memperhatikan faktur-faktur dengan teliti, apabila terdapat kesalahan dalam langganan maka waktu melakukan klaim disertai dengan bukti-bukti keterangan
yang jelas.
2.4.4 Hadiah
Suatu perpustakaan dapat menerima majalahjurnal melalui sumbangan perorangan atau lembaga, baik diperoleh dari instansi pemerintah maupun swasta.
Dan bisanya terbitan berkala yang diperoleh sebagai hadiah berupa newsletter atau warta. Penerimaan hadiah harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti karena
adakalanya orangbadan yang memberi hadiahsumbangan memberi dengan disertai oleh beberapa persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh
perpustakaan atau menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang
lingkup layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan.
A. Hadiah Atas Permintaan
Permintaan dapat dilakukan dengan mengirim daftar terbitan yang di inginkan kepada lembagainstansi atau badan lainya dan perorangan, baik di dalam maupun
luar negeri. Menurut Yulia 2010: 6.41 prosedur pengadaan terbitan berseri hadiah
melalui permintaan sebagai berikut: a.
Perpustakaan menyusun daftar terbitan berkala yang akan dimintakan sebagai hadiah dari pihak lain di dalam maupun di luar negeri. Alamat-
alamat lembaga tersebut dapat di cari dari direktori, bulletin, lembaga, dan lain-lainya.
b. Daftar permohonan di kirimkan kepada alamat yang di tuju di sertai
dengan surat pengantar. c.
Apabila dalam beberapa minggu tidak ada kabar mengenai permintaan tersebut, anda perlu menguhungi pihak calon pemberi hadiah untuk
melakukan penelusuran sampai dimanakah surat telah diproses. Hal itu bermanfaat untuk mendapat kepastian soal permintaan yang anda ajukan.
d. Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas perpustakaan
memeriksa kiriman itu untuk dicocokkan dengan surat pengantarnya. e.
Kirimkan surat ucapan terimakasih.
Universitas Sumatera Utara
f. Selanjutnya terbitan berkala yang diterima sebagai hadiah diproses untuk
inventarisasi dan seterusnya. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi terbitan berseri dapat di
peroleh dengan permintaan kepada lembaga atau badan terbitan untuk dilaggan berdasarkan kemampuan dana dari perpustakaan.
B. Hadiah Diterima Tidak Atas Permintaan
Terbitan berkala yang diterima tidak atas permintaan diterima dengan mencocokkanya dengan surat pengantar , psosedur penerimaan hadiah yang tidak
melalui permintaan. Menurut Yulia 2010: 6.42 prosedur penerimaan hadiah tidak atas permintaan adalah:
a. Terbitan berkala yang diterima diteliti dan dicocokkan dengan surat
pengantar. b.
Perpustakaan menulis surat ucapan terimakasih. c.
Periksa terbitan berkala yang diterima bersangkutan dengan kesesuaian subjek yang di koleksi perpustakaan, periksa mutu terbitan itu, periksa
bahasa terbitan itu ke koleksi perpustakaan, lakukan pengecekan terhadap kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.
d. Apabila terbitan berkala yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan
dapat digunakan segera proses inventarisasi dan seterusnya. e.
Apabila tidak layak untuk dimasukkan ke koleksi, terbitan itu disisihkan dahulu untuk ditukarkan atau di hadiahkan ke perpustakaan lain.
Berdasarkan uraian di atas dapat di ketahui bahwa penerimaan koleksi terbitan berseri tidak atas permintaan perlu di teliti dengan baik, apabila koleksi tidak
mendukung untuk pengembangan pepustakaan sehingga hadiah tersebut di disimpan sementara untuk ditukarkan atau di hadiahkan pada perpustakaan lain.
2.4.5 Tukar Menukar
