26
Manajemen Perkantoran Modern
perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam
melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih
dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan
bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya
instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
5. Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman
yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.
C. Peranan Administrasi Perkantoran
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi administrasi. Hal ini
seperti yang diungkapkan Peterson dalam buku “Modern Office Management“ ia menyebutkan bahwa:
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
27 “Every job in organization to day has some office or paper work
aspect. In most jobs, these aspects are only incidental to the activity of chief concern, which may be production, sales,
finance purchasing, personnel, engineering, or one of many others“. Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini
mempunyai segi-segi pekerjaan yang memerlukan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan. Hal ini hanyalah akibat dari aktifitas
pokok yang berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan
lainnya. Jadi pada pelaksanaan setiap pekerjaan operasional apapun
dalam suatu
organisasi manapun
tentu dilaksanakan
administrasi. Dalam garis besarnya administrasi ketatausahaan ini
mempunyai 3 tiga peranan pokok sebagai berikut: 1.
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operasional untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi;
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat;
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai
suatu keseluruhan. Sedangkan ciri utama administrasi adalah:
1. Bersifat pelayanan;
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi;
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
28
Manajemen Perkantoran Modern
Yang dimaksud ciri pertama adalah bahwa kegiatan perkantoran tersebut memberikan pelayanan untuk memudahkan pekerjaan
agar berjalan secara lebih efektif, sedangkan yang dimaksud ciri kedua adalah bahwa kegiatan administrasi itu diperlukan dan
dilaksanakan dimana-mana dalam seluruh organisasi dan pada ciri ketiga mempunyai pengertian bahwa administrasi tidak
dapat berjalan sendiri. Ada juga beberapa ciri khusus didalam pelaksanaan administrasi
perkantoran yang diungkapkan oleh Litlefild dan Rachel yaitu,
”Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental maka lebih banyak tugas yang susah diukur, perubahan variasicorak yang
lebih besar dalam pekerjaan; banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak memiliki ukuran yang
baku, dan ketidakteraturan mengenai arus kerja”.
D. Latihan
