114
Manajemen Perkantoran Modern
penting sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas
laporan yang diterima.
2. Laporan Harus Jelas dan Cermat
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan
kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan
penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan
akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam menyusun laporan
sipembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembacapenerima laporan, serta menggunakan
pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi, maupun
susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan dalam laporan.
3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Perlu disadari bahwa si penerima Iaporan seperti pimpinan, terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi
sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam
laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata
kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat dan
jelas serta langsung mengenai persoalannya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
115
4. Laporan Harus Lengkap
Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan, maka
laporan harus
dikemukakan secara
lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh
kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping
dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang
selektif akan lebih Iengkap Kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
Laporan yang Iengkap harus: a.
Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan; b.
Uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;
c. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema
dan sebagainya. Laporan harus lengkap dan objektif, artinya laporan tidak
dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus
ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan.
5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya di buat
sedemikianrupa, sehingga
tidak memberikan
kesempatan timbulnya masalah-masalahpersoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan
tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang
116
Manajemen Perkantoran Modern
Iainnya. Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya sipelapor
harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun.
Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas
penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang
digunakan terus.
6. Laporan Harus Diusahakan Secepat-cepatnya
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi
suatu masalah
yang perlu
segera penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu
penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan
kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut
yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu
persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.
7 . Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi
laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang
telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak
lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II
117 ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke
alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi,
maka menimbulkan banyak segi negatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah
tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan.
Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
a. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;
b. Harus mempunyai minatkesanggupan, obyektif, teliti, di
samping ia harus pula analistis, kooperatif, dan Open- minded;
c. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;
d. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang
sederhana, jelas serta mudah dimengerti.
E. Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan
