4.3.1.2.6 Penyeraahan Kendaraan
Kendaraan yang sudah selesai seluruh proses administrasinya harus segera di serahkan kepada pelanggan. Namun harus ada pengawasan intenal yang
dilakukan untuk mencegah risiko kerugian yang timbul. Beberapa pengawasan yang dpat dilakukan antara lain :
1. Memastikan penyerahan kendaraan dilakukan setelah syarat pembayaran terpenihi baik cash maupun leasing, sudah disetujui oleh Kepala
AdministrasiKepala Cabang dan dilakukan Final Check fisik oleh SecurityPre Delivery Inspection PDI
2. Memastikan AksesorisKaroseri sudah terpasang pada saat penyeraha kendaraan sesuai dengan SPK
3. Monitoring penerimaan kendaraan merupakan pemesan sesuai SPK, atau pihak lain yang dikuasakan didukung dengan bukti yang cukup Surat
Kuasa, Cap Perusahaan, Pernyataan yang menunjuk Person in Charge PIC penerima kendaraan disertai soecimen tanda tangan
4. Monitoring laporan stok unit dimana good issue harus segera dilakukan ketika kendaraan diserahkan ke pelanggan maksimal H+1 setelah Bukti
Serah Terima Kendaraan Baru BSTKB diterima Administrasi
Risiko yang terjadi jika fungsi pengawasan tidak dilakukan, antara lain : 1. Kehilangan unit
2. AR overduebad debt karena kendaraan dikirim sebelum kewajiban pelanggan terpenuhi
3. Penyerahan kendaraan yang tidak sesuai dengan kesepakatan dengan pelanggan
4. Kendaraan diterima pihak yang tidak berhak 5. Laporan status stok cabang tidak update sehingga tidak dapat
menunjukkan kondisi yang sebenarmnya
4.3.1.2.7 Pengelolaan Surat – Surat Kendaraan
Audit internal yang dapat dilakukan dalam pengelolaan surat – surat kendaraan pada Auto2000 Cabang Medan Amplas yaitu :
1. Kepala Administrasi menunjuk pihak independen selain PIC STNKBPKB untuk melakukan opname BPKB on hand dan monitoring
atas STNK in progres, BPKB in proses secara periodik, minimal tiap bulan, dan dibuatkan berita acara serta diotorisasi pejabat cabang
2. Memastikan terdapat pembatasan akses dan penimpanan fisik BPKB pada tempat yang aman
3. Memonitor BPKB yang ada di cabang dan memastikan agar administrasi segera menyerahkan kepada pelanggan terutama yang lebih dari 30 hari
4. Megotorisasi dokuman serah terima BPKB kepada pihak leasingpelanggan
5. Memastikan BPKB diserahkan kepada pemesan sesuai SPK, apabila tidak memungkinkan maka disertai surat kuasa
6. Memonitor pemilihan dan peforma dari vendor Biro Jasa, memastikan kerjasama telah dilengkapi kontrak dan implementasinya sesuai dengan
kontrak 7. Memastikan status proses pengurusan surat – surat kendaraan dari serah
terima dokumen ke pihak vendor hingga serah terima kepada pelanggan update sesuai dengan kondisi terkini status 6 hingga status 5
Risiko yang terjadi jika tidak dilaksanakan secara konsisten : 1. Tidak termonitornya proses pengurusan surat - surat yang berujung pada
komplain pelanggan 2. Fisik BPKB rusakhilang
4.3.1.3 Bengkel Service
Kategori