Latihan Rangkuman MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN12

18 Manajemen Perkantoran Modern Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Tugas-tugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisasi, maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Sebagai contoh, tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan DLLAJ. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain, tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya, untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian, keuangan, material, datainformasi, dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 19 dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan, hubungan masyarakat, penanganan masalah-masalah hukum, organisasi dan tata laksana ORTALA atau organisasi dan metoda O M.

C. Latihan

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tugas pokok substantif dan tugas penunjang fasilitatif dalam organisasi? 2. Jelaskan pengertian kantor. 3. Jelaskan pengertian perkantoran modern 4. Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern 5. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur- unsur apa yang terdapat dalam organisasi 6. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi 7. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern

D. Rangkuman

Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif, dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan 20 Manajemen Perkantoran Modern organisasi, maka kegiatan pokok organi sasi yang satu berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. Akan tetapi kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan datainformasi. Kegiatan penanganan datainformasi disebut kegiatan perkantoran. Pengertian Manajemen Perkantoran beraneka ragam. Namun pengertian apapun yang diberikan, pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Secara Substansional jelas yang di-“manage“ adalah seluruh unsur perkantoran, temasuk keuangan, sistem, prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. Pengertian perkantoran modern dapat ditengahi adanya bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebelair yang tepat, para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor Modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan manusiawi. 21 BAB III PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTOR

A. Data dan Informasi