72
Manajemen Perkantoran Modern
E. Peralatan Filing
Sebelum mem-file arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih dahulu peralatannnya, yaitu:
1. Filing Cabinet Almari Arsip
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip. Dinamakan demikian karena cabinet ini
dibuat untuk menyimpan fileberkas dengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya
terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada
filing cabinet biasanya tersusun empat laci, yang masing- masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar
kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. Tetapi, karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci
tersebut kecuali terdiri atas kertas-kertas arsipnya sendiri, juga folder-folder dan guide-guide, yang diatur tidak ketat
padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam laci ini
tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan
dari laci memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering, sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi
sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Di dalam filing cabinet, arsipberkas ditempatkan secara berdiri
tegak lurus atau disebut juga vertical filing, bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita
temui di kantor-kantor. Susunan arsipberkas yang
menumpuk secara horizontal disebut horizontal filing.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
73 Susunan arsip berkas yang menyamping dinamakan lateral
filing. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang
gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut
digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Lihat gambar di bawah ini.
74
Manajemen Perkantoran Modern
B A
2. Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide sebagi berikut:
Guide Guide
mempunyai bagian yang menonjol di atas lihat A pada gambar, yang disebut dengan tab. Tab gunanya untuk
menempatkan atau rnencantumkan headingtitleatau kode. Badan B adalah badan guide itu sendiri.
Kedudukan tab
bermacam-macam sesuai
dengan keperluannya. Tab kedudukan ke-1 berada di ujung paling
depan lihat dari depan seperti gambar di bawah. Tab ke-2 berada lebih ke kanan, tab ke-3 lebih ke kanan lagi, tab ke-4
makin ke kanan, dan tab ke-5 dan ke-6 dan seterusnya makin ke kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam gambar
dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Untuk memudahkan pembicaraan Selanjutnya, guide yang
mempunyai tab kedudukan ke-1 disebut guide pertama, guide ke-2, dan seterusnya guide ke-3, ke-4 dan ke-5. Tentu
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
75 saja makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin kecil.
Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor, atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang
kuat tetapi halus. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari plastik. Setiap
ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar tidak melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli,
kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide.
Susunan Guide
3. Folder
Kategori