22
Manajemen Perkantoran Modern
inferred fakta-faktafigur bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik.
2. Informasi
Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future
state or event. Sementara itu, Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that
is meaningful to the recipient and is of real or perceved value in current or prospective decisions informasi adalah
data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyaimemiliki nilai nyata
dalam keputusan, baik sekarang saat ini maupun yang akan datang.
Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or
intelligence informasi
adalah pengumpulan
atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan
kepandaian. Sementara itu, George R. Terry 1962 menyatakan bahwa information is meaningful data that
conveys usable knowledge informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang
bermanfaat. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan
bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan. Jadi, data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Jika tidak, maka tetap menjadi data.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
23 Berguna tidaknya informasi tergantung pada:
a. Tujuan penerima;
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data;
c. Waktu;
d. Ruang dan tempat;
e. Bentuk efektifitas, hubungan yang diperlukan,
kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen;
f. Semantik; yaitu hubungnan antara kata dan arti yang
diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan tujuan, sudah tepat sasaran.
3. Hubungan Data dengan Informasi
Data hanya
akan menjadi
informasi apabila
ia mempengaruhi
perilaku seseorang,
dalam arti
menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu, yaitu untuk
mengambil keputusan. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang
disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah
temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi
informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi
sebagai data yang telah diolah. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama, ada selang waktu antara
24
Manajemen Perkantoran Modern
pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu, dan kedua, dengan efek terhadap perilaku seseorang.
Perilaku yang bagaimana yang terpengaruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah
perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam kaitan ini, terdapat selang waktu, di mana the earliest data are yes-
terdays, the earliest decision is todays, and the earliest outcome is tomorrows’. Jelas bahwa keadaan yang
demikian, data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete tidak lengkap, baik waktu
maupun isinya. Sedang waktu time lag karena data berasal dari waktu yang lalu dan masa berlakunya kemudian;
sedang isinya, yakni bahan bakubahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul,
tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi, maka informasi tidak pernah dan tidak akan
pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. Seorang pengambil
keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di
hadapannya, tetapi
juga adalah
intuisi, feeling,
pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan, keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar,
bahkan biasanya hal itu sangat dominan. Contohnya: dokter, pengemudi, manajer, bahkan para
menteri sekalipun.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
25
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
Kategori