94
Manajemen Perkantoran Modern
DAFTAR ACARA RAPAT
HariTanggal : …………………………………….
Waktu:Pukul : ………s.d. jam. …………………..
No. Jam
Acara Pimpinan
Rapat Ket.
1. 09-00 – 09-
10 Pembukaan
Bapak Akhmad
Map I 2.
09.10 -
10.30 Pembahasan
Bahan I Bapak
Akhmad 3.
10.30 –
11.00 Istirahat
Ruang makan
4. 11.00
– 13.00
Pembahasan Bahan II
Bapak Binsar Map II
5. 13.00
– 14.00
Makan siang
Sholat Ruang
Makan 6.
14.00 –
15.30 Diskusi Kelompok
Ditentukan kemudian
P.M Ruang A
B 7.
15.30 –
15.45 Istirahat
Ruang makan
8. 15.45
– 17.00
Sidang Pleno Bapak
Akhmad 9.
17.00 Selesai
Daftar Acara ini hanya bersifat sementara
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
95
4. Membuat Undangan
Apabila pertemuan yang diselenggarakan pada waktu tertentu secara berkala, maka Anda dapat membuat suatu daftar nama
dan alamat dari pada anggota pertemuan dimaksud. Untuk memudahkan Anda dalam penyusunannya, maka Anda dapat
membuat pada sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada kartu sebesar kartu nama untuk setiap nama anggota. Cara
pengetikan nama dan alamat pada amplop. Kartu-kartu disusun menurut sistem abjad, atau nama sistem geographic, atau
menurut kelompok, atau menurut tim, atau menurut urutan yang lain.
Dari daftar nama inilah Anda akan dengan mudah merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat untuk dikirimkan
pada waktunya. Waktu pengiriman ini hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan pertemuan sehingga
memungkinkan seseorang untuk lupa, tetapi Anda harus cukup memperkirakan waktu agar para anggota mempunyai
cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan
yang dimaksud.
Selanjutnya Anda
harus memperkirakan
waktu untuk
mencetak undangan,
memprosesnya, sampai dengan pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor undangan dapat dikirim satu hari sebelum
penyelenggaraan rapat, akan tetapi untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para anggota yang datang dari luar kota
undangan harus dikirim satu atau dua minggu sebelumnya.
96
Manajemen Perkantoran Modern
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga
mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud.
Bahan-bahan itu dapat berupa:
•
Acara atau agenda rapat pada waktu itu;
•
Hasil rapat yang lalu;
•
Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas;
•
Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
akan merupakan bahan referensi;
•
Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan
akan merupakan bahan referensi;
•
Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masing-masing anggota pada waktu rapat dimulai. Dan
untuk ini Anda harus mempersiapkannya jauh-jauh hari sebelum penyelenggaraan rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan rapat
