98
Manajemen Perkantoran Modern
juga yang dikehendaki oleh Ketua dalam pembuatan catatan rapat, yang pada akhirnya nanti catatan ini akan
dimintakan tanggapan, koreksi-koreksi serta persetujuan dari ketua rapat.
Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
•
Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat untuk sesuatu maksud tertentu, yang dapat ditunjukkan
dengan menyebutkan nama kelompok, atau tim, atau unit suatu organisasi;
•
Tanggal, waktu, dan tempat;
•
Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu tertentu yang keberapa;
•
Nama-nama para peserta rapat;
•
Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat. Adalah suatu kemungkinan bahwa yang membuat catatan
rapat bukan Sekretaris Pimpinan, akan tetapi seseorang lainnya yang memang khusus ditugaskan untuk
pengambilan catatan jalannya seluruh rapat. Meskipun demikian Anda tentu tidak dapat terlepas dari tugas-
tugasnya untuk ikut bertanggung jawab selama rapat berjalan, umpamanya dalam hal ikut mengetik laporan
hasil rapat, sebagainya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
99
8. Mengirimkan Hasil Rapat
Untuk suatu rapat yang anggotanya sedikit, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapat melalui pesawat telepon
ataupun dengan mengirimkannya setelah diketik secara rapi. Tetapi, untuk rapat yang anggotanya besar, maka
Anda harus mencetak atau memproduksi dengan menggunakan mesin stensil, atau foto kopi, baru dapat
mengirimkannya. Untuk hal-hal yang dianggap penting, Anda dapat memberikan garis bawah pada kalimat
dimaksud. Laporan hasil rapat ini dapat dikirimkan kepada para anggota dengan suatu surat pengantar yang
ditanda tangani oleh Ketua Rapat. Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat
rutin, maka untuk membuat laporan hasil rapat Anda dapat merencanakan suatu formulir, sehingga dengan
demikian Anda tinggal mengisikan hal-hal yang dikehendaki saja. Atau apabila perte muan yang penting,
maka laporan hasil rapat ini harus diketik di atas selembar kertas berkepala yang memang telah Anda
persiapkan pula sebelumnya.
9. Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya meliputi hal-hal sebagai berikut:
•
Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan
lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para
100
Manajemen Perkantoran Modern
anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda
harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.
Contoh lembaran dimaksud adalah sebagai berikut: Diberitahukan dengan hormat bahwa rapat yang akan
datang diselenggarakan pada: Haritanggal
: Selasa 2 Februari 200... Jam
: 11.00 - selesai Tempat Acara
: ………………………………….. Pada hari tersebut saya akan hadirtidak dapat datang
Nama kota, ……………….. Coret yang tidak perlu.
Contoh lembaran undangan untuk rapat yang akan datang
Apabila dari hasil rapat diputuskan adanya beberapa keputusan yang menyangkut penentuan kedudukan
para anggota, maka hal ini Anda harus membuat suatu keputusan yang harus dikirimkan kepada yang
berkepentingan dalam hal ini.
•
Pada slip yang disertakan dalam map para peserta rapat dapat juga diminta;
•
Tentang keterangan alamat peserta, sekiranya ada perubahan atau pada kartu namanya;
•
Hal-hal di luar ketiga hal tersebut di atas mungkin
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
101 masih ada, dan hal ini sangat tergantung dari sifat
pertemuan itu.
D. Tugas dalam Rapat
