belum memiliki inisiatif perbaikan dalam melakukan proses penagihan
kepada customer sebagai tindakan perbaikan.
Tabel 4.34 Gap dalam Process Atribute Level
Proses Gap
Level 2
2.1 Performance Management
Proses Goal Work Product
A. Belum adanya tindakan cadangan manajemen relasi bila tidak
memenuhi target B. RACI Chart pengelolaan relasi
Level 3 3.1
Process Definition A. Identifikasi infrastruktur yang
dibutuhkan dan lingkungan kerja 3.2
Process Deployment A. Menyediakan sumber daya dan
informasi untuk
mendukung performa
B. Mengumpulkan dan menganalisis data
4.7.2 Rekomendasi
Dengan melihat Tabel 4.27 mengenai pemetaan tingkat kematangan saat ini
dengan tingkat
kematangan yang
diharapkan, yang
kemudian direpresentasikan pada diagram seperti pada gambar 4.26 maka diperoleh
kesimpulan seluruh proses memiliki gap harus segera diatasi dan menjadi peluang perbaikan untuk tata kelola TI yang lebih baik. Dibawah ini langkah-langkah
perbaikan untuk mengatasi gap yang ada pada proses APO08.01, APO08.02, APO08.03, APO08.04, dan APO08.05 adalah sebagai berikut:
4.7.2.1 Rekomendasi untuk setiap proses
1. Memahami Harapan Bisnis APO08.01 a. Mengidentifikasi isu-isu terhadap perkembangan teknologi yang
dapat menghambat tercapainya harapan bisnis. b. Mengidentifikasi pihak-pihak yang memiliki wewenang dan
tanggung jawab dalam hal penanganan isu-isu teknologi dan masalah bisnis yang terjadi dengan membuat diagram raci sesuai
dengan standar COBIT. c. Memprioritskan
dan mengalokasikan
sumber daya
utnuk mempertimbangkan
kesesuaian, efesiensi,
efektifitas dan
kerahasiaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaan. d. Melakukan dokumentasi terhadap siklus atau perputaran aktivitas
yang saling berkesinambungan agar mampu menciptakan kontrol yang baik dalam memantau setiap pelaporan yang dilakukan.
e. Mengidentifikasi stakeholder misalnya manajemen, pemilik proses dan pengguna
f. Melakukan stakeholder dalam komunikasi persyaratan perusahaan dan tujuan utnuk proses monitoring dan pelaporan
g. Mengkomunikasikan usulan perubahan kinerja dan kesesuaian target dan toleransi dengan stakeholder.
2. Mengidentifikasi peluang, risiko, dan kendala TI yang akan meningkatkan
bisnis APO08.02
a. Mendefinisikan inovasi baru secara detail seperti pembagian tugas terhadap karyawan untuk membentuk tim khusu dalam melakukan
inovasi tersebut
sehingga karyawan
dapat fokus
dalam mengidentifikasi, merencanakan dan melaksanakan inovasi baru
tersebut untuk diterapkan dalam perusahaan. b. Mengidentifikasi
seluruh performa
penggunaan Teknologi
informasi, setelah diadakan pelaporan performansi maka akan diadakan pertemuan rutin untuk mengevaluasi hasil performansi
penggunaan teknologi informasi. c. Mendokumentasikan peluang, risiko dan kendala IT yang akan
dilaporkan kepada stakeholder untuk mengambil keputusan dalam kinerja perusahaan ketahap yang lebih baik.
d. Membuat strategi-strategi atas perencanaan teknologi informasi yang akan disusun untuk menjadikan peluang penggunaan IT untuk
menunjang kinerja perusahaan dan mengantisipasi risiko dan kendala IT yang datang dari lingkungan internal dan eksternal
perusahaan.
3. Mengelola Hubungan Bisnis APO08.03
a. Membuat jadwal atau schedule untuk mengadakan pertemuan dengan mitra dalam melakukan coaching dan consuling. Dari sistem
penjadwalan yang tepat, maka diharapkan dapat dilakukan monitoring pada setiap masalah atau penurunan kualitas yang terjadi.
b. Mengidentifikasi seluruh performa perusahaan yang berkerjasama dengan mitra, hal ini agar dapat dilakukan evaluasi terhadap
performa mitra kerja dalam bermitra dengan perusahaan. Sehingga akan dibuat bentuk laporan performansi kinerja mitra tiap bulannya.
c. Membuat sebuah portofolio untuk membagi kunci suskes dalam memetakan
aplikasi IS
berdasarkan konstribusinya terhadap
perusahaan. Hal ini agar suatu aplikasi atau sistem informasi di perusahaan dapat dipetakan berdasarkan kondisi saat ini, kondisi
yang direncanakan serta aplikasi-aplikasi yang dianggap berpotensi dalam menunjang operasional dan strategis di perusahaan.
d. Membuat desain laporan proses kinerja yang ringkas, mudah dipahami, dan disesusikan dengan berbagai kebutuhan manajemen
dan pengguna.
4. Kordinasi dan Komunikasi APO08.04
a. Memperbaiki komunikasi dengan customer, agar proses penagihan dapat berjalan lancar dan tidak ada miss-komunikasi yang
menyebabkan adanya penarikan kendaraan pihak customer oleh debtcollector.
b. Mendokumentasikan siklus komunikasi yang ada pada seluruh aktivitas field collector, untuk dikordinasikan dengan pihak admin
collector. Dengan adanya hal ini diharapkan dapat dilakukan
monitoring dalam setiap kegiatan field collector dan pencapaian kerja yang dikerjakan field collector sehari-harinya.
c. Agar tidak terjadi penarikan setelah daftar list penarikan dibuat oleh pihak collection, maka penarikan dapat dilakukan tidak pada hari
senin yakni pada hari Selasa. Hal ini ditujukan agar, saat debt collector melakukan penarikan, bisa mendapatkan informasi ter-
update terbaru dari pihak keuangan PT OTO Multiartha untuk pelanggan-pelanggan yang melakukan pembayaran dihari Minggu.
d. Membuat sebuah Key performance Indicator KPI untuk mengukur kualitas dari seluruh karyawan, dan mengukur kualitas pemimpin
dalam memberikan arahan kepada bawahannya.
5. Memberikan Masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari Pelayanan
APO08.05 a. Divisi TI dapat melakukan rekomendasi kepada pihak yang
berhubungan dengan customer, agar dibuat sistem pemberian penghargaan atau reward kepada customer yang memiliki sistem
pembayaran yang baik, seperti pembayaran paling tepat waktu dan tidak pernah mengalami keterlambatan dalam pembayaran angsuran.
b. Divisi TI dapat melakukan inovasi dengan menambah menu testimony pada situs PT OTO Multiartha agar customer dapat
berbagi pengalaman
dengan masyarakat
luas mengenai
pengalamannya dalam menggunakan pembiayaan melalui PT OTO Multiartha.
c. Membuat event-event tertentu untuk menambahkan benefit perusahaan dengan membuat projek kerjasama oleh perusahaan lain
dalam membuat pembiayaan kendaraan.
4.7.2.2 Rekomendasi terhadap Gap dalam Process Atribute Level
Untuk memenuhi gap dalam Process Atribute Level pada level 2, maka rekomendasi nya adalah sebagai berikut:
a. Perlu adanya inisiatif untuk melakukan antisipasi saat target yang ingin dicapai tidak berhasil terpenuhi. Hal ini sebagai bentuk
tindakan cadangan agar setiap target yang tidak tercapai atau yang tidak terpenuhi dapat diperbaiki dan efek dari target yang tidak
terpenuhi tersebut tidak memberikan dampak buruk untuk target dimasa yang akan datang.
b. Membuat Diagram RACI Chart yang sesuai dengan standar COBIT. Diagram ini meliputi penetapan pihak-pihak yang memiliki peran
sebagai Pelaksana atau orang yang melakukan suatu pekerjaan responsible, Penanggung jawab Accountable atau orang yang
bertanggung jawab, penasehat consulted atau orang yang dimintai pendapat tentang pekerjaan tersebut, dan Terinformasi Informed
atau orang yang selalu mendapat informasi tentang kemajuan pekerjaan tersebut.
Untuk memenuhi gap dalam Process Atribute Level pada level 3, maka rekomendasi nya adalah sebagai berikut:
a. Identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan dan lingkungan kerja, yaitu divisi TI senantiasa melakukan monitoring secara bertahap kepada
tiap-tiap divisi seperti divisi collection untuk mengetahui misalkan adanya kebutuhan Teknologi informasi yang dibutuhkan oleh tiap
Divisi, sehingga divisi TI tidak hanya melakukan maintenance apabila ada permasalahan saja.
b. Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa, yaitu pada setiap divisi atau kantor cabang memiliki staff IT yang
dipencar pada setiap kantor cabang. Hal ini agar terjadi penanganan masalah yang cepat apabila terjadi sebuah masalah. Atau untuk tahap
awal terdapat beberapa karyawan non-IT yang dapat mempelajari TI agar terdapat quick response dalam setiap penanganan berbagai
masalah yag berkaitan dengan TI.
169
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
