4.3.1.2.1 Order Kendaraan
Penjualan kendaraan merupakan ujung tombak perusahaan dalam memperoleh keuntungan. Untuk itu audit internal yang dilakukan dalam order
kendaraan harus sangat mendapat perhatian khusus guna menghindari terjadinya kecurangan, mengidentifikasi serta mengawasi kegiatan operasional perusahaan.
Langkah – langkah yang di lakukan untuk pengawasan dalam order kendaraan antara lain :
1. Memastikan ke Administrasi bahwa Surat Pemesanan Kendaraan SPK disimpan pada tempat yang aman dan tidak diletakkan di tempat yang
mudah diambil pihak lain 2. Memastikan terdapat register serah terima atas SPK yang berfungsi
sebagai media yang dapat digunakan untuk monitoring peredaran SPK dan melakukan pemeriksaan periodik misalnya : mingguan atas SPK, selain
itu terdapat pembatasan pemberian SPK kepada salesman berdasarkan levelnya S1S2S3
3. Memonitor dan memeriksa berita acara pemeriksaan SPK yang dilakukan oleh Administrasi Unit, dimana pemeriksaan dilakukan minimal 1 bulan
1x yang mencakup status SPK Outsanding dan bangko kosong pada bulan tersebut, diotorisasi dan dibandingkan dengan data Sales Order
Outstanding terhadap nilai uang yang diterima, lead time penyetoran salesman dan pembukuan yang dilakukan oleh kasir
4. Memastikan dilakukan pemeriksaan kelengkapan data dan otorisasi di SPK beserta kesesuaiannya dengan lampiran KTP, Purchese Order PO
pada saat akan buka Delivery Order DO 5. Memastikan dilakukan final check SPK batal dengan Tanda Terima
Pembelian Jaminan Sementara TTPJS kosong dengan cross batal jika terlewat oleh Administrasi dan memonitor status SPK batal pada sistem
6. Memeiksa pengembalian uang muka TTPJS sesuai dengan ketentuan. 7. Review mekanisme konfirmasi ke pihak pelanggan misalnya untuk
pembayaran TTPJS secara tunai via salesman dan SPK outstanding, validitas discount, cash back, dan optionalkaroseri
Risiko yang akan terjadi jika pengawasan internal tidak dilakukan dengan baik berupa :
1. SPK hilang 2. Penyalahgunaan uang dari pelanggan
3. Komplain atau dispute dengan pelanggan karena tidak sesuai kesepakatan pemesanan
4.3.1.2.2 Pembuatan Delivery Order DO Dan Proses STNK
Kategori