sama dikemukakan oleh, Yulia 2010: 6.28- 6.29 bahwa persoalan yang di hadapi pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka antara lain:
1. Dana yang tersedia tidak selalau tersedia pada waktu diperlukan, terutama
untuk perpustakaan pemerintah. 2.
Terbitan berkala serta informasinya dari Asia lebih sulit di dapat daripada terbitan Eropa Barat atau Amerika.
3. Beberapa penyandang dana sering membuat peraturan yang kurang
menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari asal Negara pemberi dana.
4. Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik untuk
pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing walaupun di beberapa instansi pemerintah sekarang ini sudah bisa di permudah.
Berdasarkan uraian di atas dapat dikemukakan bahwa dalam pengadaan terbitan berseri harus diperhatikan kendala-kendala yang akan dihadapi.
2.5 Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan
penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang diterima harus
benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan. Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya
dan faktur dicocokkan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum
dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko bukuagen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap
perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam bukuinventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan
2. ISSN
3. Penerbit
4. Alamat
5. Kala terbit
6. Harga langganan
Universitas Sumatera Utara
7. Asalsumber.
Untuk mencatat terbitan berseri yang diterima perpustakaan dikenal beberapa sistem seperti yang dapat dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan .
Menurut Sulistyo, Basuki 1991: 247-254 bahwa untuk pencatatan terbitan antara lain:
a. Sistem register
Jika perpustakaan hanya menerima sedikit majalah secara teratur maka perpustakaan dapat menggunakan sistem register. Dalam sistem ini,
majalah yang terbit bulanan kuartalan atau terbit tahunan dapat dicatat selembar kertas saja dibuatkan seperti dibawah ini.
Nomor Jumlah Volume
Tahun Penerbit Agen Periode Harga Nomor
Surat Catatan
Bulan
b. Sistem buku besar
Pada sistem buku besar keteranganya mengenai majalah yang dilaggan dimasukkan ke dalam buku besar. Susunan buku besar dapat berdasarkan
abjad, dapat pula berdasarkan numerik.
Judul Penerbit
Agen Harga
Vol bl Harga No surat
Tahun Volume
J F
M S
M Jn
Ju A S
O N
D
c. Sistem dua kartu
Dalam sistem ini perpustakaan menggunakan dua buah kartu yang berbeda ukuran, masing-masing untuk kartu register dan kartu uji. Ukuran
kartu yang digunakan 7,5x12,5 cm. kartu register memuat informasi tentang judul, penerbit, agen, tahun dan volume, harga dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan kartu uji memuat informasi tentang judul, frekuensi, volume, nomor majalah, tanggal peringatan pada pialang toko buku dan paraf
pustakawan yang bertanggung jawab atas majalah tersebut.
d. Sistem tiga kartu
Perpustakaan menggunakan 3 buah kartu yaitu kartu register, kartu uji, dan kartu indeks berkelas. Kartu register dan kartu uji sama seperti 2
kartu. Sedangkan kartu indeks berkelas memuat informasi tentang nomor kelas, langganan tahunan, frekuensi, judul, pialang, agen, penerbit,
volume dan nomor yang ada, indeks, suplemen, dan sebagainya. Penyusunan kartu indeks berkelas dilakukan menurut DDC Dewey
Decimal Classification atau kalsifikasi lain.
e. Kardex
Kardex merupakan alat untuk mencatat terbitan berseri serta rekaman lain, terbuat dari baja serta rekaman lain dan dibagi dalam beberapa laci
tergantung pada kebutuhan ukuran laci lebar 10,5 cm, panjang 24 cm, tinggi 20.5 cm. setiap kadex terdiri dari 10 laci yang mampu mencatat
504 kartu. Untuk setiap terbitan berseri tersedia 2 kartu yaitu kartu atas dan kartu bawah. Kartu bawah memuat informasi tentang nama
perpustakaan, frekuensi, tahun, volume, halaman judul, indeks, catatan, volume per tahun, lokasi, keterangan tentang pejilitan, nomor volume
yang berada dalam pejilidan, volume yang dimiliki perpustakaan, nomor yang tidak dimiliki, judul dan bulan. Kartu di bawah ini disusun menurut
abjad judul. Kartu tersebut berguna:
- Mengetahui pemilikan majalah
- Mengetahui nomor terakhir yang diterima perpustakaan
- Kesenjangan dalam pemilikan majalah
- Lokasi volume dan nomor
- Catatan mengenai peringatan tentang nomor yang belum diterima
Kartu atas merupakan saran untuk mencatat pembayaran langgan pada penjaja, agen, toko buku. Kartu atas berisi informasi tentang volume,
nomor, tahun terbit, tanggal terima, nomor tagihan, dan nama agen. Namun system kartu atas bawah sudah diubah menjadi 1 kartu, dan di
perpustakaan Indonesia, kardex hanya menjadi laci penyimpanan kartu pencatatan majalah, dengan format dan kolom yang berlainan.
f. System Ing-griya
System ini merupakan formulir pencatatan majalah, ukuran kartu bervariasi antara ukuran kwarto hingga ukuran kartu pos. Informasi yang
dicatat dalam kartu tersebut adalah:
Universitas Sumatera Utara
Judul : Penerbit :
frekuensi : ISSN :
dana : harga:
Judul lain sebelumya : keterangan: Volume
Tahun
2.6 Pengolahan Terbitan Berseri
