Pembelian Pengadaan Terbitan Berseri

2.4.3 Pembelian

Setelah pemilihan akan terbitan berseri yang akan dilanggan maka proses selanjutnya adalah pemesanan terbitan berkala, namun dalam pemesanan perlu ada pertimbangan dengan seksama karena menyangkut tugas perpustakaan dan harus mengikuti prosedur pemesanan. Dalam hal itu perlu di putuskan apakah terbitan berkala yang akan di beli dari penerbit langsung atau agen untuk terbitan berkala dari luar negeri namun biaya pengiriman di tanggung oleh perpustakaan tersebut maupun dari dalam negeri. Pemesanan terbitan berkala dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain menurut siregar 2013: 15 adalah: 1. Melanggan langsung pada penerbit, baik di dalam maupun di luar negeri. Keuntungan melanggan langsung pada penerbit: a. Majalah dapat diterima dengan cepat. b. Penerbit bertanggung jawab penuh jika ada klaim atau keterlambatan. c. Harga lebih murah karena penerbit sering memeberikan potongan harga, dan keuntungan harga dapat di hindarkan. d. Perhitungan pembayaran cukup sekali dilakukan dalam setahun. e. Dengan adanya alamat yang jelas pengiriman akan mudah dilakukan Kelemahan: - Pengurusan langganan terbitan berkala ke penerbit di luar negeri memang rumit. - Setelah melakukan proses pembayaran maka pustakawan harus mengecek kepada semua penerbit itu untuk mengetahui apakah kiriman uang sudah terkirim dan mereka sudah tau kiriman uang itu adalah pembayaran terbitan berkala tertentu. - Pustakawan harus terus memantau waktu kedatangan setiap terbitan berkala. 2. Pemesanan melalaui agen, penyalur setempat atau importir atau toko buku. Hal ini dapat dilakukan dengan: a. Penyalur yang bertanggung jawab penuh atas diterimanya majalah oleh perpustakaan. b. Agen atau toko buku hanya merupakan perantara dalam pemesanan, namun majalah langsung dikirimkan ke perpustakaan. Dengan pemesanan seperti ini majalah dapat diterima dengan cepat. 3. Pemesanan melalui keanggotaan suatu organiasasi yang menerbitkan majalah tersebut. Pembayaran dilakukan dengan iuran, jika iuran di bayar maka pelaggan punya hak atas nomor terbitan tersebut. 4. Pemesanan melalui penyalur khusus majalahjurnal luar negeri, Universitas Sumatera Utara perpustakaan menggunakan agen luar negeri. Karena mereka mengerti masalah ekspor impor maupun hal- hal yang berhubungan dengan valuta asing. Keuntungan dengan cara ini antara lain: a. Menghemat waktu b. Agenpenyalur menguasai hal-hal yang berhubungan dengan cara berlagganan majalah apakah pertahun atau per volume. c. Penyaluragen lebih mengetahui cara mengatasi kesulitan pembayaran. d. Agenpenyalur bertanggung jawab atas klaim. e. Pembayaran dapat dilakukan untuk semua majalah yang dilanggan. f. Penyaluragen dapat mengatur pembuatan kwitansi dan faktur pembayaran sesuai dengan keinginan pelaggan perpustakaan. Terbitan berseri yang berkesinambungan maka diperlukan tindakan untuk memperbaharui langganan majalahjurnal. Dalam hal memperbaharui langganan tersebut perpustakaan pustakawan harus lebih teliti dalam pertimbangan kembali keteraturan terbitnya majalahjurnal yang sudah dilanggan, jika majalahjurnal yang di terbitkan tidak teratur serta bukan merupakan koleksi yang dibutuhkan maka perpanjangan tidak dilakukan. Yulia 2010: 6.35 menyatakan bahwa langkah-langkah yang di tempuh untuk pembaruan langganan jurnalmajalah sebagai berikut: 1. Catatan faktur pada jajaran penjual: nomor faktur, jumlah tagihan, dan tanggal terima. 2. Cocokkan faktur dengan catatan penerimaan, untuk melihat apakah: a. Judul yang dimaksud memang di langgan b. Judul yang dimaksud memang di perbaharui langganannya c. Judul yang dimaksud bukan termasuk yang dibatalkan langganannya d. Judul yang di maksud masih terbit e. Judul yang di maksud diterima secara teratur 3. Apabila semua judul pada semua faktur telah di teliti dan tidak ada masalah, catat pada kartu registrasi, yaitu nomor, faktur, harga, dan tanggal. Ini akan berguna waktu melakukan klaim di kemudian hari. 4. Setelah semua selesai, faktur dapat di teruskan untuk di bayar. Andaikan terdapat penagihan pembayaran berlangganan dua kali, beritahukan kepada penagih disertai keterangan bukti- bukti pembayaran yang telah dilakukan. Dengan uraian di atas dapa diketahui bahwa dalam pembaharuan harus Universitas Sumatera Utara memperhatikan faktur-faktur dengan teliti, apabila terdapat kesalahan dalam langganan maka waktu melakukan klaim disertai dengan bukti-bukti keterangan yang jelas.

2.4.4 Hadiah