Tabel 4.5 Diagram RACI pada APO 08.04
NO Responden pada RACI
APO08.04 Konversi
Responden dalam PT OTO Multiartha
1 Chief Executif Officer
Chief Executif Officer 2
Business Executive Manager Collection
3 Business Process Owner
Admin SOLOs
Collection Management
4 Head Development
IT Development Division Head 5
Head IT Operation Technical Support Departement
Head 6
Service Manager IT Service Division Head
Tabel 4.6 Diagram RACI pada APO 08.05
NO Responden pada RACI
APO08.05
Konversi Responden dalam PT OTO
Multiartha 1
Business Process Owner Admin SOLOs Collection
Management 2
Head Development IT Development Division Head
3 Head IT Operation
Technical Support Departement Head
4 Service Manager
IT Service Division Head
4.3 Briefing
Pada tahapan ini, peneliti membuat penentuan jadwal penelitian yang akan
dijelaskan kepada tim responden. Tahapan ini dilakukan dengan berdiskusi
dengan pihak divisi collection mengenai dokumen yang dibutuhkan untuk menjadi bahan input, proses yang akan dilakukan pada penelitian ini, dan output apa yang
akan dihasilkan dari penelitian ini. Pada diskusi tersebut, peneliti memberitahukan pelaksanaan pembagian kuesioner yaitu mulai tanggal 7 April 2014 sampai 28
April 2014, pengumpulan dokumen untuk kelengkapan dokumen capability level mulai dari 30 April sampai 9 Juni 2014, hasil rekapitulasi kuesioner mulai dari 10
Juni 2014 sampai 6 Agustus 2014, dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal 9 Agustus 2014 sampai 30 September 2014. Dengan jadwal sebagai berikut:
Tabel 4.7 Jadwal Penelitian
Jadwal Penelitian April
Mei Juni
Juli Agustus September
Pembagian Kuesioner Pengumpulan Dokumen
Rekapitulasi Hasil Kuesioner
Pelaporan Hasil Penilaian
4.4 Data Collection
Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat pada APO08 Mengelola Relasi yang memiliki beberapa proses
dan tujuan untuk memberikan informasi struktur yang optimal, penempatan, keterampilan, hak dan keputusan, mendefinisikan peran dan
tanggung jawab di PT OTO Multiartha yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan.
Temuan tersebut akan dijelaskan ebagai berikut:
1. Memahami Harapan Bisnis
Adanya harapan bisnis yang diingin dicapai oleh perusahaan didasarkan dengan adanya kelancaran dalam setiap aktivitas yang dilakukan dalam
perusahaan, hal ini meliputi adanya bentuk klarifikasi dan persetujuan harapan bisnis. Dalam mewujudkan harapan bisnisnya dalam menjadi perusahaan
pembiayaan yang terkemuka dan menjalin kerjasama dengan mitra bisnis melalui pengelolaa bisnis yang prima, perusahaan memiliki bentuk klarifikasi dan
persetujuan sebagai bentuk kerjasama dengan mitra MOU. Hal ini untuk memastikan segala bentuk kerjasama memiliki lembar pengesahan sebagai bukti
uang kuat dalam berkerjasama dengan mitra.
2. Mengidentifikasi Peluang, risiko dan Kendala TI untuk meningkatkan
bisnis.
Adanya identifikasi terhadap peluang, risiko dan kendala TI yang dimiliki perusahaan sebagai bentuk melangkah ke langkah selanjutnya untuk dapat
memanfaatkan peluang bisnis yang dapat membuat perusahaan semakin maju, dan adanya rencana aksi sebagai upaya menanggulangi risiko yang akan terjadi
dikemudian hari dan kendala TI yang dapat menghampat aktivitas dalam divisi collection. Dengan melakukan rapat kordinasi anatara divisi TI dan divisi
collection untuk bersama-sama melakukan inovasi mengenai infrastruktur apa saja yang dibutuhkan dan melakukan penerapan teknologi baru sebagai sebuah strategi
yang tepat untuk dapat mendukung proses penagihan dalam divisi collection.
3. Mengelola Relasi Bisnis
Dalam mengelola relasi bisnis dengan mitra yang lain, terdapat persetujuan ter, terdapat keputusan-keputusan yang diambil sebagai keputusan kunci untuk
melangsungkan rangkaian aktivitas bisnis yang saat ini ada, yang saat ini sedang menjadi keputusan hal utama dalam proses pembaiyaan adalah dengan adanya
proses Sosialisasi Peraturan Otoritas Jasa Keuangan. Dimana dengan adanya proses
s
osialisasi peraturan otoritas jasa keuangan mampu untuk mengurangi keluhan dan status eskalasi pada setiap permasalahan yang dapat terjadi.
4. Kordinasi dan Komunikasi
Adanya proses kordinasi dan proses kordinasi pada PTOTO Multiartha adalah sebagai ebrikut:
a. Rencana Komunikasi Adanya perencanaan komunikasi yang dilakukan saat ini dalam bentuk
monitoring terhadap hubungan dengan customer yang melakukan transaksi pembiayaan melalui proses monitoring pola pembayaran angsuran.
Sementara perencanaan komunikasi dengan pihak mitra kerja perusahaan yakni dengan menggunakan sistem penjadwalan untuk pertemuan rutin
dalam membahas urusan kemitraan perusahaan. b. Paket komunikasi
Adanya paket komunikasi yang berlangsung diperusahaan ini terdiri dari dua paket komunikasi. Yaitu komunikasi internal dan komunikasi
eksternal. Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi antara divisi collection dengan unit bisnis lain dalam perusahaan, seperti divisi
IT, divisi inventory, HRD dan lain-lain. Sedangkan komunikasi eksternal yang dilakukan didivisi collection merupakan bentuk paket komunikasi
antara divisi collection dengan para mitra kerjanya, seperti customer, jasa asuransi, debt collector dan lain-lain.
c. Tanggapan Pelanggan Adanya media atau fasilitas untuk mendengarkan keluhan dari pelanggan.
Sesuai dengan misi perusahaan untuk menjadi perusahaan pembaiyaan terkemuka di Indonesia, perusahaan ini memberikan fasilitas kredit dengan
sistem yang saling mengguntungkan dengan pihak customer. Termasuk dalam menyediakan customer service sebagai wadah untuk memberikan
pelayanan dalam menanggapi complaint atau keluhan dari customer dan website untuk memberikan testimony pelanggan.
5. Provide input to the continual improvement of services
Proses “Provide input to the continual improvement of services” pada Divisi Teknologi Informasi PT. Oto Multiartha dinyatakan lulus dengan skor 100,
karena: a.
Analisis Kepuasan Pemberian fasilitas dan kenyamanan dalam menggunakan leasing ini
menjadi salah satu poin penting untuk mempertahankan pelanggan perusahaan. Analisis terhadap kepuasan pelanggan yaitu dengan menjaga
fasilitas pemberi layanan kepada customer, termasuk memberikan kemudahan dalam setiap proses pembayaran angsuran. Analsis ini dilakukan
saat pertemuan dalam evaluasi layanan perusahaan terhadap customer. Hal ini diperlukan agar customer tetap menggunakan jasa leasing ini dalam
pembiayaan kredit mobil yang ingin mereka lakukan dikemudian hari.
b. Peningkatan projek yang berpotensi.
