipta keserasian dan kesatuan dalam
organisasi, 4. Lingkungan Environment, meliputi faktor-faktor sarana-sarana fisik, lokasi,
mesin, perabot kantor, tata ruang, dan sikap mental.
27
3 Memimpin leading
Memimpin adalah penggunaan pengaruh tanpa paksaan yang dilakukan dalam serangkaian proses mengarahkan, menyatukan, memberikan motivasi dan
inspirasi, serta memecahkan dan menyelesaikan konflik, dimana proses tersebut dilakukan agar anggota-anggota dari organisasi bekerja bersama demi
kepentingan organisasi ke arah pencapaian tujuan organisasi. Diantara fungsi- fungsi manajerial lainnya, fungsi memimpin dapat dikatakan merupakan fungsi
yang teramat penting dan sekaligus yang teramat sulit, karena memimpin sangat berkenaan dengan penggerakkan manusia, dimana manusia adalah makhluk yang
sangat unik dan rumit. Maka dari itu, memimpin perlu memperhatikan hal-hal mendasar berikut.
1. Manusia adalah makhluk yang mempunyai harkat dan martabat yang perlu dan harus diakui dan dihargai,
2. Manusia ingin diperlakukan secara manusiawi dalam bekerja, 3. Manusia akan sangat senang apabila diikutsertakan dalam proses
pemberdayaan menyangkut kehidupan pekerjaannya.
4 Mengendalikan controlling
Mengendalikan mencakup memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan yang direncanakan,
serta membuat koreksinya apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan. Tindakan koreksi pada proses pengendalian dimaksudkan agar penyimpangan-
penyimpangan yang tidak diinginkan dapat diperbaiki, supaya tujuan-tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik. Perbaikan dapat dilakukan dengan dua
28 cara, yaitu dengan mengubah rencana bahkan tujuannya atau dengan mengatur
kembali tugas-tugas dan mengubah wewenang. Tujuan dari pengendalian yaitu bahwa pengendalian mampu menyediakan berbagai cara bagi organisasi untuk
beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan yang terjadi, untuk membatasi akumulasi kesalahan, untuk mengatasi kompleksitas organisasi, dan
untuk meminimalkan biaya. Jika fungsi-fungsi manajerial sebagaimana telah disebutkan di atas,
dikaitkan dengan sumber-sumber daya organisasi dan tujuan organisasi, maka dapat diilustrasikan seperti pada Gambar 6 Sumber: Griffin, 2004: 8-9. Dapat
dilihat bahwa fungsi-fungsi manajerial planning, organizing, leading, controlling merupakan serangkaian fungsi terpadu yang secara sedemikian rupa
menggunakan sumber-sumber daya organisasi manusia, finansial, fisik, informasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Dalam hal
ini, manajer
terlibat dalam
aktivitas manajerial
untuk mengkombinasikan sumber daya manusia, finansial, fisik, dan informasi secara
efisien dan efektif untuk bekerja mencapai tujuan organisasi.
Gambar 6 Keterkaitan Sumber Daya, Fungsi Manajerial, dan Tujuan Organisasi
Resources:
Sumber daya manusia
Sumber daya finansial
Sumber daya fisik
Sumber daya informasi
Goals:
Efektivitas Efisiensi
Planning
Controlling Leading
Organizing
29
b. Peran manajerial
