seperti BULOG, Balai informasi pertanian, Depdikbud. Hadiah tidak atas permintaan perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menerima hadiah dari alumni,
dosen, instansi swasta, lembaga pemerintahan dan perpustakaan perguruan tinggi lain.
3.4.5 Tukar menukar
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melakukan tukar menukar koleksi terbitan berkala dengan mengajukan daftar terbitan kepada
perpustakaan lain serta menukarkan koleksi terbitan yang dihasilkan oleh perpustakaan tersebut.
3.4.6 Penerbitan Sendiri
Perpustakan UHN Medan memiliki terbitan sendiri, terbitan yang dihasilkan lembaga induknya tempatnya bernaung yaitu berupa majalah dengan judul terbitan
VISI yang terbit enam kali dalam setahun, serta koleksi tambahan yang diterbitkan UHN Medan menjadi koleksi tambahan perpustakaan tersebut.
3.5 Inventarisasi Terbitan Berseri Terbitan berseri yang diterima langkah awal yang harus dilakukan
perpustakaan terhadap terbitan tersebut adalah kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri agar tidak terjadi kekeliruan. Dalam hal ini
terbitan berseri yang diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan yang diterima. Penerimaan terbitan berseri yang dilaggan Perpustakaan Universitas
HKBP Nommensen Medan petugas perpustakaannya melakukkan pemeriksaan dengan cara berikut:
1. Terbitan yang diterima dicocokkan dengan daftar isian yang dipesan,
apakah nomor terbitan berseri tersebut sesuai dengan nomor sebelumnya. 2.
Selanjutnya diperiksa keutuhan fisik terbitan berseri tersebut, apakah terjadi kerusakan atau tidak.
Universitas Sumatera Utara
3. Jika data terbitan tidak cocok dengan judul majalah jurnal serta urutan
nomor sebelumnya maka terbitan berseri tersebut di kembalikan pada penerbitnya atau agen yang melakukan pengiriman.
4. Apabila tidak terjadi kerusakan, selanjutnya terbitan yang diterima
diberikan stempel tanda kepemilikan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan seperti:
5. Setelah diberi tanda kepemilikan kemudian diberikan tanda inventarisasi
atau pencatatan seperti:
MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN
MEDAN
Tgl, terima : Asal :
No. Induk :
6. Terbitan berseri yang telah diberi tanda kepemilikan perpustakaan dan
tanda inventarisasi, didaftarkan dalam buku inventarisasi dengan pencatatan seperti berikut:
a. Tanggal penerimaan
b. Judul terbitan
c. Penerbit Tempat penerbit
d. Tahun terbit
e. Asal, dicatat dimana terbitan tersebut berasal, pembelian atau hadiah
f. Harga
MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN
MEDAN
Universitas Sumatera Utara
g. Bahasa
h. Jumlah eksemplar
i. Keterangan
Contoh informasi yang dicantumkan dalam buku inventaris atau induk No
Tgl Judul
Penerbit Tempat
penerbit Tahun
Terbit Asal
Harga Bahasa Jumlah Ket
Inventarisasi untuk koleksi terbitan berseri pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan masih dikerjakan dengan manual yaitu dengan sistem
kartu, dimana setiap judul terbitan berseri dibuat dalam satu kartu. Kartu tersebut di simpan dalam kardex. Sehubungan dengan demikian setiap tebitan berseri masih
dicatat dalam buku penerimaan dicatat pada kolom- kolom seperti contoh di atas. Contoh Kartu Inventarisasi Majalah
Judul : Penukaran :
Penerbit : Hadiah :
Beli :
Perantara :
No :
Periodisitret : Dikirim Ke :
Tahun Jlh
J F
M S
M Jn Ju A
S O
N D
Universitas Sumatera Utara
3.6 Pengolahan Terbitan Berseri