f. Selanjutnya terbitan berkala yang diterima sebagai hadiah diproses untuk
inventarisasi dan seterusnya. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi terbitan berseri dapat di
peroleh dengan permintaan kepada lembaga atau badan terbitan untuk dilaggan berdasarkan kemampuan dana dari perpustakaan.
B. Hadiah Diterima Tidak Atas Permintaan
Terbitan berkala yang diterima tidak atas permintaan diterima dengan mencocokkanya dengan surat pengantar , psosedur penerimaan hadiah yang tidak
melalui permintaan. Menurut Yulia 2010: 6.42 prosedur penerimaan hadiah tidak atas permintaan adalah:
a. Terbitan berkala yang diterima diteliti dan dicocokkan dengan surat
pengantar. b.
Perpustakaan menulis surat ucapan terimakasih. c.
Periksa terbitan berkala yang diterima bersangkutan dengan kesesuaian subjek yang di koleksi perpustakaan, periksa mutu terbitan itu, periksa
bahasa terbitan itu ke koleksi perpustakaan, lakukan pengecekan terhadap kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.
d. Apabila terbitan berkala yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan
dapat digunakan segera proses inventarisasi dan seterusnya. e.
Apabila tidak layak untuk dimasukkan ke koleksi, terbitan itu disisihkan dahulu untuk ditukarkan atau di hadiahkan ke perpustakaan lain.
Berdasarkan uraian di atas dapat di ketahui bahwa penerimaan koleksi terbitan berseri tidak atas permintaan perlu di teliti dengan baik, apabila koleksi tidak
mendukung untuk pengembangan pepustakaan sehingga hadiah tersebut di disimpan sementara untuk ditukarkan atau di hadiahkan pada perpustakaan lain.
2.4.5 Tukar Menukar
Pertukaran terbitan berseri yang dapat dilakukan untuk menambah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pertukaran ini dapat dilakukan oleh dua
perpustakaan dengan mengirim contoh majalah yang akan di pertukarkan untuk dinilai, agar dapat di ketahui mutu majalah yang akan diterima sesuai dengan majalah
yang akan dikirimkan. Setelah proses pertimbangan yang dilakukan sesuai dan
memadai maka dibuat persetujuan pertukaran.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Siregar 2013: 17 dinyatakan bahwa prosedur tukar menukar dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Menyusun daftar terbitan berseri yang akan dipertukarkan
- Jika bahan yang akan dipertukarkan adalah majalah maka daftar
dibuat menurut abjad judul, disertai dengan tahun dan nomor terbitan.
- Jika bahan yang di pertukarkan berupa terbitan berseri dengan judul-
judul yang berbeda, maka daftar disusun menurut subjek, diikuti oleh pengarang.
2. Mengirimkan daftar majalahjurnal yang akan di pertukarkan tersebut
terhadap perpustakaan di anggap membutuhkan koleksi tersebut, dan memiliki koleksi untuk di pertukarkan dan disertai dengan syarat untuk
tukar menukar.
3. Perpustakaan mempelajari daftar terbitan berseri yang ditawarkan oleh
perpustakaan lain, serta persyaratan yang ditentukan untuk pertukaran, dan membandingkan daftar tersebut dengan daftar yang akan di tukarkan.
4. Setelah di pertimbangkan dan dipilih, maka perpustakaan membuat daftar
terbitan berseri yang di inginkan dan daftar bahan pustaka yang di tawarkan sebagai penukar.
5. Daftar terbitan berseri dikirimkan beserta daftar terbitan yang dijadikan
sebagai penukar. 6.
Setelah ada kesepakatan antara kedua perpustakaan maka pertukaran dilaksanakan, dan setelah pertukaran selesai maka proses selanjutnya
adalah pencatatan.
Lasa 994: 37 menyatakan bahwa pengadaan koleksi dengan proses tukar menukar terbitan dengan perpustakaan lainya, cara ini merupakan usaha untuk:
1. Pemerataan dalam penyebaran informasi
2. Memupuk kerjasama antara perpustakaan dalam pelayanan informasi
3. Saling membantu di antara sesama pusat informasi
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa proses tukar menukar koleksi terbitan berseri lebih baik sebab perpustakaan melakukan permintaan
penawaran pada sejumlah perpustakaan dan memperkirakannya koleksi perpustakaan tersebut mutunya sama dengan koleksi yang ditawarkan.
Universitas Sumatera Utara
2.4.6 Penerbitan Sendiri
