Laporan Harus Benar dan Obyektif Laporan Harus Jelas dan Cermat Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
112
Manajemen Perkantoran Modern
3. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial
dapat menyediakan berbagai data untuk pembuatan keputusan pimpinan yang tepat serta tindakan lanjutan yang lebih jitu;
4. Bagi petugas organisasi pelaksana, laporan manajerial dapat
menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.
Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai hal tertentu kepada pimpinan organisasi.
Ciri-ciri khusus yang terdapat pada laporan demikian itu agar dapat dibedakan dengan naskah tertulis lainnya adalah:
1. Mengandung semua fakta yang bertalian;
2. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang
dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan; 3.
Mempunyai suatu bentuk tersendiri; 4.
Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta;
5. Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan
pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan. Sebuah laporan manajerial harus dapat pula menyederhanakan
persoalan dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak menyajikan informasi dengan berbagai istilah teknis yang sulit.
Macam laporan manajerial sesungguhnya tidak terbatas, terutama kalau ditinjau dari segi pokok persoalannya. Namun
untuk menyederhanakan
pembahasan dan
memudahkan pemahaman, para ahli ilmu administrasi perkantoran lazim
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
113 melakukan penggolongan dalam beberapa kelompok laporan.
Salah satu penggolongan yang dibuat oleh C.L. Littefild adalah bahwa ia membagi dalam 3 tiga golongan yaitu berdasarkan
tujuan, waktu dan gaya penulisan seperti berikut:
1. Penggolongan menurut tujuan purpose;
a. Laporan perencanaan planning report;
b. Laporan pengendalian control report;
2. Penggolongan menurut waktu timing;
a. Laporan berkala periodic report;
b. Laporan khusus special report;
3. Penggolongan menurut gaya tulis informal report;
a. Laporan resmi formal report;
b. Laporan tidak resmi informal report;
Demikianlah, pelaporan manajerial yang tertib dan cermat dapat membantu terlaksananya manajemenadministrasi berdasarkan
tujuan yang kini menjadi salah satu cita-cita yang ingin dicapai dalam setiap organisasi khususnya organisasi kepemerintahan.