82
Manajemen Perkantoran Modern
1. Dasar Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan inaktif, biasanya setelah suatu periode tertentu, misalnya 1
satu tahun, di mana arsip sudahjarang sekali digunakan. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan aktif atau
inaktif tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip
JRA. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat
untuk menyimpan arsip Unit Arsip
2. Cara Pemindahan
Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan, yaitu:
a. Pemindahan secara kontinyu perpectual.
Pada cara ini, arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan, walau pemindahannya tidak tentu.
Pemindahan cara
ini biasanya digunakan pada
perusahaan-perusahaan seperti
Kantor Pengacara,
Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan sebagainya, di mana seluruh dokumen menjadi inaktif
setelah suatu kegiatan proyek selesai. b.
Pemindahan Periodik Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah 1 periode
tertentu umumnya 1 tahun. Ada beberapa cara pemindahan periodik:
1 Pemindahan tunggal1 periode
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
83 Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan
berlalu, arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian,
pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip- arsip yang dalam status aktif.
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
Filing Cabinet 2
Pemindahan ganda2 periode Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan
berlalu, pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status inaktif, hanya lokasi
penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip aktif. Dengan perkataan lain, pada lemari penyimpanan
arsip akan terdapat:
•
Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan;
•
Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
IN AKTIF IN AKTIF
Filing Cabinet
84
Manajemen Perkantoran Modern
Pada cara pemindahan ganda2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip
dari periode yang lalu, yang mungkin pada saat itu masih digunakan.
3. Pemusnahan Arsip
Kategori