Laporan Harus Benar dan Obyektif Laporan Harus Jelas dan Cermat Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran

112 Manajemen Perkantoran Modern 3. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk pembuatan keputusan pimpinan yang tepat serta tindakan lanjutan yang lebih jitu; 4. Bagi petugas organisasi pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan baru kepada atasannya. Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai hal tertentu kepada pimpinan organisasi. Ciri-ciri khusus yang terdapat pada laporan demikian itu agar dapat dibedakan dengan naskah tertulis lainnya adalah: 1. Mengandung semua fakta yang bertalian; 2. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan; 3. Mempunyai suatu bentuk tersendiri; 4. Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta; 5. Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan. Sebuah laporan manajerial harus dapat pula menyederhanakan persoalan dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak menyajikan informasi dengan berbagai istilah teknis yang sulit. Macam laporan manajerial sesungguhnya tidak terbatas, terutama kalau ditinjau dari segi pokok persoalannya. Namun untuk menyederhanakan pembahasan dan memudahkan pemahaman, para ahli ilmu administrasi perkantoran lazim Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 113 melakukan penggolongan dalam beberapa kelompok laporan. Salah satu penggolongan yang dibuat oleh C.L. Littefild adalah bahwa ia membagi dalam 3 tiga golongan yaitu berdasarkan tujuan, waktu dan gaya penulisan seperti berikut: 1. Penggolongan menurut tujuan purpose; a. Laporan perencanaan planning report; b. Laporan pengendalian control report; 2. Penggolongan menurut waktu timing; a. Laporan berkala periodic report; b. Laporan khusus special report; 3. Penggolongan menurut gaya tulis informal report; a. Laporan resmi formal report; b. Laporan tidak resmi informal report; Demikianlah, pelaporan manajerial yang tertib dan cermat dapat membantu terlaksananya manajemenadministrasi berdasarkan tujuan yang kini menjadi salah satu cita-cita yang ingin dicapai dalam setiap organisasi khususnya organisasi kepemerintahan.

D. Syarat-Syarat Laporan

1. Laporan Harus Benar dan Obyektif

Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Di samping itu, agar laporan dapat memenuhi fungsinya, maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. Kebenaran obyektivitas informasi tersebut 114 Manajemen Perkantoran Modern penting sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima.

2. Laporan Harus Jelas dan Cermat

Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam menyusun laporan sipembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembacapenerima laporan, serta menggunakan pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi, maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan dalam laporan.

3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran

Perlu disadari bahwa si penerima Iaporan seperti pimpinan, terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 115

4. Laporan Harus Lengkap