Peranan Laporan dalam Organisasi Peranan Laporan dalam

108 Manajemen Perkantoran Modern tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data-informasi. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oleh pimpinan organisasi. Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai administrative communication komunikasi administrasi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengerti an ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh datainformasi yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 109 tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. Mengatasi masalah; b. Mengambil keputusan; c. Mengetahui perkembangankemajuan; d. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan; e. Menemukan teknik-teknik baru. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut.

B. Peranan Laporan

1. Peranan Laporan dalam Organisasi

Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik feedback, sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugasfungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian. 110 Manajemen Perkantoran Modern

2. Peranan Laporan dalam

administrative communi cation Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: a. Pertanggungjawaban dan pengawasanpengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabatpetugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan; b. Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi; c. Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan memerlukan datadan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi; d. Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik; Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 111 e. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.

C. Laporan Manajerial