Identifikasi Kebutuhan Dokumen Proses COBIT yang menjadi titik evaluasi

2.4 Proses COBIT yang menjadi titik evaluasi

Domain proses yang dipilih untuk evaluasi tata kelola TI berdsarkan kebutuhan perusahaan dan didukung oleh kerangka kerja COBIT 5 yaitu proses APO08 - Manage Relationship. Menurut ISACA 2012:89, deskripsi dari proses APO08 adalah mengelola hubungan antara bisnis dan TI dengan cara yang formal dan transparan untuk memastikan fokus pada pencapaian tujuan bersama yaitu tujuan kesuksesan perusahaan yang mendukung tujuan strategis dan sesuai dengan kendala anggaran dan toleransi risiko. Basis hubungan dasar yaitu kepercayaan, menggunakan istilah terbuka dan mudah dimengerti, bahasa umum, dan rasa kepemilikan dan akuntabilitas untuk keputusan penting. Tujuan dari proses tersebut adalah membuat hasil yang lebih baik, meningkatkan kepercayaan diri, kepercayaan akan TI, dan penggunaan sumber daya secara efektif.

2.4.1 Identifikasi Kebutuhan Dokumen

Sebagai persiapan dalam melakukan penilaian proses-proses COBIT 5 yang dievaluasi pada bidang Manajemen Hubungan atau Relasi di PT Oto Multiartha, maka perlu adanya pengidentifikasian kebutuhan dokumen yang perlu disiapkan organisasi untuk kelancaran pelaksanaan evaluasi. Dalam mencapai level kapabilitas 1, aktivitas yang harus dilakukan adalah melakukan pengecekan terhadap proses-proses COBIT apakah sudah dilaksanakan atau belum pada divisi collection di PT Oto Multiartha. Proses yang akan dinilai atau dianalisis pada manajemen hubungan atau relasi di PT Oto Multiartha adalah: APO08- Manajement Relationship mengelola hubungan antara bisnis dan teknologi informasi untuk memastikan bahwa teknologi informasi saat ini yang dimiliki oleh perusahaan dapat memberikan hasil maksimal dalam menjalankan proses bisnis perusahaan dalam hal ini ruang lingkupnya yaitu pada divisi collection dan proses bisnis yang akan dianalisis adalah proses penagihan, dan menjaga toleransi risiko yang dapat diatasi oleh perusahaan. Daftar dokumen yang diperlukan pada level kapabilitas 1 adalah: 1. APO08.01 Memahami Harapan Bisnis, yaitu memahami isu-isu bisnis saat ini dan tujuan harapan bisnis untuk TI. Memastikan bahwa persyaratan dipahami, dikelola dan dikomunikasikan, dan mereka Status disepakati dan disetujui. Input : Peta jalan strategi Output : Klarifikasi dan persetujuan Harapan Bisnis 2. APO08.02 Mengidentifkasi peluang Risiko dan Kendala TI untuk meningkatkan bisnis, yaitu mengidentifikasi peluang potensial bagi TI untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Input: Mengidentifikasi kesenjangan dalam layanan TI dengan bisnis, rencana aksi perbaikan dan remediations, laporan kinerja beberapa tingkat Dan Akar penyebab kegagalan pengiriman kualitas Output: Setuju-langkah-langkah selanjutnya dan rencana aksi 3. APO08.03 Mengelola Hubungan Bisnis, yaitu mengelola hubungan dengan pelanggan bisnis perwakilan. Pastikan bahwa peran hubungan dan tanggung jawab didefinisikan dan ditugaskan, dan komunikasi difasilitasi. Masukan: Mengklasifikasi dan memprioritaskan insiden dan permintaan layanan, konfirmasi pemenuhan kepuasan pelanggan, menutup permintaan pelayanan dan kejadian tertentu , permintaan status pemenuhan, status kejadian dan laporan terkini. Output: Setuju-keputusan kunci, Pengaduan dan status eskalasi 4. APO08.04 Kordinasi dan Komunikasi, yaitu memastikan kordinasi dan komunikasi yang ada saat ini untuk antara para stakeholder dengan divisi collection dan melakukan kordinasi untuk pengiriman layanan TI terhadap permasalahan bisnis yang ada pada proses penagihan. input: Tingkat Mutu Servis SLA, dampak negatif komunikasi, perencanaan Operasi dan penggunaan, Rencana dukungan tambahan, Komunikasi pemeliharaan yang direncanakan, Komunikasi pengetahuan yang dipelajari Output: Rencana Komunikasi, paket Komunikasi, tanggapan Pelanggan 5. APO08.05 Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari pelayanan, yaitu Terus meningkatkan dan berkembang layanan TI- enabled dan layanan pengiriman ke perusahaan untuk menyesuaikan dengan perubahan perusahaan dan teknologi persyaratan.. input: katalog layanan, hasil kualitas layanan, termasuk umpan balik pelanggan, kebutuhan pelanggan untuk manajemen mutu, Hasil tinjauan kualitas dan audit, Hasil solusi dan pemantauan kualitas pelayanan, rencana pemeliharaan, tindakan Sukses dan hasil, rencana dukungan Tambahan Output: Kepuasan analisis, Definisi proyek perbaikan potensial Untuk penilaian kapabilitas level 2 sampai dengan level 5, dokumen- dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian dan sekaligus berperan sebagai bukti pengelolaan proses yang dilaksanakan tersebut adalah: 1. Dokumentasi proses: Nama proses, pemilik proses, ruang lingkup proses, peranan proses, peta proses, diagram RACI, matriks kontrol internal, dan prosedur proses. 2. Rencana proses: Tujuan performa proses, pengurusan sumber daya proses, komunikasi proses, infrastruktur proses, lingkungan kerja, kebutuhan kemampuan dan pengalaman, dan kebutuhan pelatihan. 3. Rencana kualitas: Pernyataan kebijakan kualitas dan tujuan, isi hasil kerja, kriteria kualitas hasil kerja sebagai dasar review dan persetujuan, dokumentasi hasil kerja, dan pengendalian perubahan hasil kerja. 4. Catatan kualitas: Catatan review hasil kerja terhadap ketentuan dan tindakan yang diambil. 5. Kebijakan dan standar: Tujuan dan tanggung jawab proses, batas performa minimum proses, pemetaan proses standar, termasuk urutan yang diharapkan dan interaksi antar proses, prosedur yang terstandarisasi, peran dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan proses, infrastruktur dan lingkungan kerja untuk melakukan proses, ketentuan pelaporan dan pemantauan termasuk audit. 6. Rencana peningkatan proses: Tujuan peningkatan proses, analisis terhadap best prakctice, kesempatan pengembangan teknologi, tindakan peningkatan rencana implementasi peningkatan, dan pendekatan kualitas proyek. 7. Rencana pengukuran proses: Tujuan pengukuran, indikator pengukuran yang disarankan, prosedur pengumpulan data, dan prosedur analisis. 8. Rencana pengendalian proses: Teknik pengendalianm pendekatan pengukuran dan batasan performa normal. 9. Catatan performa proses: Catatan review terhadap ketentuan dan tindakan yang diambil. Perincian dari dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian masing-masing level adalah sebagai berikut: 1. Level 2: 1, 2, 3, dan 4 2. Level 3: 1, 2, 4, 5 dan 9 3. Level 4: 1, 6, 7, 8 dan 9 4. Level 5: 6 dan 9

2.4.2 Identifikasi RACI Chart APO08