Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa sistem layanan tertutup adalah petugas layanan yang bertugas penuh dalam melayani sesuai kebutuhan akan koleksi
pengguna, pengguna hanya mencatat pada kertas form yang disediakn berdasarkan data dari katalog.
Keuntungan dan kerugian dalam pelaksanaan sistem tertutup antara lain: Keuntungan:
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang
lain lebih dekat. 2.
Susunan buku lebih teratur dan tidak mudah rusak 3.
Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem layanan terbuka
4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi
Kerugian: 1.
Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini 2.
Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar atau dipinjam 3.
Sering menimbulkan hal-hal yang tidak di inginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam
4. Antrian peminjam maupun mengembalikan buku di bagiana ini sering
berjubel, keadaan ini berarti membuang waktu. Lasa, 1994: 4 Berdasarkan uraian di atas dapat di ketahui bahwa dalam pelaksanaan sistem
layanan tertutup dengan tidak memperbolehkan pengguna mengambil koleksi yang dibutuhkan harus melalui petugas. Hal ini kerapian dan keamanan koleksi lebih
terjamin, namun pelayanan ini membutuhkan energi yang banyak dan kurang memberikan kepuasan bagi pengguna perpustakaan.
2.8.2 Jenis-Jenis Pelayanan Perpustakaan: 1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi sangat penting disuatu perpustakaan karena berhubungan secara langsung dan banyak dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Layanan
sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung kepada pengguna dalam hal peminjaman serta pengembalian bahan pustaka. Layanan sirkulasi yang
memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam bahan pustaka untuk di pergunakan di luar perpustakaan serta mengkoordinir kegiatan peredaran bahan
pustaka.
Universitas Sumatera Utara
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 73 menyatakan bahwa tujuan dari layanan sirkulasi antara lain:
- Memungkinkan pengguna menggunkan bahan pustaka secara tepat guna.
- Memungkinkan pengguna mengetahui bahan pustaka yang dipinjamkan.
- Mengetahui siapa yang meminjam bahan pustaka tersebut.
- Menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam.
- Mendapatkan data-data yang kuantitatif kegiatan layanan sirkulasi.
Untuk melaksanakan pelayanan sirkulasi, hendaknya perpustakaan memperhatikan dasar- dasar pelyanan berikut ini:
a. Pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
b. Prosedur dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana
c. Keamanan bahan pustaka dapat terjamin
d. Pelanggaran dapat diketahui dengan segera
e. Pencatatan kegiatan dilakukan secara teratur. Perpustakaan Perguruan
Tinggi: Buku Pedoman, 2004: 81 Layanan sirkulasi diperpustakaan dapat dibedakan berdasarkan sistem
penyelenggaraan dan jenis pekerjaan layanan sirkulasi tersebut, antara lain: a.
Menurut sistem penyelenggaraanya, layanan sirkulasi dapat dibedakan ke dalam dua jenis:
1. Layanan dengan sistem terbuka
Pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan para pemakai secara langsung memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang
dikehendaki.
2. Layanan dengan sistem tertutup
Pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang disediakan. Pengambilan
bahan pustaka yang dikehendaki dilakukan oleh petugas.
b. Menurut jenis pekerjaanya, layanan sirkulasi dapat dibedakan
1. Peminjaman
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai meminjam bahan pustaka.
2. Pengembalian
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamkanya.
3. Penagihan
Layanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman
dilampaui.
Universitas Sumatera Utara
4. Pemberian sanksi
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pemakai serta pemberian sanksi
5. Bebas pinjam
Layanan sirkulasi berupa kegiatan pemeriksaan tanda bukti bahwa pemakai tidak lagi mempunyai pinjaman.
6. Statistik sirkulasi
Layanan sirkulasi berupa pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk pembuatan statistik perpustakaan.
Untuk mencapai tujuan pelayanan sirkulasi tersebut di atas, pelayanan sirkulasi harus dapat melaksanakan fungsinya secara baik, menurut Sulistyo, Basuki
2000: 257 fungsi sirkulasi adalah: a.
Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan b.
Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
c. Meminjamkan serta mengembalikan buku serta memperpanjang waktu
peminjaman. d.
Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan e.
Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
f. Tugas yang berkaitan dengan buku, khusunya buku rusak dan hilang.
g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
h. Membuat statistik peminjaman.
i. Peminjaman antar perpustakaan.
j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas , mantel, dan sebagainya.
k. Tugas lainya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi penting pada perpustakaan karena layanan sirkulasi bertugas bertanggungjawab tas semua
berkas peminjaman dan pengembalian buku atau bahan pustaka baik di dalam maupun di luar perpustakaan dan segala yang berkaitan dengan buku bahkan antar
perpustakaan.
2. Pelayanan Referensi
Para pengguna datang ke perpustakaan dengan tujuan untuk mencari informasi yang beraneka ragam serta memperoleh kepuasan akan informasi yang
dibutuhkan dari koleksi yang disediakan olek perpustakaan. Untuk dapat menemukan
Universitas Sumatera Utara
informasi tersebut perpustakaan menyediakan koleksi referensi yang tepat guna dan terpilih untuk menjawab kebutuhan pengguna perpustakaan.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 86 dinyatakan “layanan referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur
informasi dalam berbagai subjek”. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan
dengan pilihan subjek yang lebih luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal.
Layanan referensi menyediakan bahan- bahan seperti kamus, eksiklopedia dan sebagainya, bahan-bahan tersebut biasanya tidak dipinjamkan tetapi hanya digunakan
di dalam perpustakaan. Menurut Martoatmojo 2009: 4.3 penyelenggaraan layanan bertujuan untuk
membantu pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkan antara lain: 1.
Memungkinkan pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat.
2. Memungkinkan pengguna menelusuri informasi dengan pilihan yang lebih
luas. 3.
Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi dengan lebih tepat guna. Sesuai dengan tujuan tersebut di atas, layanan referensi harus dapat
menjalankan fungsinya dengan baik. Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pengguna perpustakaan dengan menyediakan koleksi dengan berbagai bidang
sebagaimana dikemukakan oleh Lasa 1994: 39 yaitu: kamus, ensiklopedia, bibliografi, indeks, abstrak, sumber biografi, direktori, almanak, dan terbitan
pemerintah. Selanjutnya Lasa 1994: 52 menyatakan bahwa fungsi layanan referensi
adalah: 1.
Pengenalan tokoh atau ahli tertentu. 2.
Menghubungkan tokoh satu dengan tokoh yang lain dan diharapkan akan terjadi interaksi antar bidang mereka.
3. Memperlancar komunikasi keilmuan
4. Bahan rujukan dalan arti luas.
Universitas Sumatera Utara
Agar tujuan dan fungsinya berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan beberapa asas antara lain:
1. Adanya komunikasi yang baik antara petugas dan pengguna
2. Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat
3. Pengenalan menyeluruh mengenai koleksi dan kapasitas dan keterbatasan
setiap sumber informasi. 4.
Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada diperpustakaan maupun diluar perpustakaan.
5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber
informasi. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman, 2004: 86 Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa layanan referensi
merupakan layanan yang secara khusus melayani pengguna dalam memberikan rujukan informasi yang lebih spesifik dengan pilihan subjek yang lebih luas,
membantu atau mengarahkan para pengguna pada berbagai bahan perpustakaan secara cepat dan tepat.
3. Layanan Serial
Pelayanan serial menyediakan koleksi majalah atau serial yang diterbitkan secara berkelanjutan dan berurutan dalam waktu yang tidak tertentu dan diberi nomor
urut penerbitan. Koleksi-koleksi tersebut sangat berguna untuk memajukan pendidikan dan merupakan sarana yang efektif untuk pengembangan ilmu
pengetahuan, karena memuat hasil penelitian serta temuan baru yang selalu berkembang. Layanan ini penting bagi pengguna perpustakaan karena terbitan berseri
mempunyai peranan penting dalam lalu lintas informasi dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Peranan terbitan ini penting karena:
1. Dapat memberikan ruang untuk peneliti, gagasan, pengalaman beberapa
orang. 2.
Menyampaikan gagasan, ide dan penemuan baru dalam bidang tertentu. 3.
Memberikan gambaran, potret, peristiwa atau kejadian serta situasi yang terjadi dibidang politik, ekonomi, sosial kebudayaan serta perkembangan
baru dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. 4.
Dengan penemuan-penemuan baru yang dikandung terbitan berseri seorang pencari ilmu merasa mendapatkan jawaban.
5. Dapat memberikan cakrawala pemandangan yang lebih luas.
6. Melalui media ini akan segera dikenal apa dan siapa yang mengetahui atau
Universitas Sumatera Utara
ahli dalam suatu bidang profesi. Uraian di atas megidentivikasikan bahwa terbitan berseri memiliki peran
penting dalam pelayanan suatu perpustakaan sebagai media informasi yang aktual, berhubungan dengan segala bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, pada umumnya
terbitan berseri sangat diminati oleh pengguna dari seluruh kalangan.
4. Layanan Audiovisual
Layanan audiovisual merupakan kegiatan melayankan bahan audiovisual kepada pengguna perpustakaan dengan bantuan perlengkapan yang telah disediakan
di dalam perpustakaan disertai dengan petunjuk penggunaan dan arahan yang diberikan petugas perpustakaan.
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 90 dinyatakan bahwa:
“Layanan Audiovisual adalah kegiatan melayankan bahan multimedia kepada pengguna untuk ditanyangkan dengan bantuan perlengkapanya di dalam
perpustakaan, misalnya filim dan proyektornya. Untuk keperluan kelompok, misalnya untuk mengajar atau seminar bahan perpustakaan dan
perlengkapanya dapat dipinjamkan keluar gedung perpustakaan”.
Pelayanan Audiovisual bertujuan untuk antara lain: 1.
Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi.
2. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas
perpustakaan. 3.
Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan. 4.
Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan perpustakaan multimedia disamping lewat bacaan. Perpustakaan Perguruan Tinggi:
Buku Pedoman, 2004: 90.
Universitas Sumatera Utara
Dalam menyelenggarakan layanan multimedia, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan perpustakaan antara lain:
1. Pelayanan dapat dilakukan di dalam dan di luar perpustakaan
2. Pelayanan dapat diberikan kepada perseorangan dan kelompok
3. Pengguna adalah anggota perpustakaan
4. Katalog koleksi multimedia diberi kode khusus sesuai dengan jenisnya.
5. Setiap unit perlengkapan multimedia disertai petunjuk mengenai cara
menggunakan untuk memudahkan pengguna. Perpustakaan Perguruan tinggi: Buku Pedoman, 2004: 9.
Berdasarkan uraian di atas bahwa layanan multimedia merupakan kegiatan yang mendukung kegiatan pendidikan. Agar tercapainya tujuan layanan audiovisual
perpustakaan harus menyediakan peralatan yang mendukung untuk digunakan dalam melaksanakan layanan multimedia serta petunjuk dan pengarahan atau pembinaan
cara menggunakannya agar pengguna dapat memanfaatkannya dengan baik dan lancar.
Universitas Sumatera Utara
BAB III PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakan Universitas HKBP Nommensen
Universitas HKBP Nommensen didirikan pada tanggal 7 Oktober 1954 di Pematang Siantar. Nama Nommensen diambil dari nama seorang misionaris Jerman
yang datang ke tanah Batak. Pada awal berdirinya Universitas HKBP Nommensen mempunyai 3 fakultas, yaitu Fakultas Theologia, Fakultas Ekonomi dan Fakuktas
Hukum. Kemudian pada tahun 1955 Universitas HKBP Nommensen dipindahkan ke Medan dan berlokasi di jalan Sutomo No. 4A Medan, namun saat ini Universitas
HKBP Nommensen beralamat di jalan Perintis Kemerdekaan. Universitas HKBP Nommensen mengalami perkembangan yang dapat dilihat dengan berdirinya Fakultas
Peternakan pada tahun 1976, Fakultas Pertanian pada tahun 1984, dan Fakultas Kesenian pada tahun 1987.
Seiring dengan perkembangannya, pada tahun 1988 Fakultas Theologia yang awalnya bernaung di Universitas HKBP Nommensen Medan memisahkan diri
menjadi Pendidikan Khusus Theologia di Universitas HKBP Nommensen Pematang Siantar. Setelah empat tahun berdirinya Universitas HKBP Nommensen, maka
tepatnya pada tahun 1958 dibangunlah perpustakaan dengan koleksi buku yang minim. Selama periode awal berdirinya Universitas HKBP Nommensen Medan
kepemimpinan perpustakaan belumlah tercatat secara akurat. Dalam sejarah perkembangan perpustakaan tersebut mengalami beberapa
pergantian kepemimipinan sebagai berikut: 1.
Pada tahun 1962 s.d 1997 perpustakan dikepalai oleh Bapak Drs. F.M Naibaho
2. Tahun 1997 s.d 1999 dikepalai oleh Ibu Tiara Pasaribu.
3. Tahun 1999 s.d 2000 kepala perpustakaan dijabat oleh Bapak Drs. Nallom
Siagian.
Universitas Sumatera Utara
