42
4.4 Sruktur Organisasi BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Medan
Bagan 4.1 Struktur Organisasi BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Medan
Sumber: Bidang Umum dan SDM
Kantor Cabang Utama
Sekretaris Kantor Cabang
Bidang Pemasaran
Peserta Penerima
Upah Bidang
Pemasaran Peserta
Bukan Penerima
Upah Bidang
Umum dan SDM
Bidang Keuangan
dan Teknologi
Informasi Bidang
Pelayanan Penata Utama
Pengawasan dan
Pemeriksaan
Marketing Officer
Relationship Officer
Penata Madya
Administrasi pemasaran
Penata Madya
Pemasaran Peserta
Bukan Penerima
Upah Penata
Madya Administrasi
Peserta Bukan
Penerima Upah
Penata Madya Kesejahteraan
Peserta Penata
Madya SDM
Penata Madya
Umum Staf Umum
Penata Madya
Keuangan Penata
Madya TI Penata
Muda Keuangan
Manajer Kasus Kecelakaan
Kerja dan PAK
Penata Madya Pelayanan
JHT-JP Penata Madya
Pelayanan JKK-JK
Custumer Service
43
Kedudukan dan Tugas Pokok.
1. Kepala Kantor Cabang
Tugas Pokok: Mengarahkan, mengevaluasi dan mengendalikan kegiatan operasional di
Kantor Cabang, selaras dengan kebijakan dan strategi yang ditetapkan di Kantor Wilayah serta kegiatan yang terkait dengan pengawasan dan
pemeriksaan kepesertaan, guna memastikan pencapaian target Cabang dan wilayah secara optimal, sesuai dengan standar dan ketentuan yang berlaku di
perusahaan.
2. Sekretaris Cabang
Tugas Pokok: Melaksanakan pengelolaan administrasi surat menyurat, rapat internekstern,
administrasipersonil, serta sarana dan prasarana kerja pada Kantor Cabang, guna mendukung kelancarankerja Kepala Kantor Cabang.
3. Kepala Bidang Pemasaran Peserta Penerima Upah.
Merencanakan program pemasaran peserta penerima upah untuk pengembangan kepesertaandan pengelolaan kepesertaan peserta penerima
upah melalui program Customer RelationshipManagement CRM di cabang yang selaras dengan strategi pemasaran wilayah, memantau danmembina
kinerja Relationship Officer RO serta mengendalikan pelayanan administrasikepesertaan, guna memastikan target kepesertaan Peserta Penerima
Upah dan iuran di cabangtercapai dengan efektif dan efisien.
44
4. Relationship Officer 1Unit Kerja : Bidang PemasaranPeserta Penerima
Upah. Tugas Pokok:
Menyusun usulan rencana pengelolaan kepesertaan untuk tim-nya, mengkoordinasikan danataumelaksanakan kegiatan pembinaan kepada peserta
sebagai bagian dari program Customer Relationship ManagementCRM, memberikan pelayanan dan menangani keluhan peserta dengancepat dan tepat,
serta melakukan pembinaan kepada tim-nya, guna tercapainya tertib administrasi,terjalinnya hubungan baik dengan peserta, dan meningkatkan
kepesertaan dan iuran yang telahditetapkan.
5. Relationship Officer 2 Unit Kerja : Bidang PemasaranPeserta Penerima
Upah. Tugas Pokok:
Menelaah dan mengkoordinasikan pengumpulan data peserta, melaksanakan kegiatan pembinaankepada peserta sebagai bagian dari program Customer
Relationship ManagementCRM,memberikan pelayanan dan menangani keluhan peserta dengan cepat dan tepat, serta melakukanpembinaan kepada
tim-nya, guna tercapainya tertib administrasi, terjalinnya hubungan baikdengan peserta, dan meningkatkan kepesertaan dan iuran yang telah ditetapkan.
6. Relationship Officer 3 Unit Kerja: Bidang PemasaranPeserta Penerima
Upah. Tugas Pokok:
Menelaah dan mengkoordinasikan pengumpulan data peserta, melaksanakan kegiatan pembinaankepada peserta sebagai bagian dari program Customer
45
Relationship ManagementCRM,memberikan pelayanan dan menangani keluhan peserta dengan cepat dan tepat, serta melakukanpembinaan kepada
tim-nya, guna tercapainya tertib administrasi, terjalinnya hubungan baikdengan peserta, dan meningkatkan kepesertaan dan iuran yang telah ditetapkan.
7. Relationship Officer 4 Bidang PemasaranPeserta Penerima Upah.
Tugas Pokok: Mengumpulkan data peserta, melaksanakan kegiatan pembinaan kepada
peserta sebagai bagiandari program Customer Relationship ManagementCRM, memberikan pelayanan dan menanganikeluhan peserta
dengan cepat dan tepat, guna tercapainya tertib administrasi, terjalinnyahubungan baik dengan peserta, dan meningkatkan kepesertaan dan
iuran yang telah ditetapkan.
8. Relationship Officer 5 Bidang Pemasaran Peserta Penerima Upah.
Tugas Pokok: Mengumpulkan data peserta, melaksanakan kegiatan pembinaan kepada
peserta sebagai bagiandari program Customer Relationship ManagementCRM, memberikan pelayanan dan menanganikeluhan peserta
dengan cepat dan tepat, guna tercapainya tertib administrasi, terjalinnyahubungan baik dengan peserta, dan meningkatkan kepesertaan dan
iuran yang telah ditetapkan.
9. Marketing Officer 1
Tugas Pokok: Menyusun usulan program pemasaran untuk tim-nya, mengkoordinasikan dan
atau melaksanakankegiatan pemasaran untuk mengakuisisi kepesertaan baru
46
atau mendapatkan kembali pesertayang telah keluar dari kepesertaan untuk masuk kembali menjadi peserta, serta melakukanpembinaan kepada tim, guna
memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuran yang telahdibebankan.
10. Marketing Officer 2
Tugas Pokok: Mereview data potensi danatau melaksanakan kegiatan pemasaran untuk
mengakuisisikepesertaan baru atau mendapatkan kembali peserta yang telah keluar dari kepesertaan untukmasuk kembali menjadi peserta, serta
melakukan pembinaan kepada tim, guna memastikantercapainya target kepesertaan dan iuran yang telah dibebankan.
11. Marketing Officer 3
Tugas Pokok: Mengumpulkan data potensi dan melaksanakan kegiatan pemasaran untuk
mengakuisisikepesertaan baru atau mendapatkan kembali peserta yang telah keluar dari kepesertaan untukmasuk kembali menjadi peserta, guna
memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuranyang telah dibebankan
12. Marketing Officer 4
Tugas Pokok: Mengumpulkan data potensi dan melaksanakan kegiatan pemasaran untuk
mengakuisisikepesertaan baru atau mendapatkan kembali peserta yang telah keluar dari kepesertaan untukmasuk kembali menjadi peserta, guna
memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuranyang telah dibebankan.
47
13. Marketing Officer 5
Tugas Pokok: Mengumpulkan data potensi dan melaksanakan kegiatan pemasaran untuk
mengakuisisikepesertaan baru atau mendapatkan kembali peserta yang telah keluar dari kepesertaan untukmasuk kembali menjadi peserta, guna
memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuranyang telah dibebankan.
14. Penata Madya Administrasi Pemasaran Bidang Pemasaran Peserta
Penerima Upah
Tugas Pokok: Menghimpun dan mengelola data yang terkait dengan kegiatan pemasaran
dan administrasikepesertaan, melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran sertadenda jika ada, guna menyediakan data yang
akurat dan dokumen yang lengkap untukmendukung kelancaran kegiatan
pemasaran. 15.
Kepala Bidang Pemasaran Peserta Bukan Penerima Upah
Bidang PemasaranPeserta Bukan PenerimaUpah Tugas Pokok:
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan, dan mengelola program pemasaran pesertabukan penerima upah dan jasa konstruksi di kantor cabang
yang selaras dengan strategipemasaran wilayah, memantau dan membina kinerja Relationship Officer RO sertamengendalikan pelayanan administrasi
kepesertaan, guna memastikan target kepesertaan sertaiuran di bidang jasa konstruksi dan bukan penerima upah di cabang tercapai dengan efektif
danefisien.Merencanakan dan mengkoordinasikan penerapan program
48
Kesejahteraan Peserta, selarasdengan strategi di Kantor Wilayah, guna
efektivitas dan efisiensi program untuk mendukungkegiatan pemasaran. 16.
Penata Madya Pemasaran Peserta Bukan Penerima UpahBidang Pemasaranm Peserta Bukan PenerimaUpah
Tugas Pokok: Melaksanakan kegiatan pemasaran untuk mengembangkan kepesertaan dan
pembinaan kepadapeserta bukan penerima upah dan jasa konstruksi, memberikan pelayanan dan menanganikeluhan peserta dengan cepat dan
tepat, guna memastikan tercapainya target kepesertaan daniuran informal yang telah dibebankan dan untuk menjaga kepuasan peserta.
17. Penata Madya Administrasi Peserta Bukan Penerima Upah
Bidang PemasaranPeserta Bukan PenerimaUpah Tugas Pokok:
Menghimpun data yang terkait dengan kegiatan pemasaran dan administrasi kepesertaan bukanpenerima upah dan jasa konstruksi, menyiapkan sarana
prasarana penunjang kegiatanpemasaran serta melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran sertadenda jika ada, guna
menyediakan data yang akurat dan dokumen yang lengkap untukmendukung
kelancaran kegiatan pemasaran peserta bukan penerima upah. 18.
Penata Madya Kesejahteraan Peserta Bidang PemasaranPeserta Bukan PenerimaUpah
Tugas Pokok: Menyebarkan informasi mengenai program Kesejahteraan Peserta,
menghimpun danmengkonsolidasikan data, serta mengelola administrasi
49
program dan informasi yang terkaitdengan program KP,guna menunjang kelancaran program KP Kantor Cabang.
19. Kepala Bidang Pelayanan
Tugas Pokok: Merencanakan, mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi
penyelenggaraan danpelayanan program JHT,JP, JKK dan JK serta mengkooordinasikan penyelesaian kasusterdiagnosa Kecelakaan Kerja –
Penyakit Akibat Kerja KK-PAK di lingkungan operasional KantorCabang guna memastikan kegiatan pelayanan berlangsung lancar dan memenuhi
standar kualitasyang ditentukan. -
Pembayaran klaim diselesaikan tepat waktu.
- Jumlah klaim tertunda menjadi minimal.
- Meningkatnya kepuasan peserta.
- Menetapkan besaran jaminan sesuai batas kewenangannya
20. Manajer Kasus Kecelakaan Kerja dan PAK
Tugas Pokok: Melaksanakan dan menindaklanjuti penyelesaian kasus terdiagnosa
Kecelakaan Kerja – PenyakitAkibat Kerja KK-PAK di lingkungan operasional Kantor Cabang, serta melakukan koordinasidengan mitra terkait
dalam penanganan kasus KK-PAK guna hingga memastikan peserta BPJSKetenagakerjaan tersebut siap kembali bekerja.
Tersedianya kajian antara lain : -
Data statistik kasus KK-PAK
- Kebutuhan atas perluasan jejaring trauma centre.
50
- Penyelesaian kasus KK-PAK.
- Utilisasi jejaring trauma centre
- Penambahan kebutuhan jumlah Case Manager
- Pengembangan kompetensi dan pengetahuan Case Manager.
- Penambahan dan optimalisasi utilisasi trauma centre.
- Ratio peserta dengan kasus KK-PAK yang siap kembali bekerja.
- Penurunan ratio kecacatan peserta dengan kasus KK-PAK.
- Penyelesaian rujukan kasus KK-PAK antar Kantor CabangKantor
Wilayah.
- Meningkatnya kualitas Pelayanan Program JKK-RTW.
21. Penata Madya Pelayanan JHT-JP
Tugas Pokok: Melakukan verifikasi terhadap dokumen pendukung proses klaim program
JHT JP, menentukanbesar klaim dan memproses klaim sesuai ketentuan yang berlaku, guna memenuhi kewajibanpembayaran klaim kepada peserta
dengan tepat jumlah dan tepat waktu. 22.
Penata Madya Pelayanan JKK-JK
Tugas Pokok: Melakukan verifikasi dokumen pendukung dan perhitungan biaya sesuai
ketentuan dalam prosesklaim program JKK-JK, menentukan besar klaim dan memproses klaim, serta memantau kinerjadan melakukan pembinaan kepada
mitra Penyedia Pelayanan Kecelakaan Kerja , guna memenuhikewajiban proses klaim kepada peserta dengan tepat sasaran, tepat mutu dan tepat
waktu.
51
23. Customer Service Bidang pelayanan
Tugas Pokok: Memberikan pelayanan kepada peserta maupun calon peserta sesuai
kebutuhan sepertipelayanan kepesertaan, iuran, pengajuan jaminan, permintaan informasi, dll, menangani keluhanpeserta sesuai ketentuan, guna
memenuhi kebutuhan dengan tepat sasaran dan tepat waktu, danuntuk menjaga kepuasan pelanggan sesuai standar yang ditetapkan.
- Prosentase keluhan yang berhasil diselesaikan.
- Penyampaian informasi program.
- Ketaatan terhadap SLA.
- Tingkat kepuasan pelanggan
24. Kepala Bidang Umum dan SDM
Tugas Pokok: Memantau dan mengoordinasikan kegiatan pengelolaan sumber daya
manusia, pengadaanbarang dan jasa, pemeliharaan arsip, aset dan pelayanan umum bagi karyawan seperti rumahtangga, kebersihan, keamanan,
kearsipan, dll, serta hubungan komunikasi dengan pihak internaldan eksternal, guna memberikan dukungan pada aspek SDM Umum bagi
kelancaran kegiatanbisnis di kantor cabang. 25.
Penata Madya SDM
Tugas Pokok: Melaksanakan pengelolaan sistem SDM, administrasi karyawan dan
pembinaan bagi karyawan diKantor Cabang, sesuai arahan,guna memberikan dukungan optimal terhadap kelancaranoperasional.
52
26. Penata Madya Umum
Tugas Pokok: Mengkoordinasikan pemberian layanan umum dan penyediaan barangjasa
sesuai kebutuhan, danpemeliharaaan arsip, aset, sarana dan prasarana serta melaksanakan program komunikasi sesuaiarahan, guna memberikan
dukungan optimal terhadap kelancaran operasional.
27. Staf Umum
Tugas Pokok: Melakukan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana perusahaan,
penerimaan,penyimpanan dan distribusi barang di gudang sesuai dengan kebutuhan serta melakukanpencatatanmonitoring sesuai ketentuan yang
berlaku, penyediaan kendaraan dinas , gunamemastikan seluruh sarana dan prasarana kantor terjaga dan terpelihara dengan baik danmendukung
pemenuhan kebutuhan sarana dan prasana dalam mendukung efektivitas
kegiatanoperasional. 28.
Kepala Bidang Keuangan TI
Tugas Pokok: Memantau dan mengoordinasikan kegiatan yang terkait dengan pengelolaan
keuangan danteknologi informasi di kantor cabang, guna memberikan dukungan pada aspek keuangan TI bagikegiatan operasional yang efektif
dan efisien.
53
29. Penata Madya Keuangan
Tugas Pokok: Mengkompilasi usulan anggaran dari setiap Bidang di Kantor Cabang,
melaksanakanpengendalian penggunaan anggaran, serta memenuhi kewajiban perpajakan perusahaan, gunamenghasilkan pengelolaan anggaran yang efektif
dan efisien serta dipenuhinya kewajiban yangterkait dengan perpajakan. 30.
Penata Muda Keuangan
Tugas Pokok: Melaksanakan pencatatan keuangan secara akurat, memproses pembayaran
klaim jaminan, danmengelola administrasi keuangan, guna menghasilkan
laporan yang tertib administrasi. 31.
Penata Madya Teknologi Informasi TI
Tugas Pokok: Melaksanakan pengaturan penggunaan, perbaikan, dan pemeliharaan
hardware, software danjejaring, serta mengelola database dan aplikasi, guna mengoptimalkan pengoperasian perangkatsistem informasi untuk
memberikan pelayanan yang cepat dan akurat kepada peserta dan
untukefektivitas kegiatan operasional. 32.
Penata Utama Pengawasan dan Pemeriksaan
Tugas Pokok: Menyusun dan melaksanakan rencana kerja pengawasan dan pemeriksaan
kepada pemberikerja, membuat laporan dan mengusulkan sanksi administratif berupa surat teguran, denda danrekomendasi penghentian pelayanan publik
54
berkoordinasi dengan instansi terkait gunamendukung kepatuhan dan pertumbuhan kepesertaan Program Jaminan Sosial.
4.5. Kegiatan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Medan.