30
Manajemen Perkantoran Modern
komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam, salah satunya
adalah surat. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi.
Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat.
A. Pengertian Korespondensi dan Surat
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat.
Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu
pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-
cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin 1996: 2
memberi batasan: surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, orang,
instansi, atau organisasi kepada pihak lain orang, instansi, atau organisasi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
31 instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat
dinas atau surat resmi. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai,
misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang
lain atau pihak lain. Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk
tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Rumusan-rumusan lain mengenai
pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja
menguntungkan bagi
siapapun yang
mendalami korespondensi, karena masing masing pengertian itu akan saling
melengkapi. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan
datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses paperless.
Istilah paperless di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
B. Tujuan Umum Surat
