5. Fungsi Publikasi
6. Fungsi Deposit
7. Fungsi Interpretasi
Bergitu halnya dengan tugas Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melaksanakan kegiatan rutin dan berfungsi sebagai sarana yang akan
menunjang proses perkuliahan, pelestarian ilmu pengetahuan dan teknologi, budaya serta penelitian bagi para pengguna perpustakaan serta menyusun kebijakan-
kebijakan untuk mengolah, merawat dan mendayagunakanya bagi civitas akademika maupun masyarakat diluar kampus. Berdasarkan fungsi dan tugas perpustakaan
tersebut sehingga Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memilki program kerja yaitu:
1. Memiliki rencana kerja strategis yang berpedoman pada visi misi serta
tujuan dari perpustakaan. 2.
Memiliki program kerja tentang kegiatan yang diperlukan untuk sasaran yang direncanakan.
3.2 Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi yang menggambarkan pembagian kerja bermanfaat untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan dan koordinasi sesuai lembaga. Setiap
perpustakaan baik besar maupun kecil perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan baik. Melalui struktur
organisasi dapat diketahui jenis kegiatan dan pembagian tugas yang harus dilakukan staf pegawai, tingkat jabatan, tanggung jawab yang harus dilaporkan kepada
pimpinan mengenai pekerjaan yang dilakukan. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan membentuk struktur
organisasi dalam bentuk makro. Struktur organisasi makro merupakan gambaran hubungan kedudukan perpustakaan sebagai unit kerja dari lembaga yang membawahi
perpustakaan tersebut. Sebagai bagian dari Universitas HKBP Nommensen Medan.
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki struktur organisasi seperti yang digambarkan berikut ini :
Skema Struktur Organisasi Perpustakaan UHN Medan
Sumber: Lembaga Penelitian Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan Keterangan :
WR. I UHN
Kepala Sub Pengolahan Buku
Kepala Bagian Pengolahan Data
Kepala Perpustakaan UHN
Kepala Bagian Perustakaan Cabang
Pematang siantar
Kepala Sub Surat Menyurat
Layanan Sirkulasi
Layanan Referensi
Kepala Sub Bagian Dokumentasi
Kepala Layanan Pengguna
Kepala Sub Perpustakaan
WR. II UHN Rektor UHN
WR. IV UHN WR. III UHN
Universitas Sumatera Utara
Garis komando Garis koordinasi
Uraian tugas struktur organisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Medan yang di atas yaitu:
1. Wakil rektor I sebagai penanggung jawab utama Perpustakaan UHN
Medan 2.
Kepala perpustakaan - Menetapkan dan membuat kebijakan dalam pengembangan
perpustakaan - Menetapkan peraturan dan tata tertib perpustakaan
- Menetapkan dan membuat uraian tugas dari masing-masing bagian - Mengevaluasi kinerja dari masing-masing bagian layanan
- Melaporkan pelaksanan tugas kepada Wakil Rektor I - Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Wakil Rektor I
3. Kepala pengolahan data dan sistem informasi
- Mengelola database perpustakaan - Membuat kebijakan dalam pengembangan sistem informasi
- Melaporkan data dari aktivitas perpustakan dan untuk pengembangan sistem kepada kepala perpustakaan.
4. Kepala bagian pengolahan buku
- Menentukan nomor kelas buku dan subjek buku - Menginventariskan buku
- Membuat katalog buku dan database - Membuat usulan pengadaan bahan pustaka kepada kepala
perpustakaan. 5.
Kepala bagian surat menyurat - Membuat surat menyurat perpustakaan
- Membuat file surat masuk dan surat keluar
Universitas Sumatera Utara
- Memberikan laporan dari setiap file surat yang dibuat kepada kepala pepustakaan
6. Kepala bagian pengguna
- Membuat laporan pengguna - Membuat statistik layanan
- Mengevaluasi hasil layanan - Melayani pengguna
- Mengevaluasi kebutuhan pengguna - Menetapkan sanksi
- Melakukan komfirmasi setiap evaluasi kepada kepala perpustakaan 7.
Kepala bagian layanan sirkulasi - Melayani pengguna dalam peminjaman dan pengembalian buku
- Menetapkan sanksi bagi keterlambatan peminjaman - Membuat laporan tahunan akan proses sirkulasi kepada kepala
perpustakan. 8.
Kepala bagian layanan referensi - Melayani pengguna untuk layanan koleksi referensi
- Memberi rujukan kepada pengguna tentang koleksi perpustakaan. - Membuat usulan untuk pengembangan koleksi kepada kepala
perpustakaan 9.
Kepala bagian layanan dokumentasi batak - Melayani pengguna untuk dokumentasi batak
- Memberi rujukan penggunapenelitian mengenai budaya batak - Mengevaluasi kebutuhan pengguna tentang budaya batak.
- Membuat usulan dan laporaan tentang koleksi khusus mengenai koleksi khusus budaya kepada kepala perpustakaan.
10. Kepala bagian perpustakaan fakultas
Perpustakaan ditiap-tiap fakultas dibawah struktur organisasi perpustakaan pusat, dimana pengelolaan bukunya dikelola di perpustakaan pusat,
Universitas Sumatera Utara
kemudian buku dikirim ke perpustakaan fakultas, pegawai tetap pegawai perpustakaan yang tugasnya antara lain:
- Melayani pinjaman - Pengembalian buku diperpustakaan fakultas.
- Memberikan pertanggung jawaban setiap pelaksanan kerja di perpustakaan fakultas kepada kepala perpustakaan pusat.
3.3 Gambaran Umum Perpustakaan 3.3.1 Gedung dan Fasilitas
