4.3.1.3.1 Penerimaa Servis Kendaraan
Penerimaan kendaraan yang akan melakukan servis memerlukan pengawasan agar sesuai dengan SOP yang berlaku. Adapun beberapa cara
pengawasan internal yang dapat dilakukan yaitu : 1. Memastikan bahwa petugas billing melakukan validasi untuk memastikan
bahwa Perintah Kerja Bengkel PKB telah ditandatangani oleh pelanggan, dokumen Surat Perintah Kerja SPK untuk pelanggan Asuransi atau
Perusahaan Kerja Sama PKS lengkap dan uang muka atas pekerjaan servis heavy rapair. Jika tidak disertai uang muka, maka wajib diotorisasi
kepala BengkelPejabat Cabang 2. Memonitor jumlah kendaraan yang keluar masuk bengkel secara periodik
misalnya : mingguan melalui review atas Register Security dan pemeriksaan Work In Proces WIP terutama untuk penerimaan servis
ketika hari piket 3. Apabila terdapat penerimaan perbaikan kendaraan dengan suku cadang
dibawa sendiri oleh pelanggan maka harus disertai dengan surat pernyataan dari pelanggan yang menyatakan status suku cadang yang
dibawa dan setuju atas konsekuensi garansi perbaikan tidak berlaku 4. Monitoring atas serah terima pekerjaan yang jelas antara vendor Body
Repair dan Cabang
Risiko yang terjadi apabila pengawasan internal tidak dilakukan :
1. Pekerjaan servis yang tidak disetujui dengan menandatangani PKB sehingga biaya perbaikan kendaraan tidak dibayar pelanggan
2. Kerugian karena biaya servis dan suku cadang tidak dibayar oleh pelanggan
3. Pekerjaan tanpa PKB 4. Dispute dengan pelanggan
4.3.1.3.2 Work In Proces WIP
Work In Proces WIP adalah keadaan dimana kendaraan masih dalam status pengerjaan perbaikanperawatan di bengkel. Audit internal yang dapat
dilakukan dalam pengawasan WIP bengkel yaitu : 1. Menunjuk kordinasi dengan Kepala Bengkel pihak independen untuk
melakukan pemeriksaan kendaraan servis WIP periodik, minimal satu bulan sekali dengan cara membandingkan catatan WIP ke fisik kendaraan
dan sebaliknya. Semua perbedaan yang terjadi harus disertai penjelasan yang memmadai. Hasil pemeriksaan harus didokumentasikan dan
diotorisasi oleh pejabat cabang 2. Berkoordinasi dengan Kepala Bengkel untuk monitoring dan review WIP
secara periodik misalnya : mingguan 3. Monitoring laporan pemeriksaan WIP dan tracking PKB agar tidak terjadi
penundaan billing 4. Mereview bersama Kepala Bengkel kecukupan asuransi untuk kendaraan
servis dan melakukan pemeriksaan jika diperlukan
Jika audit internal tidak di lakukan dengan baik dan konsisten, maka akan terjadi risiko sebagai berikut :
1. Pekerjaan servis yang tidak di billing 2. Revenue servis tertunda karena tidak segera dibilling
3. Kendaraan servis hilangrusak
4.3.1.3.3 Pengeluaran Kendaraan
Kategori