4. Memastikan dilakukan pemeriksaan kelengkapan data dan otorisasi di SPK beserta kesesuaiannya dengan lampiran KTP, Purchese Order PO
pada saat akan buka Delivery Order DO 5. Memastikan dilakukan final check SPK batal dengan Tanda Terima
Pembelian Jaminan Sementara TTPJS kosong dengan cross batal jika terlewat oleh Administrasi dan memonitor status SPK batal pada sistem
6. Memeiksa pengembalian uang muka TTPJS sesuai dengan ketentuan. 7. Review mekanisme konfirmasi ke pihak pelanggan misalnya untuk
pembayaran TTPJS secara tunai via salesman dan SPK outstanding, validitas discount, cash back, dan optionalkaroseri
Risiko yang akan terjadi jika pengawasan internal tidak dilakukan dengan baik berupa :
1. SPK hilang 2. Penyalahgunaan uang dari pelanggan
3. Komplain atau dispute dengan pelanggan karena tidak sesuai kesepakatan pemesanan
4.3.1.2.2 Pembuatan Delivery Order DO Dan Proses STNK
Dalam proses Delivery Order DO dan pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan STNK dillakukan, bagian administrasi serta sales harus melakukan
pengawasan internal agar tidak terjadi hal – hal yang dapat merugikan pihak – pihak yang bersangkutan, baik itu pihak perusahaan, pelanggan, ataupun pihak
lain yang memiliki kepentingan di dalamnya, internal kontrol yang dilakukan antara lain :
1. Memeriksa seluruh pemberian komisicash back melalui proses accured, direview kelayakannya oleh pejabat berwenang dan diotorisasi, serta
mekanisme pengeluarannya 2. Monitoring bulanan untuk validitas Sales Order SO atau SPK unit
Outstanding dan berkoordinasi dengan pihak marketing, jika tidak valid maka SPK harus dikembalikan ke administrasi unit untuk segera
dibatalkan dan diarsip 3. Monitoring pada saat pengajuan proses STNKBPKB setelah syarat
administrasi minimum uang muka terpenuhi 4. Memastikan tidak ada perbedaan antara item dan nilai di SPK vs DO.
Untuk penjualan leasing, nilai unit di DO = nilai Account Payable AP Leasing, apabila berbeda harus disertai penjelasan yang memadai
Jika pengawasan internal dalam proses DO dan STNK tidak dilakukan dengan semestinya, maka akan timbul risiko – risiko yang berakibat kerugian
materil maupun non-materil pihak – pihak yang berkaitan, yaitu : 1. Pengeluaran komisi kepada pihak yang tidak berhak
2. Loss order karena SO tidak termonitor 3. Batal DO menyebabkan rugi PPN dan menjadi kendaraan bekas
4. Penyalahgunaan order pelanggan
4.3.1.2.3 Aksesoris Dan Karoseri
Dalam pembelian kendaraan di Auto2000, pelanggan diberikan pilihan penambahan aksesoriskaroseri tentunya dengan syarat dan ketentuan yang
berlaku. Maka diperlukan pengawasan internal agar tidak ada pihak yang dirugikan baik pihal vendor, pelanggan, maupun Auto2000 itu sendiri. Berikut
langkah – langkah pengawasan internal yang di lakukan : 1. Memastikan terdapat pemisahaan fungsi antara petugas yang membuat
Order Pembelian Optional OPO, melakukan pengecekan fisik fungsi PDI, dan membuat Bukti Pencatatan Hutang BPH atas tagihan OPO
minimal fungsi pengecekan fisik dipisahkan 2. Memastikan proses pemasangan AksesorisKaroseri berdasarkan ketentuan
yang berlaku, yakni menggunakan OPO dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang
3. Monitoring proses pemasangan AksesorisKaroseri berdasarkan order yang valid dari pelanggan yakni dilengkapi dengan dokumensurat
pesanan yang ditulis dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang 4.
Memastikan bahwa unit tidak dikirim ke karoseri sebelum Account Receipavable AR lunas kecuali ada dokumen pendukung yang valid
5. AksesorisKaroseri diserahkan kepada pemesan yang tercantum di dalam surat pesanan
Beberapa risiko yang terjadi jika pengawasan internal tidak dilakukan secara semestinya :
1. Adanya order fiktif 2. Penyerahan aksesoriskaroseri ke pihak yang tidak tepat
3. AR Bad Debt
4.3.1.2.4 Billing Dan Monitoring Piutang Account Receivable
