110
Manajemen Perkantoran Modern
2. Peranan Laporan dalam
administrative communi cation
Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai:
a. Pertanggungjawaban
dan pengawasanpengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabatpetugas kepada atasannya sesuai dengan
tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang
pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan; b.
Penyampaian Informasi Sebagaimana
telah dikemukakan,
bahwa laporan
merupakan alat untuk menyampaikan informasi; c.
Bahan Pengambilan Keputusan Untuk
keperluan pengambilan
keputusan seorang
pimpinan memerlukan
datadan informasi
yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data
dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua
satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi;
d. Alat Pembina Kerja Sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling
pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik;
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
111 e.
Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita
sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat
dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
C. Laporan Manajerial
Sebagai penegasan dapatlah dikatakan bahwa laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan suatu urusan tertentu
dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi itu membuat keputusan dan
selanjutnya melakukan tindakan. Tujuan umum setiap laporan manajerial ialah menyampaikan
informasi dalam lingkungan organisasi. Penyampaian informasi itu merupakan suatu prosedur tetap dalam organisasi atau berdasarkan
suatu penugas an dari pimpinan organisasi. Misalnya laporan teratur se-tiap bulan mengenai banyaknya pemakaian bahan bakar
kendaraan bermotor yang digunakan dalam dinas. Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai
berikut: 1.
Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan, laporan manajerial dapat
memberikan gambaran
menyeluruh mengenai
perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya; 2.
Bagi pelaksanaan tugas dalam organisasi, laporan manajerial dapat menunjukkan suatu segi yang perlu disempurnakan untuk
kelancaran tugas organisasi itu;
112
Manajemen Perkantoran Modern
3. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial
dapat menyediakan berbagai data untuk pembuatan keputusan pimpinan yang tepat serta tindakan lanjutan yang lebih jitu;
4. Bagi petugas organisasi pelaksana, laporan manajerial dapat
menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.
Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai hal tertentu kepada pimpinan organisasi.
Ciri-ciri khusus yang terdapat pada laporan demikian itu agar dapat dibedakan dengan naskah tertulis lainnya adalah:
1. Mengandung semua fakta yang bertalian;
2. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang
dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan; 3.
Mempunyai suatu bentuk tersendiri; 4.
Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta;
5. Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan
pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan. Sebuah laporan manajerial harus dapat pula menyederhanakan
persoalan dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak menyajikan informasi dengan berbagai istilah teknis yang sulit.
Macam laporan manajerial sesungguhnya tidak terbatas, terutama kalau ditinjau dari segi pokok persoalannya. Namun
untuk menyederhanakan
pembahasan dan
memudahkan pemahaman, para ahli ilmu administrasi perkantoran lazim
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
113 melakukan penggolongan dalam beberapa kelompok laporan.
Salah satu penggolongan yang dibuat oleh C.L. Littefild adalah bahwa ia membagi dalam 3 tiga golongan yaitu berdasarkan
tujuan, waktu dan gaya penulisan seperti berikut:
1. Penggolongan menurut tujuan purpose;
a. Laporan perencanaan planning report;
b. Laporan pengendalian control report;
2. Penggolongan menurut waktu timing;
a. Laporan berkala periodic report;
b. Laporan khusus special report;
3. Penggolongan menurut gaya tulis informal report;
a. Laporan resmi formal report;
b. Laporan tidak resmi informal report;
Demikianlah, pelaporan manajerial yang tertib dan cermat dapat membantu terlaksananya manajemenadministrasi berdasarkan
tujuan yang kini menjadi salah satu cita-cita yang ingin dicapai dalam setiap organisasi khususnya organisasi kepemerintahan.
D. Syarat-Syarat Laporan
Kategori