104
Manajemen Perkantoran Modern
E. Resolusi
Sering kali
suatu organisasi
menginginkan untuk
menyampaikan ucapan terima kasih atas terselenggaranya rapat dengan baik, misalnya atas sambutan tuan rumah yang
ramah, atas partisipasi para peserta, atas keputusan- keputusan yang telah diambil, dan lain-lain. Ucapan ini
ditujukan kepada
seseorang maupun
kepada suatu
organisasi, umpamanya kepada gubernur, atau kepada panitia penyelenggara, atau yang lain. Resolusi semacam
ini dapat disiapkan terlebih dahulu oleh ketua dengan bantuan Anda, atau ketua dapat menunjuk beberapa
anggota untuk menyusunnya. Pada akhir rapat Anda bertanggung jawab mengetiknya dalam bentuk yang bersih
dan rapi, kemudian dibagikan kepada para peserta bersama- sama dengan laporan hasil rapat.
F. Latihan
1. Mengapa rapat itu penting dalam suatu organisasi?
2. Berikan pengertian apa yang disebut dengan rapat?
3. Jelaskan dengan singkat penyelenggaraan rapat kecil yang
bersifat tidak resmi 4.
Langkah-langkah apa saja yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat yang bersifat resmi? Sebutkan dan
jelaskan secara singkat. 5.
Tugas apa saja yang harus dilaksanakan pada waktu sebelum, pada waktu dan sesudah rapat? Jelaskan secara
singkat
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
105
6. Mengapa resolusi sebuah rapat penting? Berikan alasan
Anda
G. Rangkuman
Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan- kumpulan orang-orang dalam suatu organisasi terutama
untuk membahas, merundingkan atau memutuskan persoalan- persoalan
atau masalah-masalah
yang menyangkut
kepentingan bersama. Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak
resmi, dan rapat yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat resmi, hal-hal yang perlu dilakukan ialah
mempersiapkan ruangan, mempersiap kan rapat antara lain membuat daftar acara, membuat undangan, mempersiapkan
bahan rapat, mempersiap kan peralatan rapat, membuat catatan rapat, mengirimkan catatan rapat, dan melakukan
pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut. Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan
perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat telah siap sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat
sudah memenuhi quorum, maka dilaporkan kepada
pimpinan. Selanjutnya membuat catatan jalannya rapat, melakukan tindak lanjut, dan akhirnya membenahi segala
sesuatunya yang berkenaan rapat.
106
Manajemen Perkantoran Modern
Resolusi seyogyanya dibuat untuk memberikan apresiasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan
rapat.
107
BAB VII TATACARA PEMBUATAN LAPORAN
A. Pengertian, Peranan, Syarat dan Macam Laporan
Kategori