5. Memastikan seluruh penerimaan oleh kasir dan penagihan oleh administrasi kepada pihak pelanggan menggunakan kuitansi pre-numbered
cetakan sistem
Risiko – risiko yang terjadi jika aktifitas audit internal dalam Kuitansi unit diatas tidak dilaksanaan dengan baik, yaitu :
1. Kehilangan dan penyalahgunaan kuitansi 2. Terdapat penyalahgunaan atas penerimaan yang tidak terdeteksi sejak dini
4.3.1.1.5 Reklass Titipan Pelanggan
Beberapa hal yang harus dilakukan audit internal dalam reklas titipan pelanggan guna mencegah, mendeteksi serta mengawasi terjadinya penyimpangan
dalam perusahaan, yaitu : 1. Melakukan reveiw dan menandatangani report reklass langsung uang
jaminan pelanggan atau Customer Guarante CG unknown secara harian atau mingguan tergantung loading transaksinya
2. Memonitoring dasar reklas titipan pelanggan terutama pelanggan beda nama harus disertai bukti pendukung yang memadai
3. Untuk reklass manual melalui Bukti Pencatatan Hutang BPH harus dipastikan bahwa proses inout nya dilakukan pada hari yang sama
4. Monitoring atas saldo titipan pelanggan Customer Guarantee outstanding dan bersaldo debet untuk semua akun Unit, Service, Part,
Others, BBN
Jika aktifitas pengawasan di atas tidak di laksanakan dengan baik, maka terjadi risiko yang tenntunya akan merugikan perusahaan, yaitu :
1. Terjadinya salah Reklass 2. Menukar pembayaran antar-pelanggan
3. Penyalahgunaan uang titipan pelanggan
4.3.1.1.6 Pembayaran Pihak LuarVendor
Dalam proses pembayaran pihak luarvendor, sangat rawan terjadinya penyelewengan dana, untuk itu sangat di perlukan pengawasan internal yang ketat
dan menyeluruh. Berikut ini pengawasan internal yang dilakukan untuk mengawasi terjadinya penyalahgunaan, yaitu :
1. Memastikan pemakaian Bon Sementara form pre-numbered cetakan Head Office HO, digunakan sesuai dengan ketentuan dan lead time
penyelesaian tapat waktu 2. Memonitor alasan penggunaan dan penyelesaian Uang Muka Advance
Payment agar sesuai ketentuan, mengacu pada kebijakan HO 3. Memastikan bahwa terdapat pemisahan fungsi dimana yang park dan post
BPH, tidak dilakukan oleh kasir atau orang yang sama yang melakukan pengeluaran uang
4. Memastikan bahwa BPH telah dilampirkan dokumen pendukung yang asli dan lengkap sebelum diotorisasi
5. Melakukan follow up atas monitoring dan review periodik misalnya : mingguan atas tren General Ledger GL Opex dan GL Other Income.
Terutama apabila ditemukan adanya peningkatan signifikan 6. Review PO – GRIR – AP Outstanding
7. Kerjasama dengan semua pihak ke-3 dilengkapi dengan dokumen Perusahaan Kerja Sama PKS yang valid dan diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang
Beberapa risiko yang terjadi jika pengawasan internal tidak dilaksanakan dengan baik dan menyeluruh :
1. Bon sementara hilang dan penggunaan tanpa otorisasi 2. Penyalahgunaan uang muka
3. Double bayar atau pembayaran bukan ke vendor yang bersangkutan 4. Nominal pembayaran yang tidak seharusnya akibat adanya nominal
penagihan fiktif dari pihak vendor 5. Disputewan prestasi
4.3.1.1.7 Pengelolaan Aset Asset Management
