48
Manajemen Perkantoran Modern
nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan.
Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua
syarat dengan baik. ”Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya
terima dengan baik. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak
saya pesan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Laporan Hasil penelitian itu tertukar.
Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera
mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil”.
Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam paragraf ini
terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman, yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil
penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang
memperterang kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat-
kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar kalimat.
Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf, sebagai berikut:
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
49 ”Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya
terima dengan baik. Namun, di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya,
hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Mungkin Laporan Hasil penelitian itu tertukar
ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan Hasil Laporan Penelitian yang tidak saya
butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian
Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil”.
I. Latihan
Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. 1.
Berikan batasan korespondensi dan surat 2.
Apa saja tujuan umum surat? 3.
Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas 4.
Uraikan surat-surat yang baik 5.
Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat 6.
Uraikan langkah-Iangkah teknis penuisan surat 7.
Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain
J. Rangkuman
Dalam kehidupan dan pergaudan sehari-hari, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan
maupun secara tertulis. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadap-hadapan
dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut
50
Manajemen Perkantoran Modern
korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah
mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu, penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik
penulisan, maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format,
style, gaya. Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu
full block, modified block, semi block, simplified, idented dan hanging paragraph.
Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar baik dalam menyusun kalimat, paragraf dan
penggunaan tanda-tanda baca.
51
BAB V TEKNIK MENGARSIP SURAT
FILING
A. Definisi
Filing
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah
dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat
penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filing dapat
dianggap sebagai pusat ingatan dari suatu organisasi. Orang biasanya tidak mungkin selalu dapat mengingat-ingat
segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filing merupakan bagian yang sangat penting. Dengan alasan itulah filing harus
diatur dengan baik dalam suatu organisasi. Cukup banyak sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip
dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efisien dan efektif. Untuk itu sifat-sifat yang
harus dimiliki adalah: kejujuran, ketelitian, kerapihan, serta menguasai bidangnya.
Filing merupakan dasar pengetahuan yang harus dimiliki setiap pegawai kantor, karena tidak ada satu organisasipun yang tidak
akan terlibat dalam filing. Dia harus menyimpan segala catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta
mengumpulkan atau
menyatukan semua
catatan yang
mempunyai kaitan satu dengan yang lain, menjadi suatu riwayat yang lengkap.
52
Manajemen Perkantoran Modern
B. Arsip
