30
Manajemen Perkantoran Modern
komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam, salah satunya
adalah surat. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi.
Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat.
A. Pengertian Korespondensi dan Surat
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat.
Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu
pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-
cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin 1996: 2
memberi batasan: surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, orang,
instansi, atau organisasi kepada pihak lain orang, instansi, atau organisasi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
31 instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat
dinas atau surat resmi. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai,
misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang
lain atau pihak lain. Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk
tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Rumusan-rumusan lain mengenai
pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja
menguntungkan bagi
siapapun yang
mendalami korespondensi, karena masing masing pengertian itu akan saling
melengkapi. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan
datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses paperless.
Istilah paperless di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
B. Tujuan Umum Surat
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya
dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim, selanjutnya
diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehen daki. Dengan kata lain, tujuan umum
setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap
32
Manajemen Perkantoran Modern
reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.
C. Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya;
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan; 3.
Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi;
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih,
terutama surat-surat perjanjian; 5.
Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-
surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif.
D. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat- syarat surat yang baik. Apalagi bila Anda menulis surat dinas.
Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
33 surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat
teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya,
surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat
yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan
unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.
Bahasa surat dikatakan padat jika Iangsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa
berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak
menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri
formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragam an pola bentuk.
E. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat
