96
Manajemen Perkantoran Modern
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga
mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud.
Bahan-bahan itu dapat berupa:
•
Acara atau agenda rapat pada waktu itu;
•
Hasil rapat yang lalu;
•
Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas;
•
Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
akan merupakan bahan referensi;
•
Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan
akan merupakan bahan referensi;
•
Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masing-masing anggota pada waktu rapat dimulai. Dan
untuk ini Anda harus mempersiapkannya jauh-jauh hari sebelum penyelenggaraan rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis.
Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya
diperlukan dalam hal ini adalah:
•
Papan tulis dengan kapur atau spidol sebagai alat
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
97 penulis;
•
Flip-chart untuk menggantungkan kertas-kertas manila ataudan kertas Koran dengan spidol sebagai alat tulisnya.
•
Kertas-kertas manila danatau kertas Koran untuk digantungkan pada flip chart;
•
Overhead projector atau slide projector dengan layarnya untuk menayangkan gambar-gambar atau
tulisan, beserta alat penunjuknya;
•
Kertas-kertas yang diperlukan oleh para peserta rapat untuk mencatat hal-hal yang perlu, juga block note
dan pensilnya;
•
Tape recorder untuk merekam jalannya rapat, jika perlu.
•
Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya,
gunting, cutter, peruncing pinsil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah
dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.
7. Membuat Catatan
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka Anda bertanggung jawab untuk membuat catatan yang diperlukan
dan dikehendaki oleh rapat adalah banyak tergantung dari kehendak ketuanya. Mungkin Ketua menghendaki
bentuk verbatim, yaitu mencatat semua yang dikatakan di dalam pertemuan itu. Dapat juga Ketua menghendaki
pokok-pokok yang dibahas dalam rapat. Bentuk apapun
98
Manajemen Perkantoran Modern
juga yang dikehendaki oleh Ketua dalam pembuatan catatan rapat, yang pada akhirnya nanti catatan ini akan
dimintakan tanggapan, koreksi-koreksi serta persetujuan dari ketua rapat.
Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
•
Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat untuk sesuatu maksud tertentu, yang dapat ditunjukkan
dengan menyebutkan nama kelompok, atau tim, atau unit suatu organisasi;
•
Tanggal, waktu, dan tempat;
•
Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu tertentu yang keberapa;
•
Nama-nama para peserta rapat;
•
Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat. Adalah suatu kemungkinan bahwa yang membuat catatan
rapat bukan Sekretaris Pimpinan, akan tetapi seseorang lainnya yang memang khusus ditugaskan untuk
pengambilan catatan jalannya seluruh rapat. Meskipun demikian Anda tentu tidak dapat terlepas dari tugas-
tugasnya untuk ikut bertanggung jawab selama rapat berjalan, umpamanya dalam hal ikut mengetik laporan
hasil rapat, sebagainya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
99
8. Mengirimkan Hasil Rapat
Kategori