20
Manajemen Perkantoran Modern
organisasi, maka kegiatan pokok organi sasi yang satu berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang
kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. Akan tetapi kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun
dapat dikatakan seragam. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan
datainformasi. Kegiatan penanganan datainformasi disebut kegiatan perkantoran.
Pengertian Manajemen Perkantoran beraneka ragam. Namun pengertian apapun yang diberikan, pengertian manajemen
perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan serta pengawasan
dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Secara Substansional jelas yang di-“manage“ adalah seluruh unsur perkantoran,
temasuk keuangan, sistem, prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan.
Pengertian perkantoran modern dapat ditengahi adanya bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebelair yang tepat, para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor Modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan
tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan manusiawi.
21
BAB III PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTOR
A. Data dan Informasi
Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II, Selanjutnya
dalam Bab III Anda akan mempelajari kantor sebagai pusat informasi. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang
berhubungan, yaitu data dan informasi, sebagai berikut:
1. Data
The Liang Gie 1976 menyatakan bahwa data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung
suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan,
pembuatan kesimpulan
atau penetapan
keputusan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah diubah menjadi informasi. Sementara itu Gordon
1985 mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols
which represents quantities. actions, things, etc data adalah bahan mentahbahan baku informasi, yakni
sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, sesuatu, dan sebagainya.
Bentuknya adalah huruf, angka simbollambang-lambang khusus dan sebagainya.
Dalam Websters New World Dictionary, dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be
22
Manajemen Perkantoran Modern
inferred fakta-faktafigur bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik.
2. Informasi
Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future
state or event. Sementara itu, Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that
is meaningful to the recipient and is of real or perceved value in current or prospective decisions informasi adalah
data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyaimemiliki nilai nyata
dalam keputusan, baik sekarang saat ini maupun yang akan datang.
Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or
intelligence informasi
adalah pengumpulan
atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan
kepandaian. Sementara itu, George R. Terry 1962 menyatakan bahwa information is meaningful data that
conveys usable knowledge informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang
bermanfaat. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan
bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan. Jadi, data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Jika tidak, maka tetap menjadi data.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
23 Berguna tidaknya informasi tergantung pada:
a. Tujuan penerima;
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data;
c. Waktu;
d. Ruang dan tempat;
e. Bentuk efektifitas, hubungan yang diperlukan,
kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen;
f. Semantik; yaitu hubungnan antara kata dan arti yang
diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan tujuan, sudah tepat sasaran.
3. Hubungan Data dengan Informasi
