Gambar 4.12 Tampilan Grafik Capability Level APO08.05
Grafik diatas menggambarkan nilai capability level APO08.05 Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari pelayanan saat ini
beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai yang dapat dicapai.
4.6 Process Atribute Level
4.6.1 Katagori Penilaian Pada Setiap Level
Berdasarkan pemetaan proses COBIT 5 dengan IT goals yang diukur capability level-nya. Maka dalam melakukan penilaian capability level proses
COBIT 5, masing-masing proses pada APO08 dilakukan pengecekan secara bertahap apakah proses tersebut telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang
harus dipenuhi pada masing-masing level, mulai dari level 1 hingga level 5. Selain itu, terdapat ketentuan kategori dari hasil penilaian di tiap levelnya.
Pada level 1 menurut Praktik Umum GPs dan Hasil kerja Umum GWPs yang ada pada COBIT 5, maka PT OTO Multiartha harus dapat menyediakan
bukti-bukti atas hasil dari proses yang telah dilaksanakan pada divisi collection dalam Mengelola Relasi APO08 telah terpenuhi. Bukti yang didapat merupakan
hasil dari output yang tekah dijelaskan pada subbab 4.4 Data Collection. Pada level 2 menurut Praktik Umum GPs dan Hasil Kerja Umum
GWPs yang ada pada COBIT 5, Divisi Collection harus memenuhi indikator dalam Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel
pencapaian atribut APO08 Mengelola Relasi adalah sebagai berikut:
Tabel 4.19 Performance Management APO08 Mengelola Relasi
Process Atribut 2.1 Performance Management NO
Goal Work Product Ada Tidak
Bukti 1
Ruang lingkup pengelolaan relasi
√ -
SOP
2
Tujuan pengelolaan relasi atau hubungan atau hubungan
√ -
SOP
3 Tindakan cadangan pada manajemen
relasi bila tidak memenuhi target -
√ -
4 RACI Chart pengelolaan relasi
- √
- 5
Persyaratan skill dan pengalaman kerja untuk penempatan karyawan
√ -
SOP
6 Pelatihan karyawan unutk
mendukung dan sasaran perusahaan
√ -
Modul Skill Training
Guidance
7
Rapat manajemen penerimaan manajemen relasi
√ -
Laporan Bulanan SOLOs
Collection Management
Terdapat dokumen yang belum terpenuhi pada Performance Management APO08 Mengelola Relasi yaitu pada dokumen tindakan cadangan pada
pengelolaan relasi bila tidak memenuhi target. Dalam hal ini belum ada dokumen untuk adanya tindakan cadangan bila tidak memenuhi target, namun bila target
tidak dapat dicapai dalam satu kurun waktu 1 bulan maka staff colection atau staff marketing akan mendapat teguran dalam meeting dengan manager marketing
sampai pada pemberian Surat Peringatan kepada staff tersebut. Selain itu belum adanya dokumen RACI Chart.
Tabel 4.20 Work Product Management APO08 Mengelola Relasi
Process Atribut 2.2 Work Product Management
NO Goal Work Product
Ada Tidak Bukti
1 Kriteria kualitas dan hasil kerja
karyawan
√ -
Key Performance
Indicator KPI
2
Menetapkan Kebutuhan dari hasil kerja karyawan
√ -
Collection Receive
Management Laporan
Kunjungan
3 Dokumentasi hasil kinerja karyawan
√ -
Collection Receive
Management Laporan
Kunjungan 4
Evaluasi hasil kinerja karyawan
√ -
Laporan performa
Collection
Pada bagian Work Product Management APO08 Mengelola Relasi, divisi ini memiliki seluruh dokumen yang dibutuhkan. Yaitu untuk menilai
kriteria dan hasil kerja karyawan terdapat Key Performance Indicator KPI untuk mengukur sudah sejauh mana perkembangan tingkat keterlambatan bayar
overdue pada perusahaan.
Tabel 4.21 Process Definition APO08 Mengelola Relasi
Process Atribut 3.1 Process Definition NO
Goal Work Product Ada Tidak
Bukti 1
Mendefinisikan Standar dari Proses
√ -
SOP
2
Menetapkan urutan dalam mengelola relasi
√ -
SOP
3 Mengidentifikasi peran dan
wewenang
√ -
SOP
4 Identifikasi infrastruktur yang
dibutuhkan dan lingkungan kerja -
√ -
5 Menetapkan metode yang sesuai
√ -
SOP
1. Pada Process Definition telah terdapat dokumen SOP dalam mendefinisikan standar proses yang saat ini berjalan diperusahaan. Seperti
dalam proses penagihan dengan pada pembayaran angsuran dengan menggunakan mesin SDC atau dengan menggunakan sistem yang manual
Menggunakan TTS atau Tanda Terima Sementara. Selian itu, dalam SOP yang saat ini telah ada terdapat urutan setiap proses, dari tahap paling awal
harus dilaksanakan sampai tahap selesai, serta peran dan wewenang pihak- pihak yang bertanggung jawab dalam setiap proses.
2. Belum ada dokumentasi terhadap identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan, sampai saat ini hanya sebatas ada pada pemberian
manitenance saja.
Tabel 4.22 Process Deployment APO08 Mengelola Relasi
Process Atribut 3.1 Process Deployment NO
Goal Work Product Ada Tidak
Bukti 1
Menjalankan sebuah proses yang telah didefinisikan
√ -
Laporan Kunjungan
2 Menugaskan dan
mengkomunikasikan peran, tanggung jawab dan otoritas
√ -
OJK Otoritas Jasa Keuangan
3 Memastikan kompetensi dan
pelatihan yang dibutuhkan
√ -
Modul Training
4
Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung
performa -
√ -
5 Menyediakan proses infrastruktur
yang layak
√ -
Memo
6
Mengumpulkan dan menganalisis data
- √
-
1. Untuk setiap proses yang telah didefinisikan pada SOP kemudian akan dilaksanakan oleh pihak-pihak yang telah ditetapkan. Untuk field
collector, setiap kegiatan yang dilakukan untuk meminta penagihan angsuran harus selalu di catat dalam Laporan Kunjungan. Sedangkan
untuk admin collector sebagai pihak yang mencatat seluruh laporan kunjungan tersebut ke dalam sistem SOLOs Collection Management.
2. Dalam menugaskan dan mengkomuniaksikan peran, tanggung jawab dan otoritas, saat ini pihak OTO Multiartha sedang diperkenalkan dengan
sistem baru yang disebut OJK Otoritas Jasa Keuangan, dimana dalam sistem tersebut pihak OTO Multiartha menjadi perusahaan yang dinilai
dan diawasi dalam setiap aktivitas pembiayaannya. 3. Adanya modul training dan beberapa pelaksanaan pelatihan difungsikan
untuk dapat kompetensi yang dimiliki oleh para staf dan karyawan agar
mampu bersaing dengan perusahaan pembiayaan lainnya. Selain itu, adanya sudah adanya dokumentasi yang diberikan kepada karyawan
berupa manual book yang dibuat oleh Divisi TI untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan sistem SOLOs Collection Management.
4. Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa. PT OTO Multiartha belum menyediakan para staff ahli disetiap bagian yang
dapat menangani secara langsung apabila terdapat permasalahan- permasalahan seputar TI saat melaksanakan aktivitas kerja sehari-hari.
5. Menyediakan proses infrastruktur yang layak. Divisi TI selalu berusaha menyediakan infrastruktur yang baik untuk seluruh divisi lainnya termasuk
divisi collection. Dalam hal ini Divisi TI mengusulkan sejumlah anggaran untuk melakukan pengembangan sistem dan maintenance, dengan
menggunakan anggaran tahun lalu dan kebutuhan saat ini sebagai referensi anggaran ke dalam bentuk memo yang diberikan kepada petinggi
perusahaan. 6. Mengumpulkan dan menganalisis data. Saat ini belum ada audit yang
dikhuuskan dalam penerapan Teknologi Informasi di PT OTO Multiartha, namun sudah menjadi pembicaraan bahwa perusahaan berinisiatif ingin
mempelajari audit TI untuk meningkatkan daya saing perusahaan dan selain melakukan audit keuangan.
4.7 Reporting The Result
