85
2. Deskripsi Data Hasil Penelitian
Penerimaan siswa baru merupakan kegiatan yang berlangsung rutin setiap tahunnya pada suatu sekolah, yang mana pelaksanaan penerimaan siswa baru di
lingkungan Kabupaten Kulon Progo Tahun Ajaran 20142015 diatur dalam Peraturan Gubernur Daerah lstimewa Yogyakarta Nomor 21 Tahun 2012 tentang
Pedoman Penerimaan Peserta Didik Baru pada Taman Kanak-kanakRaudlatul Athfal dan SekolahMadrasah di Daerah lstimewa Yogyakarta, Peraturan Bupati
Kulon Progo Nomor 21 Tahun 2012 tentang Pedoman Penerimaan Peserta Didik Baru pada Satuan Pendidikan Taman Kanak-kanakRaudlatul Athfal dan
SekolahMadrasah di Kabupaten Kulon Progo, serta Peraturan Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo Nomor 082 Tahun 2014 Tanggal 9 Juni 2014
tentang Pedoman Pelaksanaan Penerimaan Peserta Didik Baru pada Satuan Pendidikan Taman Kanak-kanakRaudlatul Athfal dan SekolahMadrasah di
Kabupaten Kulon Progo. Saat ahkir proses penerimaan siswa baru, sekolah diharuskan melaporkan
data siswa di sekolah yang bersangkutan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo dalam bentuk format laporan yang sudah ditentukan terlampir pada
Lampiran 1, untuk selanjutnya dilakukan proses pendataan siswa dan direkap menjadi data siswa Kabupaten Kulon Progo terlampir pada Lampiran 2 dan
dilaporkan kepada Badan Perencanaan Daerah Bappeda Kabupaten Kulon Progo. Khusus untuk Sekolah Dasar SD, sebelum data masuk ke Dinas
Pendidikan Kabupaten Kulon Progo, data siswa terlebih dahulu dikumpulkan melalui UPTD. Hal ini dikarenakan jumlah SD di Kabupaten Kulon Progo yang
86 sangat banyak, yaitu sejumlah 371 sekolah. Berikut adalah data jumlah SDMI di
masing-masing kecamatan di Kabupaten Kulon Progo. Tabel 3. Data SDMI Kabupaten Kulon Progo Tahun 2014
No. Kecamatan
SD MI
Jml N
S N+S
N S
N+S 1
Temon 20
6 26
1 1
27 2
Wates 30
6 36
1 3
4 40
3 Panjatan
23 3
26 4
4 30
4 Galur
17 10
27 27
5 Lendah
23 6
29 3
3 32
6 Sentolo
24 7
31 3
3 34
7 Pengasih
32 3
35 1
1 36
8 Kokap
31 6
37 4
4 41
9 Girimulyo
18 2
20 1
1 21
10 Nanggulan 24
2 26
1 1
27 11 Kalibawang
15 7
22 2
2 24
12 Samigaluh 24
3 27
1 4
5 32
Jumlah 281
61 342
3 26
29 371
Kegiatan pendataan siswa sendiri dilakukan oleh unit kerja Datadik Sub Bagian Perencanaan Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo, dimana proses
pendataannya dilakukan secara manual dan dibantu dengan aplikasi Microsoft Excel dalam penginputan, pengolahan dan penyajian data. Model pendataan
seperti ini memiliki beberapa kekurangan, diantaranya tidak adanya jaminan keamanan data dikarenakan semua orang dapat mengakses tanpa permintaan kode
akses. Kurangnya personil Datadik serta data siswa yang banyak dan kompleks juga membuat proses pendataan membutuhkan waktu lama dengan besarnya
kemungkinan terjadinya kesalahan saat penginputan data dalam form aplikasi Microsoft Excel.
87 Dari berbagai permasalahan yang muncul, pada dasarnya masalah
utamanya terletak pada sistem pendataan siswa yang belum optimal. Hal ini disebabkan aplikasi yang digunakan dalam pendataan siswa pun belum optimal,
yaitu masih menggunakan program utility dari Microsoft Excel yang masih memiliki banyak kekurangan dan keterbatasan model pengolahan data, yang mana
secara keseluruhan dapat berpengaruh terhadap efektivitas dan efisiensi sistem pendataan siswa dan kinerja dari unit kerja Datadik maupun Dinas Pendidikan
Kabupaten Kulon Progo itu sendiri. Pendataan siswa merupakan kegiatan rutin setiap tahun yang perlu
penanganan serius terhadap permasalahan-permasalahan yang masih terjadi dalam proses pelaksanaannya. Keberadaan data siswa sangat erat kaitannya dengan
kegiatan perencanaan peserta didik, pembinaan peserta didik, serta proses manajemen pendidikan lain yang tidak hanya berorientasi pada manajemen
peserta didik tetapi juga proses manajemen yang membutuhkan data siswa di dalamnya. Secara lebih khusus, data siswa dari proses penerimaan siswa baru ini
berfungsi sebagai acuan data awal atas perubahan-perubahan data yang biasanya seringkali terjadi pada proses pendataan siswa tingkat lanjut.
Mengingat pentingnya keberadaan data siswa, proses pendataan siswa yang belum optimal dapat mengakibatkan penundaan perkembangan Dinas
Pendidikan Kabupaten Kulon Progo ataupun penurunan kualitas pelayanan dan manajemen Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo. Oleh karena itu,
diperlukan solusi untuk meningkatkan atau memperbaiki sistem pendataan siswa yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo.
88
B. Pembahasan
Berdasarkan analisis situasi yang telah dilakukan, keberadaan sistem pendataan siswa yang lebih optimal dinilai sangat diperlukan oleh unit kerja
Datadik. Mengingat keterbatasan yang ada pada program aplikasi Microsoft Excel, dipandang perlu adanya program aplikasi yang mampu mendukung proses
pendataan yang optimal, efektif dan efisien. Maka dari itu, setelah melalui koordinasi dan konsultasi dengan berbagai pihak terkait, dirancanglah sebuah
program aplikasi khusus untuk pendataan siswa yang dilengkapi dengan keluasan jaringan, pembagian hak akses, sistem pengolahan data yang optimal,
penyimpanan data yang terorganisir, kontrol data, proteksi data, serta antarmuka yang menarik. Penggunaan program aplikasi khusus seperti ini dapat
meminimalisir waktu dan tenaga, serta rendahnya tingkat akurasi data. Program aplikasi pendataan siswa yang dirancang adalah Sistem Informasi
Pendataan Siswa SIPENSIS yang merupakan program aplikasi berbasis web sebagai bentuk pemanfaatan jaringan internet. Pemanfaatan jaringan ini
dimaksudkan untuk memudahkan permintaan atau pengaksesan data oleh pihak- pihak berkepentingan yang terkoneksi dalam jaringan. Dalam bentuk antarmuka
SIPENSIS yang menarik, proses penginputan data akan menjadi lebih mudah dengan tingkat resiko kesalahan penginputan yang rendah. Data yang diinputkan
akan terklasifikasi dengan jelas, sehingga memudahkan pelacakan data dan memudahkan dalam proses pembuatan laporan yang berkenaan dengan klasifikasi
data tertentu. Selain itu, aplikasi SIPENSIS dilengkapi dengan pembagian hak akses dan penggunaan ID tertentu sebagai bentuk kontrol dan proteksi data.
Kategori