106
Manajemen Perkantoran Modern
Resolusi seyogyanya dibuat untuk memberikan apresiasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan
rapat.
107
BAB VII TATACARA PEMBUATAN LAPORAN
A. Pengertian, Peranan, Syarat dan Macam Laporan
Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris report berasal dari bahasa Latin portare yang berarti membawa atau mengangkut.
Awalan prefix re berarti kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah
itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk
memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan
yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan
mengikuti bahasa dengan kritis. Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan
komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh
pengertian khusus sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi.
Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta
108
Manajemen Perkantoran Modern
tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada pelapor. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan
yang berisi hasil pengolahan data-informasi. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oleh pimpinan organisasi.
Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke
pihak lain,
disebut juga
sebagai administrative
communication komunikasi administrasi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan
administrasi tersebut. Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan
bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah
diselidiki. Berdasarkan pengerti an ini, suatu laporan berkaitan dengan
suatu penyelidikan,
penglihatan, pengamatan,
pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh datainformasi yang relevan. Selanjutnya, data
informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh
karena laporan
berisi informasi
yang dapat
dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
109 tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau
lebih dari beberapa tujuan berikut: a.
Mengatasi masalah; b.
Mengambil keputusan; c.
Mengetahui perkembangankemajuan; d.
Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan; e.
Menemukan teknik-teknik baru. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan
laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah
mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya
adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu,
barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya.
Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut.
B. Peranan Laporan
